Power BI hat sich in den meisten Schweizer und europäischen Unternehmen als das führende Visualisierungstool etabliert. Die Einführung verläuft oft wie ein Lauffeuer: Eine Abteilung beginnt damit, erzielt schnell sichtbare Ergebnisse, und die anderen Teams ziehen nach.
Diese einfache Handhabung stellt in Wirklichkeit mittelfristig das größte Risiko dar. Ab einer bestimmten Schwelle (manchmal bereits ab etwa zehn Arbeitsbereichen und etwa dreißig Berichten) verliert die Mehrheit der Unternehmen den klaren und aktuellen Überblick darüber, was tatsächlich in ihrer Instanz vorhanden ist. Dieses Phänomen ist keineswegs eine Randerscheinung: Es betrifft sowohl schnell wachsende KMU als auch internationale Konzerne mit gut strukturierten IT-Teams.
Hier sind sieben konkrete Anzeichen, die in der Praxis regelmäßig beobachtet werden und die eine IT-Leitung, einen Datenmanager oder einen Business-Intelligence-Manager alarmieren sollten.
1. Niemand kann sagen, wie viele Berichte es tatsächlich gibt
Dies ist oft das erste Anzeichen und lässt sich am einfachsten überprüfen: Fragen Sie Ihr BI-Team, wie viele Power-BI-Berichte derzeit im Unternehmen vorhanden sind.
In den allermeisten Fällen handelt es sich bei der Antwort um eine grobe Schätzung und nicht um eine geprüfte Zahl. Wenn ein internes Audit, eine Anfrage zur Einhaltung der DSGVO/nLPD oder eine Sicherheitsüberprüfung ansteht, muss das Team – sofern es nicht über Administratorrechte für den Tenant verfügt – jeden Workspace einzeln manuell öffnen, um die Artefakte (Berichte, semantische Modelle, Datenflüsse, Anwendungen) zu erfassen.
Diese rein manuelle Aufgabe nimmt bei einem mittelgroßen Mandanten leicht mehrere Arbeitstage in Anspruch, und das erzielte Ergebnis ist bereits am nächsten Tag teilweise veraltet, da parallel dazu weiterhin neue Berichte erstellt werden.
Praxisbeispiel
Bei einem unserer Kunden, einem Dienstleistungsunternehmen mit 400 Mitarbeitern, erforderte ein Compliance-Audit drei Wochen Teilzeitarbeit eines externen Beraters, allein um eine manuelle Bestandsaufnahme der Power BI-Arbeitsbereiche zu erstellen – eine Aufgabe, die ein automatisierter Katalog in wenigen Minuten erledigt hätte.
2. Zugriffsanfragen werden über das menschliche Gedächtnis abgewickelt
„Wer hat Zugriff auf diesen Gehaltsbericht?“ Wenn die Beantwortung dieser Frage erfordert, drei verschiedene Personen zu kontaktieren oder sogar den Bericht selbst zu öffnen, um die Liste der gemeinsamen Nutzer einzusehen, ist dies ein Zeichen dafür, dass die Zugriffsverwaltung auf Organisationsebene nicht mehr nachvollziehbar ist.
Power BI verwaltet Berechtigungen auf vier verschiedenen Ebenen (Workspace-Rolle, direkte Freigabe von Berichten, Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) sowie Vererbung von Microsoft 365-Gruppen), und es gibt keine native Benutzeroberfläche, über die sich diese vier Ebenen in einer einzigen Ansicht pro Benutzer oder pro Bericht zusammenführen lassen.
3. In mehreren Berichten werden unterschiedliche Zahlen genannt
Dies ist das für die Fachabteilungen am deutlichsten erkennbare Symptom und oft dasjenige, das auf höchster Ebene ein Umdenken auslöst.
Jedes Team erstellt sein eigenes Umsatz-Dashboard auf der Grundlage leicht unterschiedlicher Quellen (ERP-Auswertungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, unterschiedlich angewendete Filter, voneinander abweichende geschäftliche Definitionen eines „aktiven Kunden“).
Ergebnis: Die vom Vertrieb im Führungsgremium vorgelegte Zahl stimmt nicht mit der vom Finanzbereich vorgelegten überein, und niemand weiß mehr, welcher Bericht maßgeblich ist.
4. Der Verlauf wird nach einigen Wochen gelöscht
Standardmäßig speichert Power BI nur einen begrenzten Verlauf: je nach Protokoll oder Nutzungsbericht zwischen 30 und 90 Tagen. Es ist daher nicht möglich, einen Nutzungstrend über zwölf Monate hinweg zu analysieren, zu verstehen, warum ein Bericht vor sechs Monaten geändert wurde, oder die Umstände eines Sicherheitsvorfalls zu rekonstruieren, der außerhalb dieses Zeitraums stattgefunden hat. Dieser Punkt wird in unserem Artikel zur Aufbewahrung von Power BI-Metadaten ausführlicher behandelt.
5. Die Abstammungslinie endet an der Grenze des Arbeitsbereichs
Die Auswirkungen einer Änderung der Datenquelle auf den gesamten betroffenen Bestand nachzuverfolgen, ist nahezu unmöglich, sobald sich die Berichte in verschiedenen Arbeitsbereichen befinden – was in jeder Organisation mit mehr als einer Handvoll Teams die Regel ist. Die native Lineage-Ansicht von Power BI ist zwar praktisch, konzentriert sich jedoch weiterhin jeweils nur auf einen Arbeitsbereich: Die Datenquellen sind dort nur auf Berichtsebene und auf Arbeitsbereichsebene sichtbar, ohne dass eine Gesamtübersicht auf Tenant-Ebene vorliegt.
