Wie integriert man eine PowerApps-Anwendung in ein Power BI-Dashboard?

Unternehmen verfügen heute über riesige Datenmengen, die aus einer Vielzahl von Quellen stammen. Power BI und PowerApps sind zwei wichtige Werkzeuge, um diese Informationen in Handlungsmöglichkeiten umzuwandeln.

• Power BI ermöglicht die Auswertung und Visualisierung von Daten durch interaktive Dashboards, die die Entscheidungsfindung erleichtern.
• PowerApps vereinfacht die schnelle Erstellung von Geschäftsanwendungen, die an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden können.
• Die Integration der beiden Lösungen stellt die Daten in den Mittelpunkt der Geschäftsprozesse: Die Mitarbeiter können einen Bericht einsehen, in Echtzeit mit den Daten agieren und ihre Arbeitsabläufe automatisieren, ohne ihr Dashboard zu verlassen.

Diese Synergie zwischen Analyse und Aktion stärkt sowohl die analytische Leistung als auch die operative Effizienz.

Lassen Sie uns nun herausfinden, wie Sie diese Integration erfolgreich durchführen und das Beste aus Ihren digitalen Projekten herausholen können.

Was sind PowerApps und Power BI?

Power BI ist die von Microsoft entwickelte Business Intelligence-Lösung. Sie verbindet eine breite Palette von Datenquellen – strukturierte Dateien (CSV, Excel), relationale Datenbanken, ERP- oder CRM-Systeme, Cloud-Dienste – um interaktive Berichte zu erstellen. Diese Visualisierungen helfen den Teams, die Leistung zu überwachen, Trends zu erkennen und ihre Aktivitäten präzise zu steuern. Power BI ist das bevorzugte Werkzeug von Datenanalysten (lesen Sie hier die Beschreibung des Berufsbildes des Datenanalysten) und ermöglicht es ihnen, Daten tiefgründig zu untersuchen und die gewonnenen Erkenntnisse in Entscheidungshilfen umzuwandeln.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte unseren Artikel: Power BI Dashboard: Unsere besten Tipps.

PowerApps ist dieLow-Code-Entwicklungswerkstatt der Power Platform. Es bietet eine visuelle und intuitive Umgebung, die es ermöglicht, maßgeschneiderte Geschäftsanwendungen zu erstellen, ohne dass eine umfangreiche Entwicklung erforderlich ist. Diese Anwendungen können verschiedene Formen annehmen: mobile oder webbasierte Anwendungen für Mitarbeiter, prozessorientierte Lösungen auf der Grundlage von Dataverse oder auch offene Portale für Kunden und Partner. Sie erfüllen die unterschiedlichsten Anforderungen, von der Sammlung von Informationen vor Ort bis zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, der Aktualisierung von Datenbanken oder der externen Zusammenarbeit.

Durch die Integration von PowerApps direkt in Power BI bieten Organisationen ihren Nutzern eine umfassende Erfahrung: Daten analysieren, sofort handeln und in Echtzeit die Auswirkungen von Entscheidungen auf strategische Indikatoren sehen.

Für einen umfassenden Überblick über das Ökosystem lesen Sie bitte unseren Artikel: Was ist die Microsoft Power Platform?

Warum sollte ich PowerApps in Power BI einfügen?

Die Integration einer PowerApps-Anwendung in ein Power BI-Dashboard verändert dieBenutzererfahrung und steigert die Produktivität von Teams, indem eine direkte Verbindung zwischen Analyse und Aktion geschaffen wird.

Verbesserung der Interaktion mit Power BI-Daten

Die Integration von PowerApps verwandelt das Dashboard in einen interaktiven Raum, in dem der Benutzer seine Indikatoren analysiert, mit ihnen interagiert und Entscheidungen direkt im Tool trifft.

So können z.B. Verkaufsteams einen Rabatt anhand von Verkaufsdaten validieren, Personalmanager eine Anfrage genehmigen, ohne ihren Bericht zu verlassen, und technische Manager eine Wartungsrückmeldung protokollieren, indem sie sofort die Auswirkungen auf die Verfügbarkeitsindikatoren sehen. In jedem Szenario dienen die Daten als Auslöser für eine konkrete Aktion und fließen natürlich in den Entscheidungsfluss ein.

Daten in Echtzeit aktualisieren

Jede Eingabe, die über PowerApps gemacht wird, wird sofort in der angeschlossenen Datenbank gespeichert. Power BI aktualisiert dann die Visualisierungen entsprechend. Dadurch wird sichergestellt, dass die von den Teams verwendeten Berichte immer auf den aktuellsten Informationen basieren.

