Was versteht man unter „Workspace Sprawl“?
Der Begriff „Workspace Sprawl“ bezeichnet die unkontrollierte Ausbreitung von Power BI-Arbeitsbereichen innerhalb einer Organisation.
Jede neue Initiative, jedes neue Projekt und jedes neue Team richtet „seinen“ Arbeitsbereich ein – oft ohne Namenskonventionen, ohne eindeutig festgelegten Verantwortlichen und ohne Bereinigungsprozess, wenn das Projekt endet oder das Team umstrukturiert wird.
Dieses Phänomen hat in der IT-Literatur einen Namen (in Anlehnung an den „Server-Sprawl“ oder den „SaaS-Sprawl“, die bei anderen Tool-Kategorien beobachtet werden), da es einem sehr ähnlichen Wachstumsmuster folgt.
Wie entsteht dieses Phänomen?
Power BI wurde als Self-Service-Lösung konzipiert: In vielen Unternehmen kann eine große Anzahl von Benutzern innerhalb weniger Sekunden einen Arbeitsbereich erstellen, ohne dass zuvor eine Freigabe durch einen Administrator erforderlich ist.
Diese Einfachheit, die eine wesentliche Triebkraft für die rasche Einführung des Tools in Unternehmen darstellt, wird zu einem Governance-Problem, sobald das Unternehmen mehr als einige Dutzend aktive Nutzer und mehrere Fachbereiche umfasst.
Die sichtbaren Symptome
- Dutzende, ja sogar Hunderte von Arbeitsbereichen, von denen ein erheblicher Anteil (bei unseren Kunden oft 20 bis 40 %) keinen identifizierbaren aktiven Eigentümer mehr im Unternehmen hat.
- Wenig aussagekräftige Namen für Arbeitsbereiche („Test“, „Kopie von…“, „Projekt 2023“, „Sandbox JM“), die eine effiziente Suche nach Namen unmöglich machen.
- Mehrere Arbeitsbereiche mit nahezu identischen Berichten, die unabhängig voneinander von verschiedenen Teams erstellt wurden, denen die Existenz der früheren Versionen nicht bekannt war.
- Steigende Verarbeitungskosten im Zusammenhang mit der Aktualisierung aller gesammelten Artefakte: Auslastung der Fabric- oder Premium-Kapazitäten, erhöhter Ressourcenverbrauch auf den beanspruchten Datenplattformen (Snowflake, Databricks usw.).
- Arbeitsbereiche, die für einen einmaligen Bedarf (ein Projekt, ein Audit, ein POC) angelegt und nach Wegfall dieses Bedarfs nie archiviert wurden.
Warum handelt es sich hierbei um ein Problem der Regierungsführung und nicht nur um eine Frage der Ordnung?
Über den rein ästhetischen oder organisatorischen Aspekt hinaus erschwert die Ausbreitung von Arbeitsflächen unmittelbar drei entscheidende Aspekte.
Sicherheit
Es ist unmöglich zu ermitteln, wer Zugriff auf welche Daten hat, ohne jeden Arbeitsbereich einzeln zu überprüfen. Dieses Problem wird in unserem Artikel über die Power BI-Zugriffsprüfung ausführlich behandelt. Je mehr Arbeitsbereiche es gibt, desto größer wird die potenzielle Angriffsfläche, und desto mehr vergessene Zugriffsrechte sammeln sich unbemerkt an.
Die Datenqualität
Die zunehmende Vielfalt an Informationsquellen führt zwangsläufig zu Unstimmigkeiten zwischen den Berichten – ein Phänomen, das in unserem Artikel über Anzeichen für einen Verlust der Regierungsführung angesprochen wird.
Die Kosten
Jeder Workspace, in dem aktive Artefakte gehostet werden, verursacht Kosten, unabhängig davon, ob diese Artefakte tatsächlich genutzt werden oder nicht.
Da sind zum einen die geplanten Aktualisierungen und Datenverarbeitungsvorgänge, die niemandem mehr von Nutzen sind – sei es auf einer Fabric- oder Premium-Kapazität, aber auch auf Datenplattformen, die bei jeder Ausführung beansprucht werden (Snowflake, Databricks oder jedes nutzungsabhängig abgerechnete Data Warehouse).
Vor allem sind da die personellen Kosten: die Zeit, die für die Umgestaltung, Änderung oder Fehlerbehebung von Berichten und Modellen aufgewendet wird, deren Nutzen nicht mehr erwiesen ist. Bei einer festen Kapazität führen diese unnötigen Verarbeitungsschritte zwar nicht unmittelbar zu höheren Kosten, doch auf Dauer führen sie zu einer Überlastung der Kapazität und machen einen Wechsel auf eine höhere Stufe erforderlich.
