Education

Modernisierung eines IT-Servicekatalogs mit SharePoint: ein erfolgreiches Projekt für Qim info

Lesbarkeit verbessern, interne Tools modernisieren und die Servicesuche erleichtern – das ist das Ziel einer Schweizer Bildungseinrichtung, die mit einem veralteten IT-Katalog konfrontiert ist. Um diese Herausforderung zu meistern, holt sich die Organisation die Unterstützung von Qim info. In nur 57 Tagen entwickeln und implementieren zwei Architekten eine zentrale Lösung auf SharePoint Online, die den Zugang zu IT-Diensten vereinfacht und deren Sichtbarkeit erhöht.

IT-Servicekatalog: Grenzen einer veralteten Lösung

Die Einrichtung nutzt einen IT-Servicekatalog, der zunehmend schwer zu bedienen ist. Die Beschreibungen sind uneinheitlich, was die Identifikation verfügbarer Services erschwert. Die Navigation ist wenig intuitiv, und die Gesamtstruktur des Portals bleibt unklar.

Zudem sind die Informationen auf mehrere Tools verteilt: Confluence für die Dokumentation, KACE für das Ticketmanagement und ein internes Intranet für weitere Inhalte. Diese Fragmentierung führt zu Doppelungen, verlängerten Suchzeiten und erschwerten Abläufen für die Nutzer, die sich mit dem bestehenden Katalog kaum zurechtfinden. Die Sichtbarkeit der IT-Dienste leidet darunter – eine umfassende Neugestaltung wird unumgänglich.

Neugestaltung eines IT-Servicekatalogs mit SharePoint Online: Ziele und Herausforderungen

Die Einrichtung beauftragt Qim info mit der vollständigen Neugestaltung ihres IT-Servicekatalogs. Ziel ist es, die Informationen in einem einzigen Portal zu zentralisieren – lesbarer, zugänglicher und einfacher zu verwalten. Die Wahl fällt auf Microsoft SharePoint Online, eine geeignete Lösung zur Erstellung eines zentralisierten, skalierbaren und benutzerfreundlichen Portals.

Die neue Lösung soll ermöglichen:

alle IT-Inhalte in einem einzigen Bereich zu bündeln,
eine moderne, übersichtliche und geräteübergreifend nutzbare Oberfläche bereitzustellen,
die Suche durch eine leistungsstarke Engine und effektive Filter zu erleichtern,
die Services nach verständlichen Geschäftslogiken zu organisieren,
die Inhaltsverwaltung und regelmäßige Aktualisierungen zu vereinfachen.

Bereitstellung eines SharePoint-Portals: Phasen des IT-Projekts

Zwei Qim info-Architekten arbeiten über einen Zeitraum von 57 Tagen an der Konzeption, Strukturierung und Inbetriebnahme des neuen Portals. Das Projekt ist in drei methodische Phasen gegliedert, die darauf ausgelegt sind, die Kohärenz und Nachhaltigkeit der Lösung zu gewährleisten.

Definition der Architektur des IT-Servicekatalogs

Die erste Phase besteht darin, die Architektur des zukünftigen Katalogs festzulegen. Das Team analysiert die Bedürfnisse der Nutzer sowie die funktionalen Anforderungen, um eine relevante und nachhaltige Struktur zu entwickeln.

Die gesamte Struktur wird neu gedacht: Die Services werden in sinnvolle Kategorien gegliedert, mit nützlichen Metadaten angereichert und klar hierarchisiert. Diese Strukturierung zielt darauf ab:

die Navigation im Katalog zu erleichtern,
die inhaltliche Kohärenz zu stärken,
die Suche durch dynamische Kriterien zu vereinfachen.

Erstellung eines IT-Portals mit Microsoft SharePoint Online

Nach der Validierung der Architektur beginnen die Qim info-Architekten mit dem Aufbau des neuen SharePoint Online-Portals gemäß den festgelegten Spezifikationen. Der Katalog ersetzt schrittweise die bestehenden Tools und wird zum zentralen Einstiegspunkt für alle IT-Dienste.

Die Benutzeroberfläche ist auf eine einfache und effiziente Navigation ausgelegt und bietet mehrere zentrale Funktionen:

eine integrierte Suchmaschine,
Filter nach Servicetyp oder Tätigkeitsbereich,
standardisierte Informationsseiten für jeden Service.

Dank dieses Ansatzes finden die Nutzer die gewünschten Informationen schnell, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln oder unnötige Klicks machen zu müssen.

Migration des IT-Katalogs und technischer Support

Die letzte Projektphase betrifft die Inbetriebnahme des neuen Portals. Die Lösung wird in die endgültige Umgebung migriert, wobei besonderes Augenmerk auf die Sicherstellung der Dienstkontinuität gelegt wird.