Ausführen von Geschäftsabläufen, ohne Power BI zu verlassen

Die Integration ermöglicht auch das Auslösen von automatisierten Prozessen. Dank der PowerApps-Konnektoren und der Interoperabilität mit Power Automate wird ein Power BI-Dashboard zum zentralen Einstiegspunkt für die Auslösung von Geschäftsabläufen. Benutzer eröffnen ein Support-Ticket, senden eine Teams-Nachricht oder starten einen hierarchischen Freigabeprozess, ohne ihren Bericht zu verlassen. Diese Kontinuität reduziert die Brüche zwischen den Tools und beschleunigt die Ausführung von operativen Aufgaben.

Voraussetzungen für die Integration von PowerApps in Power BI

Bevor Sie eine PowerApps-Anwendung in Power BI implementieren, ist es wichtig, die technische und organisatorische Umgebung vorzubereiten.

Erforderliche Lizenzen und Genehmigungen

Microsoft bietet verschiedene Lizenzmodelle für Power BI an, die für unterschiedliche Zwecke geeignet sind:

• Power BI Kostenlos: für den individuellen Gebrauch, ohne die Möglichkeit der Weitergabe.
• Power BI Pro: für die Zusammenarbeit, die gemeinsame Nutzung von Berichten und die regelmäßige Aktualisierung von Daten.
• Power BI Premium: für Organisationen mit großen Datenmengen und fortgeschrittenen Anforderungen.
• Power BI Embedded: für Herausgeber, die Power BI-Berichte in ihre eigenen Anwendungen integrieren.

Für den Zugriff auf Dataverse und die Premium-Konnektoren (SQL Server, Salesforce, ServiceNow) ist jedoch eine spezielle Erweiterung erforderlich.

Eine erfolgreiche Integration hängt auch von einer rigorosen Verwaltung der Berechtigungen ab. Rollen – Leser, Mitwirkende, Administrator – stellen sicher, dass jeder Benutzer den Zugang erhält, der für seine Zwecke geeignet ist. Schließlich zentralisiert das Azure Active Directory (Entra ID) die Identitäten und wendet Sicherheitsregeln wie Multi-Faktor-Authentifizierung oder Zugangskontrolle an.

Eine vorherige Analyse der geschäftlichen und technischen Anforderungen bleibt entscheidend, um Lizenzen zu kombinieren, Zugriffsrechte zu definieren und eine sichere und konforme Umgebung aufzubauen.

Kompatible Konnektoren und Datenquellen

PowerApps bietet mehr als 750 Konnektoren für die Interaktion mit Anwendungen und Diensten von Drittanbietern. Bei der Integration mit Power BI sind einige Konnektoren von besonderer Bedeutung:

• Microsoft Dataverse: zentrale, relationale und sichere Speicherung mit erweiterter Verwaltung von Zugriffsrechten.
• Azure SQL Database: Eine leistungsfähige und skalierbare Datenbank, die für große Mengen und komplexe analytische Szenarien geeignet ist.
• SharePoint und OneDrive: Kollaborationslösungen, die weithin zur Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Unternehmensdateien verwendet werden.
• SAP und Salesforce: führende ERP- und CRM-Systeme, die für die Verbindung von Power BI mit strategischen Geschäftsprozessen unerlässlich sind.

Die Verwendung von robusten Quellen wie Dataverse oder SQL garantiert eine stabile Leistung und erleichtert die Delegation von Abfragen, ein wichtiger Mechanismus für die effiziente Handhabung großer Datenmengen.

PowerApps für die Integration in Power BI konfigurieren

Die Vorbereitung einer PowerApps-Anwendung für die Integration in Power BI umfasst mehrere Schritte: Definition der Felder, die an die Anwendung gesendet werden, Einstellung der Empfangsvariablen, Entwurf einer ergonomischen Benutzeroberfläche und Bereitstellung geeigneter Sicherheitsregeln. Diese Schritte sorgen für eine reibungslose Benutzererfahrung und die Einhaltung der Data Governance.

Schritte zum Hinzufügen von PowerApps zu einem Power BI-Bericht

Sobald die Umgebung bereit ist, folgt die Integration einem klaren Prozess.

Schritt 1: Hinzufügen des PowerApps-Visuals in Power BI

In Power BI Desktop müssen Sie das PowerApps-Visual aus AppSource, der Komponentenbibliothek, aktivieren. Das Bildmaterial dient als Brücke zwischen dem Power BI Dataset und der PowerApps Anwendung. Sobald es in den Bericht eingefügt ist, ermöglicht es die Auswahl der Felder, die an die Anwendung weitergeleitet werden sollen, und bereitet so die Verbindung zwischen Analyse und Aktion vor.

