Ausschreibung: Unsere Ratschläge für Ihre IT-Projekte

Die Erstellung oder Beantwortung einer IT-Ausschreibung ist ein wichtiger Schritt, um ein digitales Projekt unter guten Bedingungen zu starten. Dieser Prozess ermöglicht es, die Anforderungen zu definieren, die Ausschreibung zu organisieren und die am besten geeignete Lösung auszuwählen. Aber wie geht man vor, um sicherzustellen, dass das Lastenheft klar ist, die Antwort überzeugend ist und die Auswahl zur richtigen Wahl führt? Von der Definition der verschiedenen Phasen bis hin zur Vorstellung der besten Praktiken gibt Ihnen dieser Artikel konkrete Ratschläge für eine erfolgreiche IT-Ausschreibung.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist ein formalisiertes Verfahren, das es einer Organisation ermöglicht, einen Bedarf zu definieren undmehrere Dienstleister aufzufordern, Lösungen anzubieten. Es beruht auf Transparenz und Wettbewerb, um eine objektive Auswahl zu gewährleisten. Im IT-Sektor werden Ausschreibungen für eine Vielzahl von Projekten durchgeführt: Anwendungsentwicklung, Cloud-Lösungen, Cybersicherheit, Einführung von Business-Software oder Outsourcing des Supports.

Ausschreibung im öffentlichen Sektor

Im öffentlichen Sektor sind Ausschreibungen ab bestimmten finanziellen Schwellenwerten obligatorisch.

In der Schweiz legt das Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BoeB) den gesetzlichen Rahmen fest und garantiert Gleichbehandlung und freien Zugang zu öffentlichen Aufträgen.

In Frankreich werden die Verfahren im Code de la Commande Publique (CCP) festgelegt, wobei eine Verpflichtung zur Veröffentlichung auf Plattformen wie SIMAP, BOAMP oder TED (auf europäischer Ebene) besteht.

Für öffentliche IT-Projekte gewährleistet dieser Rahmen einen fairen Wettbewerb zwischen den Anbietern und sichert die Verwendung öffentlicher Gelder.

Ausschreibung im privaten Sektor

Im privaten Sektor ist die Ausschreibung ein freiwilliges Verfahren. Unternehmen machen davon Gebrauch, wenn sie mehrere Anbieter vergleichen und ihre Wahl absichern wollen. Diese Praxis ist bei strategischen Projekten üblich, z. B. bei der Einführung eines ERP-Systems, der Migration in die Cloud oder der Erhöhung der Cybersicherheit. Sie ermöglicht es, mehrere strukturierte Vorschläge zu erhalten, Kosten und Methoden zu vergleichen und die Risiken einer zu schnellen Entscheidung zu verringern.

Was sind die Schritte zur Erstellung einer Ausschreibung?

Der Erfolg einer Ausschreibung hängt von einem mehrstufigen Prozess ab. Jeder Schritt ist wichtig, um den Bedarf zu klären, die richtigen Anbieter anzuziehen und eine angemessene Auswahl zu gewährleisten.

Erstellung des Lastenhefts

Das Lastenheft ist der Eckpfeiler der Ausschreibung. Wenn es gut formuliert ist, ermöglicht es den Erhalt vergleichbarer und angemessener Angebote, da es einen klaren Rahmen für die Anbieter festlegt. Es sollte den Kontext, die Ziele, die Einschränkungen und die Auswahlkriterien darlegen.

Im Bereich der Informationstechnologie umfasst es häufig:

• die technischen Spezifikationen (Interoperabilität, Integration mit dem Bestehenden),
• Sicherheits- und Compliance-Anforderungen (GDPR, IAM, Zero Trust),
• den voraussichtlichen Zeitplan,
• die Erwartungen in Bezug auf Unterstützung und Skalierbarkeit.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Das Lastenheft: Ein umfassender Leitfaden für den IT-KontextDer Artikel beschreibt Schritt für Schritt die besten Praktiken zur Erstellung eines klaren und praktikablen Dokuments.

