Gesundheitswesen

Arbeitszeiten nutzen: zuverlässige Berichte und klare Kennzahlen erstellen

In einem Krankenhausumfeld, in dem das Zeitmanagement direkt die Qualität der Pflege und die Effizienz der Teams beeinflusst, fällt es einer Schweizer Gesundheitseinrichtung schwer, die von ihren Mitarbeitenden erfassten Arbeitsstunden zuverlässig auszuwerten. Ohne klare Kennzahlen bleibt die Analyse begrenzt, Entscheidungen verzögern sich und die Anpassung von Projekten an den laufenden Betrieb wird erschwert. Um ihre Daten zu strukturieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren, wendet sich die Organisation an Qim info.

Manuelle Zeiterfassung: ein unvollständiges Bild der Teamaktivitäten

Derzeit erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten manuell in Excel-Dateien. Diese einfache Form der Nachverfolgung erlaubt weder die Erstellung zuverlässiger Kennzahlen noch eine präzise Bewertung der für einzelne Projekte aufgewendeten Zeit. Die Analyse bleibt fragmentarisch, was die Erkennung von Trends, Abweichungen oder Veränderungen in der Zeitverteilung erschwert.

Dieser Mangel an Transparenz behindert die Entscheidungsfindung und erschwert das Ressourcenmanagement. In einem Umfeld, in dem die Arbeitsorganisation die Qualität der Pflege bestimmt, wirkt sich diese Einschränkung auch negativ auf die Fähigkeit aus, Projekte effizient zu steuern.

Reporting der Arbeitszeiten: Klare Kennzahlen aus erfassten Daten ableiten

Die Mitarbeitenden möchten die erfassten Stunden nutzen, um besser zu verstehen, wie sich ihre Zeit auf verschiedene Projekte verteilt. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, müssen die gesammelten Daten strukturiert und in klare Kennzahlen übersetzt werden, die es ermöglichen:

die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit präzise zu messen,
die Entwicklung der Aktivitäten im Zeitverlauf zu verfolgen,
nützliche Trends für die Arbeitsorganisation zu erkennen.

Qim info erkennt schnell, dass es nicht nur darum geht, eine Excel-Datei zu optimieren, sondern eine vollständige Kette zur Verarbeitung, Analyse und Visualisierung von HR-Daten zu entwickeln.

Automatisiertes Reporting: ein strukturierter Ansatz in vier Schritten

Qim info entwickelt eine massgeschneiderte Reporting-Lösung, die in vier zentrale Phasen gegliedert ist:

Datenvorbereitung,
Extraktion, Transformation und Modellierung,
Erstellung von Kennzahlen und Berichten,
Dokumentation des Systems.

Ein Data-Spezialist wird eingesetzt, um das gesamte Projekt in enger Zusammenarbeit mit den internen Teams zu steuern. Seine Expertise gewährleistet die Konsistenz der Datenverarbeitung und die Zuverlässigkeit der erstellten Kennzahlen.

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Excel-Daten strukturieren für automatisiertes Reporting

Die Teams behalten ihr gewohntes Tool zur Dateneingabe bei: Excel. Qim info greift frühzeitig ein, um die Dateien zu strukturieren und sie mit dem Reporting-Prozess kompatibel zu machen. Dieser erste Schritt stellt sicher, dass die Daten in einem automatisierten Rahmen nutzbar sind.

HR-Daten mit SQL Server verarbeiten, um Analysen zu sichern

Die Excel-Dateien werden automatisch in eine Microsoft SQL Server-Datenbank importiert. Dort werden die Daten extrahiert, bereinigt und modelliert, um die Berichte zu speisen. Diese Verarbeitung gewährleistet die Qualität und Struktur der für die Analyse erforderlichen Informationen.

Automatisierte Kennzahlen und interaktive Berichte mit Qlik Sense erstellen

Die aufbereiteten Daten fliessen anschliessend in automatisierte Berichte und dynamische Dashboards, die mit Qlik Sense erstellt wurden. Die Kennzahlen werden bei jeder Änderung der Excel-Dateien automatisch aktualisiert, was eine zuverlässige und kontinuierliche Darstellung der Aktivitäten ermöglicht. Dank dieser visuellen Berichte erhalten die Teams eine klare Übersicht, um Arbeitszeiten zu analysieren, Projektverläufe zu verfolgen und ihre Organisation in Echtzeit anzupassen.