Schritt 2: Eine bestehende Anwendung auswählen oder eine neue erstellen

Der Nutzer hat zwei Möglichkeiten:

• Verbindung einer bereits eingesetzten und mit einer Datenbank verknüpften PowerApps-Anwendung, wodurch ein bereits funktionierendes Werkzeug wiederverwendet werden kann,

1. Oder eine neue Anwendung direkt aus Power BI generieren. In diesem Fall bietet PowerApps eine vorkonfigurierte Leinwand, die bereits mit dem ausgewählten Dataset verbunden ist. Der Benutzer kann dann die Schnittstelle anpassen, die Kontrollen definieren und die Geschäftslogik nach Bedarf anpassen.

Schritt 3: Power BI-Daten mit PowerApps verbinden und verknüpfen

Die in Power BI ausgewählten Felder werden als Dataset an PowerApps übertragen. Diese Daten können in Formulare, Dropdown-Listen oder interaktive Tabellen in der Anwendung eingefügt werden. Der Benutzer kann dann Geschäftsaktionen wie die Aktualisierung eines Datensatzes, die Validierung einer Transaktion oder die Eingabe eines neuen Formulars durchführen, indem er die Daten aus dem Power BI-Bericht direkt verwendet.

Um den Prozess konkret zu veranschaulichen, nehmen wir ein einfaches Beispiel für eine Einstellung :

• Power BI Bericht: Eine Liste von Aufgaben, die die Felder Aufgaben-ID, Aufgaben-Name und Status enthält.
• Feldauswahl: In Power BI wählen Sie die Integration von Aufgaben-ID und Status in die PowerApps-Anwendung.
• Automatische Erstellung: PowerApps erstellt dann ein Formular mit diesen Feldern, das Sie verwenden können.
• Aktion hinzufügen: Über die Schaltfläche Aktualisieren können Sie den Status der ausgewählten Aufgabe ändern.

Ergebnis: Wenn der Benutzer in Power BI auf eine Aufgabe klickt, kann er sofort ihren Status in PowerApps ändern und die Aktualisierung in Echtzeit im Dashboard sehen.

Schritt 4: Testen, Anpassen und Veröffentlichen des Berichts

Vor der Veröffentlichung ist es wichtig, den gesamten Prozess zu testen. Dies beinhaltet die Überprüfung der Datenkonsistenz zwischen Power BI und PowerApps, die Übereinstimmung des Zugriffs mit den Benutzerrollen und die reibungslose Erfahrung, um Latenzen zu vermeiden. Sobald diese Validierungen abgeschlossen sind, kann der Bericht im Power BI Service veröffentlicht werden. Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Freigabeoptionen so konfigurieren, dass nur berechtigte Personen auf den angereicherten Bericht in der Anwendung zugreifen können.

Zu implementierende beste Praktiken

Die PowerApps-Power BI-Integration entfaltet ihr volles Potenzial, wenn klare Regeln für Governance, Leistung und Dokumentation durchgesetzt werden.

Sichere Integration und Verwaltung des Zugangs

Die Verwaltung von Identitäten und Berechtigungen ist ein zentrales Thema bei der Einführung der Power Platform. Um Risiken zu minimieren und dauerhaftes Vertrauen aufzubauen, müssen Organisationen eine strukturierte Strategie verfolgen, die eine Trennung der Umgebungen, Datenschutzrichtlinien und eine verbesserte Rückverfolgbarkeit kombiniert.

Konkret bedeutet dies mehrere wesentliche Aktionen:

• Definieren Sie separate Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion,
• Durchsetzung von Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP), um autorisierte Konnektoren zu kontrollieren und das Risiko von Datenlecks zu begrenzen,
• Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung und zentralisieren Sie den Zugriff über Azure Active Directory,
• Einführung einer vollständigen Protokollierung, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Diese Praktiken reduzieren das Risiko von Schwachstellen und stärken das Vertrauen in die Power Platform-Umgebung.

Eine konkrete Anwendung finden Sie in unserer Fallstudie: Governance der Power Platform in der Schweiz: Strukturierung von Low-Code-Projekten in Unternehmen.

Optimierung der Leistung und Reaktionsfähigkeit

Ein Bericht, der mit einer integrierten Anwendung angereichert ist, muss auch bei steigenden Datenmengen flüssig und leistungsfähig bleiben. Um dies zu erreichen, sollten mehrere technische Praktiken angewendet werden:

• DirectQuery: Dieser Modus fragt die Datenquelle direkt in Echtzeit ab. Er stellt sicher, dass die Nutzer immer mit aktuellen Informationen arbeiten, setzt aber voraus, dass die zugrunde liegende Datenbank für die Last ausgelegt ist.
• Dataflows: Dataflows reduzieren die Rechenlast von Power BI und PowerApps, indem sie die Daten im Vorfeld aufbereiten und bereinigen. Sie erleichtern auch die gemeinsame Nutzung von Datensätzen über mehrere Berichte hinweg.
• Gezielte Spaltenauswahl: Die Beschränkung der übermittelten Felder auf diejenigen, die wirklich benötigt werden, verhindert unnötige Überfrachtung der Abfragen und verbessert die Reaktionsfähigkeit.
• Performance Analyzer: Dieses in Power BI integrierte Tool identifiziert Engpässe bei der Ausführung von Visualisierungen und ermöglicht die Anpassung von Berichten, um diese schneller zu rendern.

