Lancer un projet informatique, qu’il s’agisse de développer un logiciel métier, de concevoir une application web, de déployer une infrastructure cloud ou de renforcer la cybersécurité, suppose une vision claire et partagée. Mais comment garantir que toutes les parties prenantes – métiers, DSI, maîtrise d’ouvrage, prestataires – avancent dans la même direction ? La réponse tient dans un document unique : le cahier des charges informatique. Véritable colonne vertébrale d’un projet IT, il formalise les besoins, fixe les attentes et encadre le budget, les délais et la sécurité. Rédiger un cahier des charges pour un projet informatique permet de transformer une vision en plan d’action structuré, mesurable et conforme aux exigences réglementaires. Bien conçu, il maximise les chances de réussite et garantit la cohérence entre stratégie et exécution.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges et à quoi sert-il en IT ?
Le cahier des charges IT est un document de référence qui structure un projet. Il précise les objectifs, détaille les besoins fonctionnels, décrit les contraintes techniques et établit le budget.
Dans le secteur numérique, il représente un véritable cadre stratégique. Un projet informatique mobilise en effet plusieurs expertises : développement applicatif, infrastructure, gestion des données, cybersécurité, cloud, ERP ou encore CRM. Le cahier des charges assure la cohérence entre ces différents acteurs en fixant une vision commune.
Il joue plusieurs rôles essentiels :
- Outil de communication interne entre la Direction des Systèmes Informatiques (DSI), les métiers et la maîtrise d’ouvrage,
- Définition structurée du besoin client en exigences claires et exploitables,
- Alignement des parties prenantes sur les besoins, priorités et objectifs.
- Base contractuelle pour les prestataires
- Support de pilotage durant tout le cycle de vie du projet,
- Référence de conformité face aux exigences légales et normatives.
En pratique, le cahier des charges informatique transforme une idée en projet structuré, mesurable et maîtrisable.
Les éléments clés d’un bon cahier des charges IT
Un cahier des charges efficace repose sur une structure claire et exhaustive. Chaque section doit couvrir un aspect déterminant du projet informatique, qu’il s’agisse de la mise en place d’un ERP, du déploiement d’une solution SaaS, du développement d’une application mobile ou encore de la sécurisation d’une infrastructure cloud.
Les éléments incontournables incluent :
- Le contexte et les objectifs du projet,
- Le périmètre fonctionnel et les exclusions,
- Les besoins métiers traduits en fonctionnalités,
- Les contraintes techniques et de cybersécurité,
- Les exigences liées aux interfaces externes, le cas échéant,
- Les livrables et les jalons clé,
- Le budget prévisionnel détaillé.
Ces composantes constituent la base sur laquelle les prestataires, éditeurs de logiciels ou intégrateurs (ERP, CRM, solutions cloud), vont s’appuyer pour proposer des réponses adaptées et comparables.
Contexte et objectifs du projet
La partie consacrée au contexte décrit l’environnement informatique dans lequel le projet s’inscrit : applications métiers existantes, infrastructures déjà en place (serveurs, cloud, réseau), difficultés rencontrées (silos de données, manque d’interopérabilité, besoins de cybersécurité renforcée) et enjeux stratégiques de la DSI. Cette mise en perspective aide les prestataires IT à comprendre la situation initiale et à proposer des solutions pertinentes.
La partie consacrée au contexte décrit l’environnement informatique du projet. Elle recense les applications métiers existantes, les infrastructures en place (serveurs, cloud, réseau) ainsi que les principales difficultés à résoudre, comme les silos de données, le manque d’interopérabilité ou la nécessité de renforcer la cybersécurité.
À cela s’ajoute le contexte métier, qui met en lumière les processus actuels, les irritants rencontrés par les utilisateurs, les contraintes organisationnelles et les enjeux business.
Le périmètre du projet également doit être défini avec précision, en précisant clairement les éléments inclus et exclus afin d’écarter toute ambiguïté.
Enfin, la description des utilisateurs finaux occupe une place centrale. Leurs profils, leurs attentes et leurs besoins orientent directement les choix fonctionnels et techniques.