Die Lösung dokumentieren, um Autonomie und Nachhaltigkeit zu sichern

Um die Eigenständigkeit der Teams zu gewährleisten, stellt Qim info eine ausführliche Dokumentation bereit: Aktualisierungsverfahren, Benutzerhandbuch für die Berichte, Best Practices. Dieses Dokument erleichtert die Einführung der Lösung und sichert ihre langfristige Nutzung.

HR-Reporting-Tools: Warum Excel, SQL Server und Qlik Sense wählen

Jedes in diesem Projekt eingesetzte Tool erfüllt einen spezifischen funktionalen Bedarf: einfache Dateneingabe, leistungsstarke Verarbeitung und klare Analyse. Qim info hat diese Technologien aufgrund ihrer Komplementarität, Zuverlässigkeit und ihrer Fähigkeit ausgewählt, sich in einen vollständig automatisierten Prozess zu integrieren, ohne die Gewohnheiten der Nutzer zu stören.

Excel: einfache Erfassung der Arbeitszeiten

Als universelles und bereits von den Teams gut beherrschtes Tool bleibt Excel ein natürlicher Einstiegspunkt für die Erfassung der Arbeitszeiten. Durch die Strukturierung der Dateien und Anpassung ihres Formats verwandelt Qim info diese alltägliche Nutzung in eine zuverlässige Datenquelle, die direkt ausgewertet werden kann.

Microsoft SQL Server: zuverlässige Verarbeitung von HR-Daten

SQL Server zentralisiert die Dateien, steuert die Datenverarbeitung und bereitet die für das Reporting erforderlichen Kennzahlen vor. Seine Robustheit gewährleistet konsistente Berechnungen und die langfristige Stabilität des gesamten Systems.

Qlik Sense: klare Visualisierung und intuitive Analyse

Qlik Sense stellt die aufbereiteten Daten in Form von visuellen und interaktiven Dashboards dar. Die Nutzer können die Kennzahlen einfach abrufen, ohne technische Vorkenntnisse zu benötigen – das fördert die Akzeptanz und vereinfacht die Analyse auf allen Ebenen der Organisation.

Erzielte Ergebnisse: zuverlässige Daten, vereinfachtes Reporting

In nur 25 Tagen setzt Qim info eine vollständige Lösung um, die es der Organisation ermöglicht:

die erfassten Daten in einer strukturierten Datenbank zu zentralisieren,
die Auswertung der aufgezeichneten Arbeitsstunden zu automatisieren,
aktualisierte Berichte ganz ohne manuelle Eingriffe zu erstellen,
klare Kennzahlen zu visualisieren, um Projekte im Zeitverlauf besser zu verfolgen.

Der Zugriff auf die Berichte ist vereinfacht, die Informationen sind zuverlässig, und das gesamte System fügt sich nahtlos in die Arbeitsweise der Teams ein.

Qim info Expertise: BI-Begleitung und Wertschöpfung aus HR-Daten

Die Abteilung Data & Innovation von Qim info unterstützt Organisationen bei der Einführung von BI-Lösungen (Business Intelligence), indem sie robuste Datenumgebungen entwickelt, die auf die geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind. Mit Teams in Genf, Lausanne, Zürich, Basel, Annecy und Lyon arbeiten wir lokal oder remote, um automatisierte Reporting-Systeme zu konzipieren, die zuverlässige Kennzahlen liefern und die Entscheidungsfindung erleichtern.

Über die technische Umsetzung hinaus verfolgt jedes Projekt das Ziel, die Teams zu befähigen, die operative Analyse zu vereinfachen und eine nachhaltige Nutzung der HR-Daten zu etablieren.

Möchten Sie Ihre Berichte automatisieren, Ihre Daten strukturieren oder mehr Transparenz über Ihre Aktivitäten gewinnen? Kontaktieren Sie unsere Expert:innen, um gemeinsam eine massgeschneiderte Lösung zu entwickeln.