Atelier Liberating Structures – Episode 1 – La préparation

Prologue

En 2020, nous avons décidé de mettre en place une nouvelle force de prospection reposant sur un mix de personnes ayant soit des compétences commerciales, soit des compétences techniques.

Premier défi à relever, comment constituer une équipe avec des parcours et des expériences aussi disparates ?
Après l’avoir pratiqué sur d’autres sujets, nous avons décidé de réaliser une animation conviviale et énergisante basée sur l’utilisation des Liberating Structures.

Nous allons donc vous raconter son histoire, en 2 épisodes…

Planter le décor

Avant de se lancer à corps perdu dans la préparation détaillée de cette séance innovante pour nous, il a fallu définir les grandes lignes.

Pour cela nous avons utilisé la préparation en 7P :

• #1-Pertinence : Nous voulons constituer une nouvelle équipe, c’est rare et l’esprit d’équipe est long à façonner avec des moyens classiques.
• #2-Participants : Avec les responsables ? Avec la direction ? Avec des consultants ? Finalement, ce sera juste les 10 collaborateurs directement impliqués.
• #3-Produits attendus : Nous évaluons nos besoins et identifions 3 questions correspondant aux premières situations que rencontrera l’équipe : savoir à qui s’adresser, déclencher un premier rendez-vous, comment travailler ensemble.
• #4-Process : Rapidement notre choix s’est porté sur l’utilisation des Liberating Structures, il faudra construire une chaîne à partir des 33 possibilités qu’offre cette palette de modèles d’interaction.
• #5-Préparation : Il faut formaliser le déroulement, préparer les supports ; nous décidons donc d’une animation collective (3 animateurs et une coach agile pour observer et assister si besoin).
• #6-Pratique : Nous optons pour le faire en présentiel. Nous aurons donc besoin d’une certaine logistique et d’une salle assez grande pour accueillir tout le monde. Il faudra aussi des feuilles blanches, des stylos, des post-its de couleur, un chronomètre… mais attention laptops et smartphones devront rester au fond des sacs et / ou des poches. Si nous nous réunissons, c’est pour travailler ensemble, pas chacun dans son coin.
• #7-Pièges : Nous souhaitions innover, même si nous avons déjà participé à ce type d’animations, c’est un peu le plongeon dans l’inconnu. Mais nous avons la candeur des débutants et surtout l’appui d’une coach,
  ON VA Y ARRIVER !

Construire la chaîne

Une fois que le problème à résoudre est cerné, que les modalités pratiques sont posées, il a fallu définir le contenu sous forme d’un enchaînement d’« ateliers » :

	Tout le monde ne se connaît pas. Nous commencerons alors par un « impromptu networking », bon moyen de briser la glace entre « techniques » et « commerciaux ».
	Deuxième étape : qui sont les meilleurs prospects pour notre équipe de choc ? Ce sera un 1-2-4-all, transformé en 1-2-5-all du fait du nombre de participants. Nous commençons par réfléchir tout seul, puis à deux, puis à 5, puis tous ensemble. Nous garderons les caractéristiques qui font l’unanimité (ou presque).
	Comment accrocher ? Avec quel discours ? Les Minspecs permettent de garder ce qu’il faut ABSOLUMENT faire et aussi, ce qu’il ne faut SURTOUT PAS faire. Ouf, pause de 15min ! Suivie d’un « energizer » qu’il faudra animer (La coach est confiante mais n’a pas encore l’inspiration).
	Les batteries seront normalement rechargées à bloc, nous partirons sur un atelier WINFY (What I Need From You) qui à la différence des autres se fera avec des groupes de même profil : 1 groupe commercial, 1 groupe technique. Et pour finir, un debriefing et une évaluation de la confiance engrangée par les participants.

Détailler la feuille de route

En aviation, quand nous voulons aller du point A au point B, le pilote prépare une feuille de route. Sur cette feuille, il découpe son vol en petits tronçons (branches) avec chaque fois où j’en suis, que dois-je prévoir, à quelle heure j’étais censé être là, quelle est la durée de l’étape etc. C’est ce format que nous avons utilisé pour avoir simultanément une vue du contenu, des actions et du timing. Une feuille de route avec 4 colonnes, on sait ce qu’il faut faire et on maîtrise le temps d’un seul coup d’œil. Et quelques images pour rendre tout cela un peu plus séduisant et éviter de se mélanger les pinceaux dans la couleur des post-its.

Prochain épisode

Super plan, et tout s’est presque déroulé sans accroc.. La suite jeudi !