Qim info stellt Support auf Level 3 bereit, um die internen Teams bei der Einführung des Tools zu begleiten, mögliche Störungen zu beheben und die technische Stabilität der Plattform langfristig zu gewährleisten.

Zentralisierter IT-Katalog: erhöhte Sichtbarkeit und Nutzung

In weniger als zwei Monaten führt das Projekt zur Veröffentlichung eines neuen IT-Servicekatalogs – zentralisiert, benutzerfreundlich und vollständig in Microsoft 365 integriert.

Bereits ab dem Produktionsstart verzeichnet die Einrichtung mehrere konkrete Vorteile:

vereinfachter Zugang zu allen Services über ein einziges SharePoint Online-Portal,
bessere Lesbarkeit dank standardisierter Inhalte,
erleichterte Suche durch überarbeitete Struktur und effektive Filter,
eine moderne, intuitive und für alle Nutzerprofile einfach zu bedienende Oberfläche.

Das Portal etabliert sich als zentrales Arbeitsinstrument im Alltag und wird von den pädagogischen, administrativen und technischen Teams der Einrichtung angenommen.

Warum SharePoint Online zur Strukturierung eines IT-Katalogs wählen?

Microsoft SharePoint Online bietet eine besonders geeignete Lösung zur Zentralisierung, Strukturierung und Aufwertung der IT-Dienste einer Organisation. In Microsoft 365 integriert, stellt es eine konsistente, sichere Umgebung bereit, die sich flexibel an die Bedürfnisse der Einrichtung anpassen lässt.

Nützliche SharePoint-Funktionen für einen IT-Servicekatalog

SharePoint Online vereint mehrere essenzielle Funktionen für die effiziente Verwaltung eines IT-Servicekatalogs:

native Integration in bestehende Kollaborationstools,
Anpassung an geschäftliche Anforderungen durch eine individuell gestaltbare Oberfläche,
vereinfachter Informationszugang dank leistungsstarker Filter und einer fortschrittlichen Suchmaschine,
sichere Verbindungen von jedem Endgerät aus.

SharePoint Online vs. Confluence und KACE: welche Lösung zur Zentralisierung von IT-Diensten?

Confluence und KACE erfüllen spezifische Anforderungen, stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es darum geht, einen umfassenden IT-Servicekatalog zu strukturieren.

Confluence eignet sich gut für Dokumentation und Zusammenarbeit, bietet jedoch weder eine klare geschäftslogische Struktur noch eine serviceorientierte Organisation. Die fehlende native Integration in Microsoft 365 kann zudem zu Informationssilos führen.

KACE, konzipiert für Ticket- und Asset-Management, bleibt stark abgegrenzt. Es unterstützt weder die Zentralisierung vielfältiger Inhalte (Servicebeschreibungen, Leitfäden, Verfahren) noch eine benutzerfreundliche Navigation für den täglichen Gebrauch.

Im Gegensatz dazu bietet SharePoint Online eine einheitliche Umgebung, die für ein bereichsübergreifendes und skalierbares IT-Portal konzipiert ist. Es ermöglicht die Zentralisierung von:

standardisierten Servicebeschreibungen,
geschäftsrelevanten Inhalten (Dokumentation, Formulare, Workflows),
einer leistungsstarken Suchmaschine mit dynamischen Filtern,
einer modernen, flüssigen Oberfläche, die in Microsoft 365 integriert ist.

Erfahren Sie, wie Qim info eine kollaborative Umgebung für eine Schweizer öffentliche Einrichtung mit SharePoint abgesichert hat.

Qim info: IT-Partner für Microsoft 365-Projekte

Dieses Projekt zeigt die Fähigkeit von Qim info, digitale Lösungen zu entwickeln, die auf geschäftliche Herausforderungen zugeschnitten sind – mit technischer Expertise und einem tiefen Verständnis für spezifische Anforderungen.

Mit über 600 Mitarbeitenden in der Schweiz und in Frankreich begleitet Qim info Unternehmen und öffentliche Institutionen in allen Phasen ihrer Projekte: von der Planung über Architektur, Entwicklung und Migration bis hin zum Support. Als Spezialist für Microsoft-Umgebungen setzt Qim info engagierte, präzise und praxisnahe Teams ein, um greifbare Ergebnisse zu liefern – abgestimmt auf die Ziele in Bezug auf Leistung, Klarheit und Effizienz.

Sprechen Sie mit unseren Expertinnen und Experten, um Ihre IT-Herausforderungen zu besprechen und die passenden Hebel für die digitale Transformation Ihrer Organisation zu identifizieren.