Veröffentlichung der Ausschreibung

Die Veröffentlichung markiert den offiziellen Beginn des Prozesses, indem das Projekt für die Anbieter sichtbar gemacht wird. Eine gezielte Verbreitung garantiert relevante Bewerbungen und erleichtert den Vergleich der Antworten.

Im öffentlichen Sektor muss die Veröffentlichung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Veröffentlichung erfolgt in der Regel über offizielle Plattformen, z. B.:

• SIMAP (Schweiz): Offizielle Plattform für das öffentliche Auftragswesen, die vom Bund und den Kantonen verwaltet wird. Sie zentralisiert alle Veröffentlichungen und ermöglicht den Anbietern einen einfachen Zugang zu den Projekten, die für den Wettbewerb geöffnet sind.
• BOAMP (Frankreich): Das Bulletin officiel des annonces des marchés publics. Es veröffentlicht alle französischen Ausschreibungen und bietet Unternehmen die Möglichkeit, personalisierte Benachrichtigungen einzurichten, um Projekte zu verfolgen, die ihrem Tätigkeitsbereich entsprechen.
• TED (Europäische Union): Das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Es listet Ausschreibungen auf, die bestimmte finanzielle Schwellenwerte überschreiten und bietet eine europäische Sichtbarkeit, die Unternehmen den Zugang zu großen internationalen Märkten erleichtert.

Im privaten Sektor kann die Verbreitung flexibler, aber ebenso strategisch sein. Die Verbreitung kann erfolgen durch:

• Direktversand an identifizierte Anbieter,
• Veröffentlichung auf spezialisierten Portalen wie Global Tenders oder Tender Impulse, die Hunderte von IT-Ausschreibungen aus dem privaten und öffentlichen Sektor zusammenfassen.

Empfang und Auswahl der Angebote

Die Auswahl der Bewerbungen basiert auf einem gewichteten Bewertungsschema, einem Instrument, das jedem Kriterium je nach seiner Bedeutung ein anderes Gewicht zuweist. Diese Methode ermöglicht es, über das reine Preiskriterium hinauszugehen und eine ausgewogene Entscheidung zu treffen. Beispielsweise kann ein Projekt 40% der Endnote für die technische Qualität, 30% für den Preis, 20% für die Methodik und 10% für die Zeitplanung erhalten.

Bei öffentlichen Aufträgen bestätigt die Praxis diesen Trend: Der technische Wert macht im Durchschnitt 60-70% der Gesamtpunktzahl aus, während der Preis 30-40% ausmacht, so eine von Cap’Com im Jahr 2023 veröffentlichte Analyse.

In IT-Ausschreibungen werden technische Kriterien oft noch stärker gewichtet. Datensicherheit, Innovationsfähigkeit oder die Qualität des Supports können stärker gewichtet werden, wenn sie als strategisch für die Nachhaltigkeit des Projekts angesehen werden. Die genaue Gewichtung der einzelnen Kriterien hängt jedoch von den Prioritäten ab, die die Organisation im Vorfeld gesetzt hat.

Zuteilung und Vertragsabschluss

Die Auftragsvergabe und der Vertragsabschluss sind eine entscheidende Phase, die die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Auftragnehmer absichert und die Kontinuität des Projekts gewährleistet. Sobald das Angebot ausgewählt wurde, wird der Vertrag formalisiert. Bei IT-Projekten umfasst er in der Regel:

• Service Level Agreements (SLAs), die ein Dienstleistungsniveau garantieren,
• Wartungs- und Supportklauseln,
• einen Plan für die Entwicklung des Systems.

Wie kann ich auf eine Ausschreibung antworten?

Die Beantwortung einer Ausschreibung erfordert Methodik und eine strukturierte Präsentation der eigenen Kompetenzen. Eine klare und überzeugende Antwort ermöglicht es Ihnen, sich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu differenzieren.

