Was man nicht kennt, kann man nicht steuern. Dies ist das Grundprinzip jedes Daten-Governance-Programms und gilt ganz unmittelbar für Power BI: Bevor eine Umgebung gesichert, optimiert oder rationalisiert werden kann, muss man zunächst genau und umfassend wissen, was sie enthält. Wie jedoch in unserem Artikel über Anzeichen für einen Verlust der Governance erwähnt, verfügt die überwiegende Mehrheit der Unternehmen heute nicht über ein zuverlässiges und aktuelles Inventar ihres Power-BI-Ökosystems.
Was eine vollständige Power BI-Bestandsaufnahme umfassen sollte
Die Berichte
Name, zugehöriger Arbeitsbereich, Eigentümer, Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, Datum des letzten Aufrufs und semantische Quellmodelle.
Semantische Modelle (Datensätze)
Verbundene Datenquellen, Verbindungsmodus (Import, Direct Query, Composite), ungefähre Größe, konfigurierte Aktualisierungshäufigkeit und Status der letzten Aktualisierung (erfolgreich, fehlgeschlagen).
Die Datenquellen
Name, Typ (Datenbank, Datei, API, Online-Dienst …), URL oder Verbindungszeichenfolge sowie Status: mit einem oder mehreren aktiven semantischen Modellen verknüpft oder verwaist. Anhand dieser Ansicht lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Systeme tatsächlich Daten an Power BI liefern und welche nicht mehr genutzt werden.
Die Datenflüsse
Angewandte Transformationen, vorgelagerte Quellen und nachgelagerte Modelle, die diese verarbeiten: unverzichtbare Informationen für jedes bereichsübergreifende Lineage-Projekt.
Die Anwendungen und Dashboards
Berichtspakete, die an die Endnutzer verteilt werden, einschließlich der Liste der Empfänger und der Häufigkeit der Aktualisierung.
Warum die native Bestandsaufnahme von Power BI nach wie vor unzureichend ist
Mit dem Power BI-Dienst können Sie selbstverständlich in jedem Arbeitsbereich navigieren, um dessen Inhalte einzusehen, und dort die Datenquellen auf Berichtsebene sowie auf Arbeitsbereichsebene einsehen.
Diese Navigation erfolgt jedoch weiterhin manuell und isoliert, Arbeitsbereich für Arbeitsbereich, ohne übergreifende Filter, ohne globale Stichwortsuche und ohne strukturierten, verwertbaren Export. Um „alle Berichte, die mit einer bestimmten Datenbank vor deren Migration verknüpft waren“ oder „alle semantischen Modelle, die seit sechs Monaten nicht mehr verwendet wurden“ zu finden, ist eine manuelle Zusammenführung erforderlich, die sich bei mehr als einer Handvoll Workspaces nicht effizient durchführen lässt.
Konkrete Anwendungsfälle einer zentralisierten Bestandserfassung
| Geschäftsanforderung | Ohne zentralisierte Bestandsaufnahme | Mit zentraler Bestandsverwaltung |
|---|---|---|
| Einen Bericht mit einem ähnlichen Namen finden | Mehrere Arbeitsbereiche manuell erkunden | Sofortige Suche nach Stichwort |
| Eine Quellmigrierung vorbereiten | Mehrwöchige manuelle Untersuchung | Eine vollständige Liste in wenigen Minuten |
| Redundanzen zwischen den Teams ermitteln | Zufällige Entdeckung oder gar nicht | Systematischer Vergleich der verwendeten Quellen |
| Auf ein Konformitätsaudit reagieren | Mehrere Tage manuelle Zusammenstellung | Direkter und dokumentierter Export |
Das Inventar erstellen und langfristig pflegen
Ein statisches Inventar, das nur einmal im Rahmen eines einmaligen Audits erstellt wird, verliert schnell an Wert: In einer aktiven Organisation werden jede Woche neue Berichte erstellt, andere werden gelöscht, verschoben oder umbenannt. Die Datenerfassung muss daher automatisiert und regelmäßig – idealerweise täglich – aktualisiert werden, wobei die Power BI-Verwaltungs-APIs (Endpunkte für Arbeitsbereiche, Datensätze, Datenflüsse und Berichte) genutzt werden sollten, um langfristig zuverlässig und verwertbar zu bleiben.
Von der Bestandsaufnahme zur aktiven Steuerung
Eine gute Bestandsaufnahme ist kein Selbstzweck: Sie bildet die Grundlage, auf der anschließend die Nutzungsanalyse, die Erkennung von Duplikaten im Rahmen von Kostensenkungsmaßnahmen, eine umfassende Zugriffsprüfung sowie die Erstellung einer zuverlässigen Datenherkunft (Lineage) möglich werden. Ohne eine solide und aktuelle Bestandsdatenbank basieren all diese Analysen auf unvollständigen oder veralteten Daten, was das Vertrauen in ihre Zuverlässigkeit untergräbt.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ein Power BI-Bestandsverzeichnis aktualisiert werden?
Idealerweise täglich für aktive Nutzer, bei denen regelmäßig neue Berichte und Arbeitsbereiche erstellt werden. Bei stabileren Organisationen kann eine wöchentliche Aktualisierung ausreichen, doch jede Häufigkeit, die seltener als einmal im Monat erfolgt, birgt das Risiko, dass die Bestandsdaten erheblich von der tatsächlichen Situation abweichen.
Benötigt man einen globalen Power BI-Administratorzugang, um eine vollständige Bestandsaufnahme zu erstellen?
Nicht die Rolle des Microsoft 365-Globaladministrators. Die Admin-APIs, die erforderlich sind, um alle Arbeitsbereiche eines Mandanten aufzulisten (einschließlich derer, in denen man kein Mitglied ist), erfordern entweder die Rolle eines Fabric-Administrators oder einen dedizierten Service Principal, der über die Mandanteneinstellung autorisiert ist, welche den Service Principals Lesezugriff auf die Verwaltungs-APIs gewährt.
Müssen persönliche Arbeitsbereiche in die Bestandsaufnahme einbezogen werden?
Das ist nicht erforderlich. Bei der Governance geht es um gemeinsam genutzte Berichte: Hier konzentrieren sich die Herausforderungen hinsichtlich des Zugriffs, der Zuverlässigkeit der Zahlen und der Kosten. Persönliche Arbeitsbereiche können außerhalb des Bestandsumfangs verbleiben.
Das Inventar bildet die Grundlage für „Workspace-Ausuferung“, „Datenherkunft in Power BI“ und „So überprüfen Sie Zugriffe und Berechtigungen“ – drei Themen, die direkt davon abhängen.