Les objectifs traduisent ensuite l’ambition du projet numérique. Ils peuvent concerner :
- L’efficacité opérationnelle : automatisation des processus métiers, optimisation des flux de données, réduction des tâches manuelles avec des outils collaboratifs,
- La croissance : déploiement d’un ERP multi-pays, intégration de nouvelles filiales, extension via des canaux digitaux (e-commerce, application web, application mobile),
- La conformité : respect du RGPD, intégration de normes ISO 27001, gestion fine des accès utilisateurs,
- La transformation : migration vers le cloud, adoption de solutions SaaS, modernisation de l’architecture data ou intégration de technologies innovantes comme l’intelligence artificielle.
Fonctionnalités attendues
Le cahier des charges IT précise les fonctionnalités attendues et les traduit en exigences opérationnelles et techniques. Cette étape garantit que la solution choisie réponde aux besoins métiers tout en s’intégrant correctement à l’écosystème de la DSI.
Pour organiser ces fonctionnalités, la priorisation est essentielle. La méthode MoSCoW est couramment utilisée :
- Must have : fonctionnalités indispensables, directement liées aux objectifs stratégiques du projet,
- Should have : fonctionnalités importantes mais non vitales pour l’atteinte immédiate des résultats,
- Could have : fonctionnalités optionnelles qui apportent de la valeur ajoutée si les ressources et délais le permettent,
- Won’t have : fonctionnalités écartées du périmètre actuel, mais qui pourront être envisagées ultérieurement.
Cette hiérarchisation rattache chaque exigence aux objectifs métiers et permet d’identifier ce qui contribue réellement à la réussite du projet.
Dans cette logique, la notion de MVP (Minimum Viable Product) est clé : elle consiste à définir une première version concentrée sur les fonctionnalités essentielles, déployer rapidement un produit opérationnel, tester son adoption et l’améliorer progressivement.
Le périmètre fonctionnel varie selon la nature du projet informatique :
- Application web : gestion des utilisateurs, des rôles et des droits d’accès, personnalisation des espaces et fonctionnalités collaboratives,
- Application mobile : ergonomie mobile-first, compatibilité iOS/Android, gestion des notifications,
- ERP : gestion multi-entités, intégration avec d’autres outils métiers, reporting avancé,
- CRM : relation client, automatisation marketing, personnalisation des parcours,
- Logiciel métier : interopérabilité, maintenance évolutive, pérennité des développements.
Contraintes techniques, sécurité, compatibilité
Les contraintes techniques et sécuritaires précisent l’environnement dans lequel la solution doit s’intégrer ainsi que les obligations à respecter.
Cette section d’un cahier des charges informatique couvre généralement :
- L’interopérabilité : compatibilité avec les logiciels déjà déployés (ERP, CRM, bases de données), respect des standards ouverts et disponibilité d’API pour faciliter les intégrations.
- La cybersécurité : le document doit préciser les exigences en matière de chiffrement, de gestion des accès et d’authentification forte (MFA). Dans un cahier des charges cybersécurité, l’accent est mis sur la détection des menaces, la protection des données sensibles et la continuité des activités.
- La conformité réglementaire : les normes de référence comme le RGPD et l’ISO 27001 doivent être intégrées dans le cahier des charges afin de garantir le respect des obligations légales et contractuelles.
- Le cloud et les infrastructures : lorsqu’il s’agit d’une migration ou d’un nouveau déploiement, un cahier des charges cloud définit les attentes en matière de disponibilité (SLA), de tolérance aux pannes, de scalabilité et de gestion de la latence.
- La performance et la fiabilité : exigences liées à la rapidité de réponse, au dimensionnement de l’architecture et à la capacité d’évolution future.
- La maintenabilité : facilité de mise à jour, évolutivité du code, documentation claire et capacité à intégrer de nouvelles fonctionnalités sans déstabiliser l’existant.
Un cahier des charges technique bien construit anticipe ainsi les points critiques qui pourraient compromettre le projet et sécurise l’intégration de la solution dans l’écosystème existant.