Analyse des Bedarfs und der Machbarkeit

Eine gründliche Analyse im Vorfeld ermöglicht den Aufbau einer realistischen, glaubwürdigen und auf die Erwartungen des Kunden abgestimmten Antwort. Bevor ein Angebot erstellt wird, muss der Dienstleister daher das Lastenheft sorgfältig prüfen und die Durchführbarkeit des Projekts untersuchen. Diese Bewertung umfasst insbesondere folgende Aspekte:

• Technische Kompatibilität: Übereinstimmung mit der bestehenden Infrastruktur und den vorhandenen Werkzeugen,
• die verfügbaren Ressourcen: interne Kompetenzen und Arbeitsbelastung,
• Fristen: Fähigkeit, den geforderten Zeitplan einzuhalten,
• Kosten: Übereinstimmung zwischen dem geplanten Budget und den erforderlichen Mitteln.

Strukturierung der Antwort

Ein strukturiertes Dossier erleichtert den Vergleich zwischen den Anbietern und wertet das Fachwissen des Bewerbers auf. Um dieses Ziel zu erreichen, muss die Antwort auf eine Ausschreibung einer klaren Logik folgen, die sich aus mehreren Elementen zusammensetzt:

• Eine Zusammenfassung, in der das Verständnis des Bedarfs dargelegt wird,
• Ein technischer Vorschlag, der die Architektur und die Methodik detailliert beschreibt,
• Ein transparentes finanzielles Angebot,
• Ein technisches Memorandum, in dem die Erfahrung, die Referenzen und die Zertifizierungen hervorgehoben werden.

Spezifische Auswahlkriterien für IT-Projekte

Die Auswahlkriterien in einer IT-Ausschreibung spiegeln direkt die Prioritäten der Organisationen wider, wenn sie in neue digitale Lösungen investieren: Schutz der Daten, Gewährleistung der Integration mit der bestehenden Infrastruktur, Sicherstellung der Flexibilität des Projekts und Sicherung des langfristigen Betriebs. Diese Erwartungen lassen sich in der Regel in vier Bewertungsbereiche unterteilen:

• Datensicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (RGPD), Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM), Verschlüsselung von Datenströmen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA).
• Interoperabilität: Nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Fähigkeit, mit anderen Anwendungen zu kommunizieren.
• Agilität: Anwendung geeigneter Methoden wie Agile oder DevOps, um sich schnell an die Entwicklungen des Projekts anzupassen.
• Langfristige Unterstützung: Begleitung nach der Einführung, regelmäßige Wartung und Skalierbarkeit der Lösung.

Ausschreibungen im IT-Bereich: Besonderheiten und bewährte Praktiken

IT-Ausschreibungen weisen besondere Merkmale auf. Die Projekte sind oft komplex, strategisch und unterliegen hohen Sicherheitsanforderungen. Einige gute Praktiken können den Erfolg maximieren.

Für eine maßgeschneiderte Unterstützung ab der Erstellung des Lastenhefts, besuchen Sie unser IT-Expertenzentrum.

Fallstricke, die es zu vermeiden gilt

Einige Fehler beeinträchtigen direkt die Qualität der Auswahl und können die Durchführbarkeit eines IT-Projekts gefährden. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• eine zu vage Aufgabenstellung, die zu schwer vergleichbaren Vorschlägen führt,
• unrealistische Fristen, die den Zeitplan und die Glaubwürdigkeit des Projekts schwächen,
• eine Unterbewertung der Kosten, die zu Budgetüberschreitungen führt,
• generische Antworten, die die spezifischen Bedürfnisse, die zum Ausdruck gebracht wurden, nicht berücksichtigen.

Zusammenarbeit mit dem Kunden im Vorfeld

Ein Austausch im Vorfeld, wenn es die Vorschriften erlauben, ist von unschätzbarem Wert. Er ermöglicht es, technische Fragen zu klären und die Prioritäten des Auftraggebers besser zu verstehen. Anbieter, die sich die Zeit nehmen, die richtigen Fragen zu stellen, erhöhen die Relevanz ihrer Vorschläge.

Verwendung von Vorlagen oder Werkzeugen

Die Beantwortung einer Ausschreibung bindet viele Ressourcen: Es müssen Informationen gesammelt, mehrere Teams koordiniert und manchmal enge Fristen eingehalten werden. Um diesen Prozess zu vereinfachen, verlassen sich Unternehmen zunehmend auf Antwortvorlagen und digitale Tools, die jeden Schritt strukturieren und das Risiko von Fehlern reduzieren.

