Einer der am häufigsten unterschätzten Aspekte von Power BI betrifft die Aufbewahrung von Nutzungsdaten. Sei es:
- das Aktivitätsprotokoll (Activity Log),
- der Aktualisierungsverlauf der Datensätze
- oder den Verlauf der Zugriffe und Berechtigungen,
Power BI wendet standardmäßig begrenzte Aufbewahrungsfristen an, die je nach den betreffenden Protokollen und Berichten zwischen 30 und 90 Tagen betragen.
Diese Einschränkung, die bei der ursprünglichen Einführung des Tools selten hervorgehoben wurde, wird zu einem strukturellen Problem, sobald das Unternehmen bestrebt ist, seine BI-Governance zu professionalisieren.
Die nativ verfügbaren Nutzungsdaten
Power BI stellt für jeden Bericht einen Bericht mit Nutzungsmetriken zur Verfügung. Je nach Version dieses Berichts und der aufgerufenen Metrik deckt er einen gleitenden Zeitraum von 30 oder 90 Tagen ab. Über diesen Zeitraum hinaus sind die entsprechenden Daten nicht mehr abrufbar: Es ist daher von Haus aus nicht möglich, die Nutzung eines Berichts über ein gesamtes Jahr hinweg zu verfolgen. Ebenso umfasst das Power BI-Aktivitätsprotokoll, auf das über die Admin-API zugegriffen werden kann, nur einen Zeitraum von 30 Tagen.
Die konkreten Auswirkungen auf die BI-Teams
Es ist nicht möglich, einen jährlichen Trend zu analysieren
Ein Bericht mag in den letzten 30 Tagen nur selten genutzt worden zu sein, einfach weil er vierteljährlich von der Finanzabteilung beim Jahresabschluss eingesehen wird. Ohne eine langfristige Zeitreihe ist es unmöglich, einen tatsächlich veralteten Bericht von einem Bericht zu unterscheiden, der zwar selten genutzt wird, aber einen hohen geschäftlichen Wert besitzt. Dieser Punkt wird in unserem Artikel zur Nutzungsanalyse ausführlich behandelt.
Es ist nicht möglich, einen Vorfall nachzuvollziehen oder eine Zugangskontrolle nachzuweisen
Wird ein Sicherheitsvorfall oder ein vermuteter Datenverlust erst vier Monate nach dem Vorfall entdeckt (was nicht selten vorkommt), lassen sich anhand der nativen Protokolle nicht mehr nachvollziehen, wer zum Zeitpunkt des Vorfalls die Zugriffsrechte geändert oder Daten exportiert hat. Die gleiche Einschränkung gilt für Konformitätsprüfungen: In regulierten Branchen (Finanzwesen, Gesundheitswesen, Versicherungswesen) verlangen Prüfer regelmäßig Nachweise über Zugriffskontrollen über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten, die das Unternehmen für seine Power BI-Berichte ohne externe Protokollierung nicht vorlegen kann.
Es ist nicht möglich, die Einführung von BI im Zeitverlauf zu messen
Um Investitionen in Schulungen, Lizenzen oder neue Fabric-Kapazitäten zu rechtfertigen, muss eine IT-Abteilung die Entwicklung der Nutzung von Business Intelligence über mehrere Geschäftsjahre hinweg aufzeigen können – eine Kennzahl, die über den nativen Aufbewahrungszeitraum hinaus schlichtweg nicht vorliegt.
Native Palliativlösungen und ihre Grenzen
Microsoft bietet die Möglichkeit, Aktivitätsprotokolle über die Power BI Admin-API (Endpunkt „getActivityEvents“) zu exportieren oder sie über die in den Mandanteneinstellungen verfügbare native Integration an einen Azure Log Analytics-Arbeitsbereich zu senden. Dieser Ansatz funktioniert zwar technisch, erfordert jedoch ein eigenständiges Entwicklungsprojekt:
- Entwicklung eines geplanten Skripts zum Extrahieren der Protokolle vor deren Ablauf (die Extraktion muss täglich und ohne Unterbrechung erfolgen, da es andernfalls zu einer dauerhaften Lücke im Verlauf kommt).
- Einrichtung eines externen Speicherbereichs (Data Lake, Datenbank, Log Analytics) mit Lebenszyklusmanagement.
- Erstellung von Berichten, die auch von nicht-technischen Teams genutzt werden können.
- Langfristige Wartung: Verwaltung von API-Änderungen, Überwachung von Fehlern bei der Datengewinnung, Warnmeldungen bei Unterbrechungen.
Es handelt sich um ein Projekt, das für ein Data-Engineering-Team ausgelegt ist und für BI-Teams, die bereits voll und ganz mit der Erstellung von Fachberichten ausgelastet sind, selten Priorität hat.
Auf dem Weg zu einer automatisierten und umsetzbaren Historisierung
Es hat sich bewährt, die Datenhistorie kontinuierlich zu erfassen – und zwar ab dem ersten Tag der Einführung von Power BI in Ihrem Unternehmen –, anstatt zu versuchen, sie nachträglich zu rekonstruieren, was technisch unmöglich ist, sobald die von Microsoft festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Ein aussagekräftiger Verlauf muss es ermöglichen, mehrere Dimensionen gleichzeitig miteinander zu verknüpfen: Wer hat was wann und wie oft aufgerufen, und wie entwickelt sich diese Nutzung im Laufe der Zeit – ohne dass technische Kenntnisse zur Auswertung der Rohdaten erforderlich sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange werden Power BI-Protokolle genau aufbewahrt?
Dies variiert je nach Art des Protokolls: In Power BI umfasst das über die Admin-API zugängliche Aktivitätsprotokoll einen gleitenden Zeitraum von 30 Tagen, während die Berichte zu den Nutzungsmetriken je nach Version einen Zeitraum von 30 oder 90 Tagen abdecken. Diese Zeiträume werden von Microsoft festgelegt und können sich ändern; es wird empfohlen, die aktuelle offizielle Dokumentation zu konsultieren, anstatt sich auf einen festen Wert zu verlassen.
Kann man einen bereits abgelaufenen Verlauf wiederherstellen?
Nein. Sobald das Aufbewahrungsfenster abgelaufen ist, sind die entsprechenden Aktivitätsdaten über die Microsoft-APIs nicht mehr abrufbar, unabhängig davon, welche Methode verwendet wird. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, so früh wie möglich eine kontinuierliche Datenerfassung einzurichten.
Stellt die externe Historisierung ein zusätzliches Sicherheitsrisiko dar?
Alle Daten, die aus dem Power BI-Dienst exportiert werden, müssen nach denselben Standards wie die Quelldaten gesichert werden (Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Compliance). Dies ist ein Punkt, der bei der Auswahl einer Archivierungslösung – unabhängig davon, ob diese intern entwickelt oder von einem Drittanbieter bereitgestellt wird – mit dem Sicherheitsteam abgeklärt werden muss.
Diese Begrenzung des Verlaufs ist eines der sieben Anzeichen für einen Verlust der Governance, die in unserem Artikel „Power BI-Governance: Die 7 Anzeichen dafür, dass Ihnen die Kontrolle über Ihre Umgebung entgleitet“ näher erläutert werden.
Lesen Sie auch „Power BI-Nutzungsanalyse“, um zu erfahren, wie Sie langfristige Zeitreihen auswerten können.
