Wie viele Power-BI-Berichte wurden in Ihrem Unternehmen in diesem Jahr erstellt? Und wie viele davon werden tatsächlich jeden Monat von aktiven Nutzern aufgerufen? In den allermeisten Unternehmen ist die Differenz zwischen diesen beiden Zahlen erheblich, und niemand kennt sie genau, da es an geeigneten und konsolidierten Messinstrumenten mangelt.
Warum die Nutzungsanalyse von strategischer Bedeutung ist
Durch die Erfassung der tatsächlichen Nutzung von Berichten lassen sich Fragen beantworten, die für jedes BI-Team und jede Datenleitung von entscheidender Bedeutung sind: Welche Inhalte sollten vorrangig beibehalten und verbessert werden? Welche Berichte kommen im Rahmen von Kosteneinsparungsmaßnahmen für die Archivierung in Frage? Welche Teams setzen Business Intelligence tatsächlich im Arbeitsalltag ein, und welche benötigen Unterstützung oder zusätzliche Schulungen?
Was bei der nativen Nutzung von Power BI erfasst wird
Power BI bietet grundlegende Nutzungskennzahlen, auf die von jedem einzelnen Bericht aus zugegriffen werden kann (Anzahl der Aufrufe, eindeutige Nutzer in einem aktuellen Zeitraum, in der Regel die letzten Wochen). Diese Kennzahlen sind punktuell nützlich, um einzelne Berichte zu überprüfen, bleiben jedoch auf diese Ebene beschränkt, da es keine konsolidierte Ansicht gibt, die es ermöglicht, alle Berichte eines Portfolios, eines Geschäftsbereichs oder eines gesamten Tenants in einer einzigen Oberfläche zu vergleichen.
Die Dimensionen einer umfassenden Nutzungsanalyse
Häufigkeit der Konsultationen
Die Unterscheidung zwischen Berichten, die täglich, wöchentlich, monatlich oder so gut wie gar nicht aufgerufen werden: Eine unverzichtbare Differenzierung, um einen selten genutzten Bericht nicht mit einem tatsächlich aufgegebenen Bericht zu verwechseln.
Entwicklung im Zeitverlauf
Ein Bericht, dessen Nutzung über mehrere Monate hinweg allmählich zurückgeht, deutet häufig darauf hin, dass der Inhalt infolge einer Umstrukturierung, einer Prozessänderung oder der Einführung eines von einem anderen Team erstellten Konkurrenzberichts seine geschäftliche Relevanz verloren hat.
Nutzerprofil
Ein Bericht, der von einer Vielzahl unterschiedlicher Nutzer aus mehreren Teams eingesehen wird, hat nicht dieselbe organisatorische Bedeutung wie ein Bericht, der systematisch von ein und derselben Person eingesehen wird. Letztere Situation birgt zudem ein Risiko für den Fall, dass der betreffende Nutzer das Unternehmen verlässt.
Abgleich mit den Kalkulationskosten
Ein Bericht, der zwar selten aufgerufen wird, aber einen hohen Ressourcenaufwand verursacht (häufige Aktualisierungen, große Datenmengen, komplexe Abfragen), sollte im Hinblick auf Kosteneinsparungen vorrangig geprüft werden, wie in unserem Artikel zu diesem Thema ausführlich dargelegt wird.
Von der Messung zur Entscheidung
Die Nutzungsanalyse entfaltet ihren vollen Wert, wenn sie als Grundlage für konkrete und fundierte Entscheidungen dient: die Priorisierung funktionaler Weiterentwicklungen bei Berichten mit hoher Nutzungsrate, anstatt die Entwicklungsressourcen zu verzetteln; die Aufnahme eines konstruktiven Dialogs mit dem Verantwortlichen eines Berichts, dessen Nutzung zurückgeht, bevor einseitig über dessen Zukunft entschieden wird; oder die objektive Begründung, mit Zahlen untermauert, eine Bereinigungsstrategie gegenüber den Fachabteilungen zu begründen, die manchmal zögern, „ihre“ Berichte ohne greifbaren Nachweis ihrer Nichtnutzung archivieren zu lassen.
Eine kontinuierliche Maßnahme, kein einmaliges Audit
Wie bei der Bestandsaufnahme und der Herkunftsverfolgung hängt der Wert der Nutzungsanalyse unmittelbar von ihrer Kontinuität im Zeitverlauf ab. Eine nur einmal jährlich im Rahmen eines punktuellen Audits erfasste Nutzung ermöglicht es weder, schleichende Rückgangstrends zu erkennen, noch schnell zu reagieren, wenn ein Bericht infolge einer organisatorischen Veränderung (Zusammenlegung von Teams, Wechsel des Quellsystems, Umstrukturierung der Abteilungen) plötzlich an Relevanz verliert.
Erstellung eines aussagekräftigen Nutzungs-Dashboards
Ein wirklich umsetzbares Nutzungs-Dashboard muss es ermöglichen, mit wenigen Klicks und ohne besondere technische Kenntnisse die Berichte nach absteigender Häufigkeit zu sortieren, nach Geschäftsbereich oder Verantwortlichem zu filtern und auf einfache Weise eine Liste der zur Archivierung vorgesehenen Datensätze zur Freigabe zu exportieren. Es ist diese Zugänglichkeit – mehr noch als die technische Raffinesse der Messung selbst –, die darüber entscheidet, ob die Nutzungsanalyse von den BI-Teams tatsächlich im Alltag genutzt wird oder ob sie eine einmalige Übung ohne weitere Folgen bleibt.
Häufig gestellte Fragen
Über welchen Zeitraum sollte die Nutzung gemessen werden, um eine zuverlässige Entscheidung zu treffen?
Es wird eine Mindestdauer von sechs Monaten empfohlen, um eventuelle vierteljährliche oder saisonale Nutzungszyklen abzudecken und zu vermeiden, dass ein Bericht mit geringer Häufigkeit, aber hohem geschäftlichem Nutzen zu Unrecht benachteiligt wird.
Ist die Anzahl der Aufrufe für sich genommen ein guter Indikator?
Nein, diese Zahl muss mit der Anzahl der eindeutigen Nutzer und dem zeitlichen Trend abgeglichen werden. Ein Bericht, der im Quartal 200 Mal von einer einzigen Person geöffnet wird, die ihn täglich einsieht, hat nicht dieselbe Reichweite wie ein Bericht, der 200 Mal von 200 verschiedenen Personen geöffnet wird: Ersterer hängt von einem einzigen Nutzer ab, während letzterer innerhalb der Organisation weit verbreitet ist.
Wie ist mit Berichten umzugehen, die ausschließlich von der Geschäftsleitung verwendet werden?
Diese Berichte müssen als kritisch eingestuft werden, unabhängig von ihrer Abrufhäufigkeit, die zwar oft gering ist, ihnen jedoch einen sehr hohen strategischen Wert verleiht. Im Rahmen einer Nutzungsanalyse sollte es möglich sein, ihnen einen spezifischen Kritikalitätsstatus zuzuweisen, der sich von der reinen Messung der Abrufhäufigkeit unterscheidet.
Diese Nutzungsanalyse fließt direkt in die unter „Kosten für Power BI senken“ beschriebenen Maßnahmen ein und ergänzt die unter „Power BI und die Aufbewahrung von Metadaten“ dargestellte langfristige Entwicklung.