• Antwortvorlagen: Hierbei handelt es sich um gebrauchsfertige Vorlagen (technisches Memorandum, Unternehmenspräsentation, Kundenreferenzen), die von den Teams an jedes Projekt angepasst werden. Diese Vorlagen beschleunigen die Erstellung und gewährleisten eine einheitliche und professionelle Präsentation.
• Inhaltsbibliotheken und Bid-Management-Tools: Plattformen wie Loopio, RFPIO, RFP360 oder Qvidian zentralisieren wiederverwendbare Inhalte (Vorlagen, Zertifizierungen, Projektreferenzen) und bieten Automatisierungsfunktionen, um bestimmte Teile schneller auszufüllen. Sie erleichtern auch die Zusammenarbeit, indem sie technische, kaufmännische und juristische Teams in einem gemeinsamen Raum zusammenführen.
• CRM (Salesforce, HubSpot, Dynamics): Diese auf die Kundenbeziehung ausgerichteten Lösungen helfen, die Chancen von Ausschreibungen zu verfolgen, Kontakte zu zentralisieren und Nachfassaktionen zu planen. Sie bieten einen Überblick über die laufenden Ausschreibungen und helfen bei der Priorisierung von strategischen Angelegenheiten.

Durch die Kombination von Antwortmodellen, Bid Management und CRM können Organisationen ihre Prozesse strukturieren, ihr Know-how kapitalisieren und die Effizienz und Kohärenz ihrer Angebote verbessern, wodurch sie ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Welche Plattformen für die Überwachung von Ausschreibungen?

Eine regelmäßige Beobachtung der Ausschreibungen ermöglicht es, Gelegenheiten zu antizipieren und gezieltere Antworten vorzubereiten. Mehrere Plattformen zentralisieren die Veröffentlichungen und erleichtern diese Überwachung:

• SIMAP (Schweiz): Offizielle Plattform des Bundes, der Kantone und der Gemeinden für die Veröffentlichung von öffentlichen Aufträgen.
• BOAMP und MarchésPublics.gouv (Frankreich): Referenzseiten, um Bekanntmachungen über öffentliche Aufträge einzusehen und individuelle Benachrichtigungen einzurichten.
• TED – Tenders Electronic Daily (Europäische Union): Online-Version des Supplements zum Amtsblatt der Europäischen Union, in dem die Ausschreibungen, die die europäischen Schwellenwerte überschreiten, aufgelistet sind.
• Olmero, Marchés Online und e-marchespublics: private, unternehmensorientierte Plattformen, die nützlich sind, um Ausschreibungen außerhalb der öffentlichen Kanäle zu finden.
• SaaS-Aggregationstools (z.B. Tenderio): Dienste, die mehrere Quellen zusammenführen und parametrisierbare Warnungen nach Sektor, Ort oder Budget anbieten.

Qim info unterstützt Sie bei der Erstellung Ihrer IT-Ausschreibung

Die Erstellung einer IT-Ausschreibung erfordert Genauigkeit und ein genaues Verständnis der technischen Herausforderungen. Qim info unterstützt Organisationen dabei, ihre Bedürfnisse zu klären, ein strukturiertes Lastenheft zu erstellen und geeignete Auswahlkriterien festzulegen. Eine sorgfältige Vorbereitung ermöglicht es, Antworten zu erhalten, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Projekts abgestimmt sind.

Qim info verfügt über Erfahrung in den Bereichen Cloud, Cybersicherheit, Anwendungsentwicklung und Daten und arbeitet an verschiedenen Projekten in der Schweiz und in Frankreich. Jede Begleitung basiert auf einem maßgeschneiderten Ansatz, um den Erfolg des Prozesses und die Kohärenz zwischen den Erwartungen und den erhaltenen Vorschlägen zu gewährleisten.

Bereiten Sie eine IT-Ausschreibung vor? Kontaktieren Sie uns Wir helfen Ihnen gerne weiter, damit Sie Ihr Projekt unter optimalen Bedingungen durchführen können.

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