Durch die Kombination dieser Praktiken können Organisationen eine reibungslose und zuverlässige Benutzererfahrung gewährleisten und gleichzeitig die Nutzung technischer Ressourcen optimieren.

In einem Power BI-Bericht , der mit einer integrierten PowerApps-Anwendung angereichert ist, wird die Liste der Aufträge direkt im Dashboard angezeigt, während die Anwendung es ermöglicht, den Status des ausgewählten Elements im Kontext zu ändern.

Zu Beginn war die Leistung durch mehrere Faktoren eingeschränkt:

• Ein zu großes Datenmodell, das viele ungenutzte Spalten enthält.
• Wiederholte Umwandlungen in jedem Bericht, anstatt zentralisiert zu werden, was zu schwerfälligeren Abfragen als nötig führte.

Die Optimierung basierte auf mehreren gezielten Maßnahmen:

• Reduzierung des Modells, indem nur die unbedingt notwendigen Spalten beibehalten werden.
• Outsourcing der Datenvorbereitung in einen gemeinsamen Datenfluss, um die Berichtslast zu verringern.
• Aktivierung des DirectQuery-Modus für die Transaktionstabelle der Bestellungen, kombiniert mit einer zeitlichen Filterung nach den letzten 30 Tagen, um die Menge der in Echtzeit abgefragten Daten zu begrenzen.

Dank dieser Anpassungen werden die Bilder jetzt viel schneller geladen und Aktualisierungen in der Anwendung werden fast sofort durchgeführt.

Grenzen der Integration von PowerApps – Power BI und Lösungen

Um die PowerApps-Power BI-Integration voll auszunutzen, müssen einige technische und organisatorische Einschränkungen berücksichtigt werden. Die häufigsten sind :

• Die Datenmengen : PowerApps verarbeitet mittlere Datenmengen effizient, aber sehr große Datenmengen können die Leistung beeinträchtigen. Um ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten, wird empfohlen, die Integration auf Dataverse oder Azure SQL zu stützen, die erweiterte Fähigkeiten und eine bessere Stabilität bieten.
• Premium-Konnektoren: Kritische Dienste wie Salesforce, SAP oder SQL Server erfordern spezielle Lizenzen. Eine Budgetplanung und ein zentralisiertes Lizenzmanagement helfen, die Kosten zu optimieren und den Zugang zu den kritischen Konnektoren zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine zu komplexe oder überladene Anwendung kann die Anzeige von Berichten verlangsamen. Gezielte Anwendungen, die sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, sorgen für einen reibungsloseren Ablauf und eine schnellere Akzeptanz.

Neben diesen drei Hauptpunkten gibt es noch weitere Faktoren, die den Erfolg des Projekts beeinflussen: die Qualität des Netzwerks (Latenz, Bandbreite), die Verwaltung der Umgebungen (Sicherheit, DLP-Richtlinien) und die langfristige Wartung.

Für alle diese Grenzen gibt es bewährte technische und organisatorische Lösungen. Es kommt darauf an, sie bereits in der Entwurfsphase zu antizipieren, um eine leistungsfähige, sichere und entwicklungsfähige Integration aufzubauen.

Wie hilft Ihnen Qim info bei der Integration einer PowerApps-Anwendung in Power BI?

Bei Qim info unterstützen wir Organisationen bei der Integration von PowerApps und Power BI, um ihre Daten in Werkzeuge umzuwandeln, die direkt von den Geschäftsbereichen genutzt werden können. Unsere Mitarbeiter kombinieren technisches Fachwissen mit dem Verständnis der betrieblichen Herausforderungen, um zuverlässige Umgebungen zu entwerfen, in denen Analyse und Aktion in einem einzigen Dashboard zusammengefasst werden.

Wir begleiten die Teams bei der Definition geeigneter Architekturen, der Sicherung der Datenströme, der Optimierung der Leistung und der Einführung solider Governance-Praktiken. Diese Unterstützung ermöglicht es den Unternehmen, nachhaltige und skalierbare Lösungen zu implementieren, die perfekt auf ihre strategischen Ziele abgestimmt sind.

Mit mehr als 600 Mitarbeitern in Genf, Lausanne, Zürich, Basel, Annecy und Lyon mobilisiert Qim info seine Experten, um maßgeschneiderte Projekte zu entwerfen, die Innovation und Effizienz kombinieren.

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