Livrables, jalons, planning
Un projet informatique se structure autour d’étapes clés qui assurent sa lisibilité et son bon déroulement. Le cahier des charges fixe ces repères afin de donner aux équipes et aux prestataires une feuille de route claire.
- Les livrables regroupent tous les éléments produits au fil du projet : documents de conception, prototypes applicatifs, rapports de tests, versions intermédiaires et version finale. Ils matérialisent l’avancement et servent de base à la validation par les métiers ou la DSI.
- Les jalons correspondent aux moments-clés du projet : validation de la conception fonctionnelle, recette technique, mise en production. Ils marquent la fin d’une étape et conditionnent le lancement de la suivante.
- Le planning organise l’enchaînement des étapes : cadrage, développement, intégration, déploiement. Ce calendrier détaillé apporte de la visibilité et facilite la coordination entre métiers, maîtrise d’ouvrage et prestataires IT.
Budget prévisionnel
Le budget est un élément déterminant du cahier des charges IT. Il oriente directement les propositions des prestataires et conditionne la faisabilité du projet. Une estimation claire et réaliste facilite la comparaison des offres lors d’un appel d’offre informatique et évite les mauvaises surprises en cours de réalisation.
Plusieurs approches peuvent être retenues :
- Montant global : un budget unique défini pour l’ensemble du projet,
- Fourchette indicative : une enveloppe estimative qui laisse une marge d’adaptation,
- Répartition par postes : un découpage détaillé intégrant les coûts liés au développement, aux licences logicielles, à l’infrastructure (cloud, serveurs), à la formation et à la maintenance.
Dans certains cas, la DSI ou la maîtrise d’ouvrage peuvent préciser des arbitrages budgétaires dès la rédaction du cahier des charges IT, notamment lorsqu’il s’agit de projets stratégiques tels qu’une migration vers le cloud, la mise en place d’un ERP ou l’adoption d’une solution SaaS.
Un budget bien cadré inclut à la fois les dépenses immédiates et l’anticipation des coûts liés à la maintenance, à l’évolutivité et aux besoins futurs en matière de sécurité ou de conformité réglementaire (RGPD, ISO 27001).
Comment rédiger un cahier des charges clair et utile ?
La rédaction d’un cahier des charges IT est un exercice collaboratif qui engage plusieurs parties prenantes. Les métiers expriment leurs attentes, la DSI apporte son expertise technique et la maîtrise d’ouvrage veille à la cohérence globale du projet. Dans certains cas, un partenaire externe comme une ESN ou un cabinet de conseil complète l’analyse. Pour qu’il soit exploitable, deux dimensions comptent : appliquer les bonnes pratiques et éviter les erreurs fréquentes.
Bonnes pratiques
Un cahier des charges IT efficace repose autant sur son contenu que sur la manière dont il est rédigé. Pour en assurer la qualité et la clarté, il est recommandé de :
- associer les parties prenantes dès la phase préparatoire,
- utiliser un langage clair, accessible à tous,
- organiser le document de manière homogène et lisible,
- hiérarchiser les priorités pour guider la prise de décision,
- intégrer un volet dédié à la maintenance et à l’évolutivité.
Avec cette méthode, le cahier des charges devient un véritable outil de pilotage et une référence partagée par l’ensemble des acteurs du projet.
Erreurs fréquentes à éviter
Certaines erreurs fragilisent la valeur d’un cahier des charges informatique et compliquent le déroulement du projet :
- Objectifs trop vagues, sources d’interprétations divergentes,
- Délais irréalistes, générant des tensions entre métiers et prestataires,
- Absence de hiérarchisation des besoins, rendant difficile la comparaison entre plusieurs réponses,
- Cybersécurité insuffisamment cadrée, avec des risques pour la conformité réglementaire et la protection des données,
- Non-intégration des utilisateurs finaux, entraînant un décalage entre la solution livrée et les usages réels.
Qim info vous accompagne dans la rédaction d’un cahier des charges pour vos projets IT
Construire un cahier des charges informatique clair et opérationnel demande du temps, de l’expérience et une vision globale des enjeux. Qim info accompagne les organisations dans cette démarche pour transformer leurs idées en projets IT structurés et réalistes.
