Santé

Exploiter les temps de travail : créer des rapports fiables et des indicateurs clairs

Dans un environnement hospitalier où la gestion du temps influe directement sur la qualité des soins et l’efficacité des équipes, un établissement suisse du secteur de la santé peine à exploiter de manière fiable les heures saisies par ses collaborateurs. En l’absence d’indicateurs clairs, l’analyse reste limitée, les décisions ralentissent, et l’ajustement des projets au fil de l’activité se complique. Pour structurer ses données et optimiser l’allocation de ses ressources, l’organisation fait appel à Qim info.

Suivi manuel du temps : une vision incomplète de l’activité des équipes

Actuellement, les collaborateurs saisissent leurs heures de travail manuellement dans des fichiers Excel. Ce mode de suivi, bien que simple, ne permet ni de générer des indicateurs fiables, ni d’évaluer avec précision le temps consacré aux différents projets. L’analyse reste partielle, rendant difficile la détection des tendances, des écarts ou des évolutions dans la répartition du temps.

Ce manque de visibilité freine la prise de décision et complique la gestion des ressources. Dans un environnement où l’organisation du travail conditionne la qualité des soins, ces limites pèsent aussi sur la capacité à piloter les projets de manière efficace.

Reporting des temps de travail : dégager des indicateurs clairs à partir des données saisies

Les collaborateurs souhaitent exploiter les heures saisies afin de mieux comprendre comment leur temps se répartit entre les différents projets. Pour répondre à cet enjeu, les données collectées doivent être structurées et traduites en indicateurs clairs permettant de :

mesurer avec précision le temps dédié à chaque mission,
suivre l’évolution de l’activité dans le temps,
faire émerger des tendances utiles à l’organisation du travail.

Qim info identifie rapidement qu’il ne s’agit pas simplement d’optimiser un fichier Excel, mais de concevoir une chaîne complète de traitement, d’analyse et de visualisation des données RH.

Reporting automatisé : une démarche structurée en quatre étapes clés

Qim info conçoit une solution de reporting sur-mesure, structurée en quatre étapes clés :

Préparation des données,
Extraction, transformation et modélisation,
Création d’indicateurs et de rapports,
Documentation du dispositif.

Un spécialiste data est mobilisé pour piloter l’ensemble du projet en étroite collaboration avec les équipes internes. Son expertise garantit la cohérence du traitement des données et la fiabilité des indicateurs produits.

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Structurer les données Excel pour un reporting automatisé

Les équipes conservent leur outil habituel pour la saisie : Excel. Qim info intervient en amont pour structurer les fichiers et les rendre compatibles avec le processus de reporting. Cette première étape assure l’exploitabilité des données dans un cadre automatisé.

Traiter les données RH avec SQL Server pour fiabiliser les analyses

Les fichiers Excel sont automatiquement importés dans une base Microsoft SQL Server. Les données y sont extraites, nettoyées, puis modélisées afin d’alimenter les rapports. Ce traitement garantit la qualité et la structure des informations nécessaires à l’analyse.

Créer des indicateurs automatisés et des rapports interactifs avec Qlik Sense

Les données préparées alimentent ensuite des rapports automatisés et des tableaux de bord dynamiques conçus avec Qlik Sense. Les indicateurs sont mis à jour automatiquement à chaque modification des fichiers Excel, garantissant une lecture fiable et continue de l’activité. Grâce à ces rapports visuels, les équipes disposent d’une vision claire pour analyser les temps de travail, suivre l’évolution des projets et ajuster leur organisation en temps réel.

Documenter la solution pour garantir son autonomie et sa pérennité

Pour assurer l’autonomie des équipes, Qim info fournit une documentation détaillée : procédures de mise à jour, guide d’utilisation des rapports, bonnes pratiques. Ce livrable facilite l’appropriation de la solution et en garantit la pérennité.

Outils de reporting RH : pourquoi choisir Excel, SQL Server et Qlik Sense

Chaque outil utilisé dans ce projet répond à un besoin fonctionnel spécifique : simplicité de saisie, performance de traitement, clarté d’analyse. Qim info a sélectionné ces technologies pour leur complémentarité, leur fiabilité et leur capacité à s’intégrer dans un processus entièrement automatisé, sans perturber les habitudes des utilisateurs.

Excel : saisie des temps de travail facilitée

Outil universel déjà bien maîtrisé par les équipes, Excel reste un point d’entrée naturel pour la saisie des temps de travail. En structurant les fichiers et en adaptant leur format, Qim info transforme cet usage quotidien en une source de données fiable, prête à être exploitée.

Microsoft SQL Server : traitement fiable des données RH

SQL Server centralise les fichiers, orchestre les traitements et prépare les indicateurs nécessaires au reporting. Sa robustesse garantit la cohérence des calculs et la stabilité de l’ensemble du système, même sur le long terme.

Qlik Sense : visualisation claire et analyse intuitive

Qlik Sense met en valeur les données transformées sous forme de tableaux de bord visuels et interactifs. Les utilisateurs accèdent facilement aux indicateurs, sans besoin de compétences techniques, ce qui favorise l’appropriation et simplifie l’analyse à tous les niveaux de l’organisation.

Résultats obtenus : données fiabilisées, reporting simplifié

En seulement 25 jours, Qim info met en place une solution complète qui permet à l’organisation de :

centraliser les données saisies dans une base structurée,
automatiser l’exploitation des heures de travail enregistrées,
générer des rapports actualisés sans aucune intervention manuelle,
visualiser des indicateurs clairs pour mieux suivre les projets dans le temps.

L’accès aux rapports est simplifié, les informations sont fiabilisées, et l’ensemble du dispositif s’intègre naturellement dans les pratiques des équipes.

Expertise Qim info : accompagnement BI et valorisation des données RH

Le pôle Data & Innovation de Qim info accompagne les organisations dans la mise en place de solutions BI (Business Intelligence), en construisant des environnements data robustes et alignés sur les besoins métiers. Présentes à Genève, Lausanne, Zürich, Bâle, Annecy et Lyon, nos équipes interviennent localement ou à distance pour concevoir des dispositifs de reporting automatisé qui fiabilisent les indicateurs et facilitent la prise de décision.

Au-delà de l’aspect technique, chaque mission vise à rendre les équipes autonomes, à fluidifier l’analyse opérationnelle et à instaurer une utilisation durable des données RH.

Vous souhaitez automatiser vos rapports, structurer vos données ou gagner en lisibilité sur votre activité ? Contactez nos experts pour co-construire une solution sur-mesure.