Eine 4-Stufen-Methode, um wieder die Kontrolle zu erlangen
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Erstellen Sie eine vollständige und aktuelle Bestandsaufnahme aller Arbeitsbereiche mit Angabe des angegebenen Eigentümers, des Erstellungsdatums, der letzten Aktivität und der Anzahl der darin enthaltenen Artefakte. Diese Bestandsaufnahme ist eine unverzichtbare Voraussetzung (die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in unserem Artikel zur Power BI-Bestandsaufnahme).
Schritt 2: Duplikate und inaktive Arbeitsbereiche identifizieren
Durch den Abgleich des Bestands mit den tatsächlichen Nutzungsdaten (und nicht nur mit dem Erstellungsdatum) lassen sich aktive und legitime Arbeitsbereiche von inaktiven Umgebungen unterscheiden, auf die seit mehreren Monaten nicht mehr zugegriffen wurde. Funktionale Duplikate (mehrere Arbeitsbereiche, die einem ähnlichen Bedarf dienen) lassen sich durch den Vergleich der Berichtsnamen und der zwischen den Arbeitsbereichen verwendeten Datenquellen identifizieren.
Schritt 3: Festlegung einer Richtlinie zur Namensgebung und zum Lebenszyklus
Eine einfache, aber konsequent umgesetzte Richtlinie verändert den Verlauf der Zersiedelung grundlegend: Wer darf einen Arbeitsbereich anlegen (mit oder ohne Freigabe durch einen Administrator), welche Namenskonvention soll gelten (beispielsweise Präfixe nach Abteilungen) und vor allem, welcher Archivierungsprozess soll nach einer festgelegten Inaktivitätsdauer (beispielsweise 90 Tage ohne Aufruf oder Änderung) automatisch ausgelöst werden.
Schritt 4: Einrichtung einer kontinuierlichen Überwachung
Eine einmalige umfassende Bereinigung, so gründlich sie auch sein mag, verliert innerhalb weniger Monate ihre Wirksamkeit, wenn anschließend keine kontinuierliche Überwachung eingerichtet wird. Das Problem der Workspace-Ausbreitung lässt sich niemals endgültig durch eine einmalige Maßnahme lösen: Es handelt sich um ein fortlaufendes Phänomen, das ständige Wachsamkeit erfordert, mit Warnmeldungen, sobald ein neuer Workspace erstellt wird oder ein potenzielles Duplikat auftritt.
Zahlenangabe
Bei unseren Kunden, die eine Rationalisierung ihrer Power BI-Arbeitsbereiche durchgeführt haben, stellt sich häufig heraus, dass 30 bis 40 % der bestehenden Arbeitsbereiche seit mehr als sechs Monaten nicht mehr aufgerufen wurden: Ein Volumen, das oft ein erhebliches Kosteneinsparpotenzial birgt.
Häufig gestellte Fragen
Sollte es den Nutzern untersagt werden, frei Arbeitsbereiche anzulegen?
Dies wird im Allgemeinen nicht empfohlen: Es bremst die Akzeptanz und die Flexibilität, die die Stärken von Power BI ausmachen. Ein effektiverer Ansatz besteht darin, die Erstellung frei zu gestalten, aber eine Überwachung und einen klaren Lebenszyklus (automatische Archivierung nach Inaktivität) einzurichten, anstatt von vornherein Einschränkungen vorzunehmen.
Wie lässt sich der tatsächliche Eigentümer eines alten Workspaces ermitteln?
Zunächst muss die angegebene Admin-Rolle des Workspace mit dem aktiven Personalverzeichnis des Unternehmens abgeglichen werden. Wird kein aktiver Administrator identifiziert, sollte der Workspace nicht automatisch gelöscht werden: Es gilt, den Geschäftsbereich zu ermitteln, den er bedient, mit dem zuständigen Manager zu sprechen und gemeinsam zu beurteilen, ob es sinnvoll ist, ihn beizubehalten, ihm einen neuen Eigentümer zuzuweisen oder ihn zu archivieren.
Hat die Ausbreitung von Arbeitsbereichen direkte Auswirkungen auf die Kosten?
Ja, direkt oder indirekt: Jede unnötige Aktualisierung beansprucht Ressourcen der Fabric- oder Premium-Kapazität, sofern vorhanden, sowie der aufgerufenen Datenplattformen (Snowflake, Databricks …), die häufig nutzungsabhängig abgerechnet werden. Hinzu kommt in jedem Fall die Zeit, die die Teams für die Pflege von Artefakten aufwenden, deren tatsächliche Nutzung nicht überprüft wird.
Siehe auch: „Power BI-Bestandsaufnahme“ zur Erfassung des Ist-Zustands und „Power BI-Kosten senken“, um diese Bereinigung in messbare Einsparungen umzuwandeln.
