Arsanté beschleunigt seine Digitalisierung mit Qim info und Microsoft 365

Arsanté ist ein engagierter Akteur im Gesundheitssektor in der Westschweiz und vereint mehrere multidisziplinäre medizinische Zentren, die auf eine bürgernahe, partizipative und nachhaltige Medizin ausgerichtet sind. Angesichts seines Wachstums und der Vielfalt seiner Berufe versucht das Unternehmen, die Koordination zwischen den Abteilungen zu vereinfachen und allen Mitarbeitern eine einheitliche Erfahrung zu bieten.

Um diese Ambition zu verwirklichen, arbeitet Arsanté mit Qim info zusammen, einem Spezialisten für Microsoft-Lösungen. Gemeinsam entwarfen sie eine in Microsoft 365 integrierte Plattform für die Zusammenarbeit, in der SharePoint Informationen und Aufgabenvorlagen zentralisiert, Power Platform die Abfolge der automatisierten Aktionen über Power Automate orchestriert und Planner die operative Überwachung vor Ort sicherstellt.

Dieser Ansatz ermöglicht es Arsanté:

• Automatisieren Sie die Verwaltung der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern.
• Zentralisierung der Informationen in einem einzigen, strukturierten Raum.
• Gewinnen Sie an Sichtbarkeit, Effizienz und Kohärenz zwischen den Abteilungen.

Eine konkrete Initiative, die den Willen von Arsanté zeigt, seine internen Praktiken zu modernisieren und seine Organisation im Dienste der Patienten zu optimieren.

Arsanté, ein Akteur des Gesundheitswesens, der sich der digitalen Transformation verschrieben hat

In der Westschweiz vertreten, Arsanté vereint mehrere lokal ansässige multidisziplinäre medizinische Zentren mit einer klaren Mission: bessere Versorgung zu niedrigeren Kosten, mit Respekt für die Patienten und die Umwelt. Das Modell beruht auf interprofessioneller Zusammenarbeit, einfachen Wegen und einer Organisation, die den Bedürfnissen der Teams und der Patienten gerecht wird.

Das Unternehmen stützt sich auf ein großes Netzwerk von Ärzten, medizinischen Assistenten und Verwaltungsmitarbeitern. Diese Struktur erfordert eine strenge Koordination zwischen vielen verschiedenen Bereichen, u.a. Personalwesen, IT, Marketing, Einkauf und Logistik.

” Der Schlüssel für uns ist es, vom ersten Tag eines neuen Mitarbeiters an eine reibungslose Erfahrung zu gewährleisten“, sagt Clément. ” Jeder neue Mitarbeiter benötigt mehrere Teams und alles muss zur richtigen Zeit bereit sein. “

Bei Arsanté ist die digitale Transformation Teil der Kontinuität seiner Daseinsberechtigung: Vereinfachung des Austauschs, Stärkung der Zusammenarbeit und Verbesserung der Servicequalität.

Optimierung der dienststellenübergreifenden Koordination durch einen automatisierten Prozess

Mit dem Wachstum der Gruppe hat sich das Management der Ankunft und des Ausscheidens von Mitarbeitern zu einem Querschnittsprozess entwickelt, der viele Abteilungen mobilisiert.

Ohne ein zentralisiertes System wird die Verfolgung von Aktionen komplex und setzt das Unternehmen verschiedenen Verzögerungen aus: nicht einsatzbereite Arbeitsplätze, verzögerte Aktivierung von Zugängen oder Verzögerungen bei der internen Kommunikation.

Das Unternehmen begann einen strukturierten Digitalisierungsprozess, um die Kohärenz und Sichtbarkeit seiner Operationen zu verbessern und gleichzeitig die Flexibilität zu bewahren, die für die Vielfalt seiner Standorte und Berufe erforderlich ist.

” Wir brauchten ein Tool, das alle beteiligten Abteilungen synchronisieren und einen klaren Überblick über den Fortschritt der Aktionen geben konnte“, sagt Clément.

Integration von SharePoint und Microsoft Planner für eine reibungslose Verwaltung der Mitarbeiter

Arsanté arbeitet mit Qim info, einem anerkannten Partner für die Implementierung von Microsoft-Lösungen, zusammen, um ein einfaches, zuverlässiges und skalierbares Werkzeug zu entwickeln.

Die Teams von Qim info entwickeln eine maßgeschneiderte Lösung auf der Grundlage von SharePoint und Microsoft Planner, die vollständig in das Ökosystem von Microsoft 365 integriert ist. Diese Kombination organisiert nun alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern in einem reibungslosen und zentralisierten Prozess, der von der Power Platform gesteuert wird.