6. Veraltete Berichte werden niemals gelöscht
Ohne Einblick in die tatsächliche Nutzung traut sich niemand, einen Bericht zu löschen – „für den Fall, dass ihn noch jemand nutzt“. Diese berechtigte Vorsicht, die sich auf Hunderte von Artefakten erstreckt, führt zu einer Umgebung, die unaufhörlich an Umfang zunimmt. Jeder Bericht und jedes täglich aktualisierte semantische Modell beansprucht Rechenressourcen, was sich unmittelbar auf die Dimensionierung und damit auf die Kosten der Fabric-Kapazitäten (bzw. Premium bei bestehenden Verträgen) auswirkt.
7. Die Unternehmensführung liegt in den Händen einer einzigen Person
In vielen mittelgroßen Unternehmen verfügt ein einziger Power BI-Administrator über das implizite Wissen zur Gesamtarchitektur: Wer hat welchen Arbeitsbereich erstellt, warum wurde einer bestimmten Abteilung eine bestimmte Kapazität zugewiesen, welche Berichte sind tatsächlich von entscheidender Bedeutung? Sein Ausscheiden, seine längere Abwesenheit oder einfach seine Überlastung setzen das Unternehmen einem sofortigen Kontrollverlust und einer riskanten organisatorischen Abhängigkeit aus.
Übersichtstabelle: Symptom, Ursache, Risiko
| Beobachtetes Symptom | Grundursache | Hauptrisiko |
|---|---|---|
| Bestand unbekannt | Fehlen eines zentralen Katalogs | Compliance, langwierige und kostspielige Prüfung |
| Unklare Zugangsbedingungen | Berechtigungen, verteilt auf vier sich nicht überschneidende Ebenen | Sicherheit, Datenleck |
| Widersprüchliche Zahlen | Doppelte Datenquellen, fehlende Datenverwaltung | Vertrauensverlust seitens der Geschäftsleitung |
| Eingeschränkter Verlauf | Native Power BI-Aufbewahrungsdauer von 30 bis 90 Tagen | Unfähigkeit, Trends zu analysieren |
| Teilstammbaum | Nach Arbeitsbereich unterteilte Ansicht | Unerwartete Änderungen, fehlerhafte Berichte |
| Anhäufung von Berichten | Fehlende Reinigungsrichtlinien | Steigende Kapazitätskosten |
| Abhängigkeit von einer Person | Nicht dokumentiertes Wissen | Organisationsrisiko |
Wie man wieder die Kontrolle zurückgewinnt
Diese sieben Symptome haben eine gemeinsame Ursache: Power BI wurde ursprünglich nicht dafür konzipiert, ein Ökosystem auf der Ebene einer gesamten Organisation zu überwachen. Es eignet sich hervorragend für die Visualisierung und Self-Service-Analyse, weniger jedoch für die bereichsübergreifende Steuerung.
Genau diese Lücke schließen spezielle Überwachungslösungen, indem sie Verlaufsdaten, Bestandsdaten, Datenherkunft, Zugriff und Nutzung in einer einzigen Oberfläche bündeln, die automatisch über die Power BI-Verwaltungs-APIs mit Daten versorgt wird.
Der erste konkrete Schritt, noch bevor irgendwelche Tools zum Einsatz kommen, besteht darin, eine ehrliche Bestandsaufnahme vorzunehmen: Wie viele Arbeitsbereiche gibt es, bei wie vielen ist ein aktiver Eigentümer bekannt, und seit wann wurde keine umfassende Zugriffsprüfung mehr durchgeführt? Diese Bestandsaufnahme, die oft unangenehm ist, ist die notwendige Voraussetzung, um Korrekturmaßnahmen zu priorisieren.
Häufig gestellte Fragen
Ab welcher Größe sollten Sie sich Gedanken über die Governance Ihrer Power BI-Umgebung machen?
Es gibt keinen allgemeingültigen Schwellenwert, doch treten Schwierigkeiten in der Regel ab etwa dreißig aktiven Berichten auf oder sobald mehrere Fachteams ihre eigenen Berichte ohne zentrale Koordination erstellen. Der eigentliche Indikator ist nicht die Anzahl der Arbeitsbereiche, sondern die Unfähigkeit, schnell auf die Fragen „Wer hat Zugriff auf was?“ oder „Was ist im Bestand vorhanden?“ zu antworten.
Ist die Power BI-Governance ausschließlich ein IT-Thema?
Nein. Auch wenn die technische Umsetzung häufig in den Zuständigkeitsbereich der IT-Abteilung oder des BI-Teams fällt, wirken sich die Folgen einer mangelhaften Governance unmittelbar auf die Fachbereiche aus: Zuverlässigkeit der Zahlen, Vertrauen der Geschäftsleitung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Power BI-Governance ist ein bereichsübergreifendes Thema, an dem die Verantwortlichen für die Fachdaten beteiligt werden müssen.
Muss man alles auf einmal neu organisieren?
Nein, und das ist in der Regel nicht realistisch. Der richtige Ansatz besteht darin, sich zunächst einen umfassenden und kontinuierlichen Überblick über den Ist-Zustand zu verschaffen und anschließend die Korrekturmaßnahmen nach ihrer Dringlichkeit zu priorisieren (zunächst sensible Zugriffe, dann die Bereinigung von Duplikaten und schließlich die Namenskonventionen).