Nos business analystes et consultants interviennent dès la phase préparatoire afin de :
- organiser un cadrage collaboratif avec les métiers, la DSI et la maîtrise d’ouvrage,
- accompagner les métiers dans l’expression et la priorisation de leurs besoins,
- structurer un document cahier des charges complet et homogène,
- définir des critères de sélection équilibrés pour comparer les offres,
- intégrer les exigences de cybersécurité, de conformité (RGPD, ISO 27001) et de performance,
- anticiper la maintenance et l’évolutivité.
Grâce à une expertise transversale en cloud, cybersécurité, développement applicatif, ERP, CRM et solutions SaaS, Qim info propose une approche pragmatique et sur-mesure. Chaque projet bénéficie d’un accompagnement adapté à la réalité de l’organisation et à ses ambitions stratégiques.
Contactez-nous pour échanger avec un expert Qim info et donner vie à vos projets IT.
Et pour aller plus loin, découvrez aussi notre article : Appel d’offre : nos conseils pour vos projets IT.
FAQ sur le cahier des charges
Cahier des charges fonctionnel vs technique : quelle différence ?
Dans un projet informatique, on distingue deux cahiers des charges complémentaires : le fonctionnel, qui décrit ce qu’il faut réaliser, et le technique, qui précise comment le mettre en œuvre.
Le cahier des charges fonctionnel s’adresse aux métiers, décrit les usages attendus, les parcours utilisateurs et les objectifs. Il inclut notamment :
- les processus métier,
- les besoins fonctionnels,
- les règles de gestion,
- les interactions prévues entre utilisateurs et système.
Le cahier des charges technique traduit ces attentes en spécifications concrètes. Il précise :
- l’architecture du système,
- les choix d’infrastructure,
- les standards de sécurité,
- les intégrations avec l’existant,
- les performances attendues.
Faut-il un cahier des charges pour un projet agile ?
Un projet agile nécessite lui aussi un cadrage initial. Le cahier des charges fixe les bases tout en laissant la souplesse nécessaire aux ajustements itératifs.
Il peut définir :
- les grands objectifs métiers,
- la priorisation des fonctionnalités,
- les contraintes réglementaires,
- les technologies imposées,
- le budget global.
Les détails fonctionnels sont ensuite précisés progressivement au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Peut-on le rédiger soi-même sans prestataire ?
Une entreprise peut rédiger son cahier des charges en interne, surtout pour des projets de taille limitée. Cette approche reste toutefois risquée pour les projets complexes, car certains aspects sont souvent sous-estimés.
Un document préparé en interne peut couvrir :
- les besoins métiers,
- les contraintes techniques de base,
- les règles organisationnelles.
Un expert externe renforce le document en apportant :
- une méthodologie structurée,
- un regard objectif,
- des retours d’expérience issus d’autres projets,
- une meilleure maîtrise des délais et donc un gain de temps, grâce à une implication dès l’initialisation du projet.
Qui s’occupe de rédiger un cahier des charges ?
La responsabilité de la rédaction varie selon les organisations.
- DSI : pilote et formalise le document avec les métiers,
- Business analyst : aide à exprimer et prioriser les besoins, puis les traduit en exigences exploitables,
- Chef de projet transverse : coordonne les contributions,
- Service achats : garantit la conformité et la standardisation,
- Consultant externe ou ESN : apporte expertise, méthode et neutralité.
La rédaction repose presque toujours sur un travail collaboratif, impliquant aussi les utilisateurs finaux.
Peut-on faire évoluer un cahier des charges en cours de projet ?
Un cahier des charges peut évoluer en fonction des retours ou des contraintes nouvelles. Ces évolutions doivent être encadrées pour conserver un projet cohérent.
Elles concernent généralement :
- des ajustements fonctionnels,
- des modifications techniques,
- des révisions de planning.
Chaque évolution doit être :
- formalisée,
- validée,
- partagée avec toutes les parties prenantes.