Konkret:

1. Die Personalabteilung gibt in eine SharePoint-Liste die Informationen über einen neuen oder ausscheidenden Mitarbeiter ein: Name, Funktion, Vertragsart, Daten, Dauer, Einsatzort etc.
2. Ein automatisierter Workflow, der von Power Automate gesteuert wird, beginnt mit dieser Eingabe und erstellt eine Checkliste, die auf das Profil des Mitarbeiters (Arzt, Arbeitnehmer, Selbständiger) zugeschnitten ist.
3. Microsoft Planner erstellt dann die entsprechenden Aufgaben und weist sie den entsprechenden Abteilungen zu, z.B. HR, IT, Marketing, Logistik, Einkauf, aber auch medizinisches und administratives Management.
4. Jedes Team hat seine eigenen Aktionen mit genauen Fristen, automatischen Benachrichtigungen und Echtzeit-Überwachung.

Die zugewiesenen Aufgaben variieren je nach Abteilung. Zum Beispiel:

• Die Personalabteilung erstellt die Arbeitsverträge und sorgt für die komplette administrative Abwicklung.

• Das IT-Team erstellt Zugänge zu Geschäftssoftware, konfiguriert VPN-Verbindungen, fügt Nutzer zu Mailinglisten hinzu und verwaltet die Bestellungen von Hardware (Computer, Telefone).

• Die Marketing- und Einkaufsabteilungen kümmern sich um die Kommunikation im Zusammenhang mit Neuankömmlingen, einschließlich der Erstellung des Profils in der internen Middleware, der Erstellung des Portraitfotos, der internen und externen Anzeigen und der Bestellung von Visitenkarten. Sie überwachen auch die Beschaffung von Kitteln, Zugangsausweisen, Möbeln, Notizbüchern und anderen Materialien, die für den Empfang des Mitarbeiters erforderlich sind.

Vor dieser Einführung arbeitete jede Abteilung mit ihren eigenen Methoden und Werkzeugen, was das Risiko von Versäumnissen oder Doppelarbeit erhöhte. Jetzt ist der Prozess automatisiert und zentralisiert: Jeder weiß, was er zu tun hat, wann er es tun muss und für welchen Mitarbeiter.

” Man fragt sich, wie wir das früher gemacht haben”, lächelt Clément. Er fährt fort: “Die Stärke des Projekts liegt darin, dass wir uns auf leistungsfähige und bewährte Tools aus dem Microsoft-Ökosystem stützen. Dieser Ansatz garantiert eine zuverlässige, skalierbare und perfekt in unsere Umgebung integrierte Lösung. . “

Lesen Sie, wie Qim info die Sicherheit einer kollaborativen Umgebung für einen Akteur des öffentlichen Sektors in der Schweiz erhöht hat. in diesem Artikel.

Kollaborative Lösung zur Umgestaltung des Arbeitsalltags von Teams

Bereits in den ersten Wochen der Anwendung sind die Vorteile offensichtlich:

• Der interne Austausch wird vereinfacht, da jede Abteilung nun alle Informationen in einem einzigen Bereich findet.

• Die Koordination wird verbessert, da die Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen werden.

• Die Teams sparen Zeit, da sie von manuellen Eingaben und mehrfachen Mahnungen befreit werden.

• Die Überwachung erfolgt sofort und jede Aktion in SharePoint kann vollständig nachverfolgt werden.

” Wenn heute ein Arzt in ein Zentrum kommt, ist am Tag X alles bereit “, erklärt Clément. ” Das Material ist bestellt, der Zugang ist eingerichtet, die interne Kommunikation ist erfolgt. Und vor allem weiß jeder genau, was er zu tun hat. . “

Das Projekt stellt eine wichtige Entwicklung für Arsanté dar, die seinen Ansatz der Innovation und Modernisierung im Dienste seiner Teams konsolidiert. Durch die Integration des Microsoft 365 Ökosystems erleichtert Arsanté die Einführung neuer Formen der Zusammenarbeit und verankert die digitale Transformation im Herzen seines Organisationsmodells.

” Es ist auch eine Möglichkeit, die Teams dazu zu bringen, die Microsoft-Umgebung zu entdecken“, sagt Clément. ” Da sie es täglich für ihre Aufgaben nutzen, erkunden sie natürlich auch die anderen Funktionen, wie E-Mail, Chat und gemeinsame Räume. “

Heute ist der Prozess des Onboarding und Offboarding:

• 100% digital, ohne Papierdokumente oder manuelle Nachverfolgung.
• Strukturiert und transparent, mit einer vollständigen Historie der Schritte und Aufgaben.
• Zusammenarbeit durch eine gemeinsame Umgebung für alle Abteilungen.
• Skalierbar, da die Konfiguration der Checklisten jederzeit angepasst werden kann.
• Flexibel und zugänglich, da jeder Benutzer seine Aufgaben über Microsoft Planner, Teams, einen Browser oder eine mobile Website einsehen und verwalten kann, je nach seinen Gewohnheiten.

” Dieses Projekt bringt eine echte Gelassenheit “, schloss Clément. ” Wir wissen jederzeit, wo wir stehen, wer was wann macht. “

Für David, Senior Consultant Modern Workplace & Workstation bei Qim info, ist diese zentrale Verfolgung von Aufgaben der eigentliche Mehrwert der Lösung: ” Alles ist da, zur richtigen Zeit, ohne dass Sie sich an etwas erinnern müssen. Keine Post-its, kein Vergessen mehr . “

Digitalisierung der Prozesse: eine maßgeschneiderte Qim info-Begleitung

Der Erfolg des Projekts beruht auf einer engen Zusammenarbeit zwischen Arsanté und Qim info. Von Anfang an arbeiteten die Teams in Ko-Konstruktion, mit regelmäßigem Austausch, starker Einbeziehung der Fachbereiche und gemeinsamen Entscheidungen.

” Die Zusammenarbeit mit Qim info ist sehr natürlich”, betont Clément. Wir haben vom Anfang bis zum Ende des Projekts die gleichen Ansprechpartner, was die Kontinuität und Qualität des Austauschs sicherstellt. Die Nähe zwischen unseren Teams erleichtert den Dialog und beschleunigt die Entscheidungsfindung. . “

Diese Dynamik der Zusammenarbeit wird auch von David bei Qim info gelobt: ” Clément und die Geschäftskontakte haben sich voll engagiert. Sie nahmen das Tool in die Hand, gaben konkrete Rückmeldungen und waren in jeder Phase verfügbar und hörten zu. Diese Einbeziehung aller Fachbereiche ermöglichte einen reibungslosen und iterativen Projektfortschritt. “

Qim info stützt sich auf bewährte Lösungen aus dem Microsoft-Ökosystem, um maßgeschneiderte Tools zu entwickeln, die genau auf die geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten sind. Jede Parametrierung ist so konzipiert, dass sie Benutzerfreundlichkeit, operative Effizienz und Skalierbarkeit miteinander verbindet. Dies führt zu einer zuverlässigen, intuitiven und nachhaltigen Lösung, die perfekt in die Umgebung von Arsanté integriert ist.

Microsoft 365-Lösung, die in allen Branchen replizierbar ist

Obwohl diese Lösung für einen Akteur im Gesundheitswesen entwickelt wurde, basiert sie auf den Standardbausteinen von Microsoft 365 (SharePoint, Power Platform, Planner). Sie kann daher auch in vielen anderen Kontexten eingesetzt werden, z.B. in der Industrie, im Dienstleistungssektor oder in der Verwaltung, sofern die Microsoft-Umgebung vorhanden ist.

Unabhängig von der Branche oder der Größe des Unternehmens ermöglicht dieser Ansatz die schnelle Digitalisierung von Geschäftsprozessen, ohne von einem medizinischen oder IT-Kontext abhängig zu sein. Er ist modular, skalierbar und nicht-intrusiv und zeigt die Kompetenz von Qim info bei der Entwicklung von nutzungsorientierten Lösungen, die für eine Vielzahl von Organisationen geeignet sind.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Governance. Governance der Power Platform und wie Qim info einen angemessenen, sicheren und skalierbaren Ansatz entwickelt hat.

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Projektkarte: Arsanté x Qim info

Sektor	Gesundheitswesen – Netzwerk von multidisziplinären medizinischen Zentren
Lokalisierung	Französische Schweiz
Hauptanliegen	Digitalisierung und Automatisierung der Verwaltung der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern, um eine bessere Koordination zwischen den Abteilungen und eine einheitliche Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
Lösung	Entwicklung einer auf SharePoint basierenden Plattform für die Zusammenarbeit, die in das Ökosystem von Microsoft 365 integriert ist.
Technologien	SharePoint, Microsoft Planner
Schlüsselvorteile	Automatisierung von Prozessen, Zentralisierung von Informationen, verbesserte Sichtbarkeit des Fortschritts von Aktionen, Zeitersparnis und verbesserte Rückverfolgbarkeit
Dauer des Projekts	Einige Wochen zwischen der Entwurfsphase und der operativen Umsetzung
Begleitung Qim info	Beratung, Entwurf, Entwicklung, Integration und Kompetenztransfer an die Teams von Arsanté