La Gouvernance projet
Voici notre article complet sur la gouvernance projet, de sa définition précise à un guide de mise en œuvre concrète, en passant par des exemples variés.
La “gouvernance projet”, ou “gouvernance de projet” se matérialise par la volonté de déployer un modèle d’organisation propre à son entreprise. Pensez au gouvernail des bateaux, qui sert à décider quelle direction prendre : c’est exactement ce qu’est la gouvernance de projet, ou l’art de décider, de diriger.
Nous allons tout vous expliquer sur la gouvernance projet dans cet article complet : définition, exemples, méthodologie, outils… Aucun détail ne vous échappera et vous serez prêt à la mettre en place dans votre propre entreprise !
Gouvernance projet : la définition détaillée
La notion de gouvernance de projet recouvre un mode de management et d’organisation au sein d’une société. Elle permet d’identifier les rôles et les responsabilités de chacun et renvoie au pilotage des projets dans une structure donnée. Ainsi, on peut identifier au sein d’une entreprise :
- une politique
- des processus
- des règlements
- les fonctions de chaque collaborateur
- les rôles et responsabilités attribués à chaque collaborateur.
Pourquoi instaurer une gouvernance de projets au sein de sa structure ?
La gouvernance de projets consiste à définir un cadre et des règles de fonctionnement propres à une organisation interne. Elle doit être en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise et servir les intérêts communs.
Dans un contexte de gouvernance, les parties prenantes sont amenées à suivre et à appliquer des processus simples, compréhensibles, faciles à mettre en œuvre pour le collectif. Par conséquent, chaque acteur se recentre vers l’atteinte des résultats escomptés sans fournir d’effort démesuré.
Les enjeux sont donc multiples :
- Limiter les risques et les menaces susceptibles d’engendrer des coûts ou des pertes inhérents aux dysfonctionnements de l’organisation
- Améliorer la communication et la diffusion de l’information
- Favoriser l’adhésion de chacun
- Faciliter la prise de décision.
Poursuivons notre travail d’éclaircissement des notions en abordant la différence entre la gestion de projet et la gouvernance de projet, souvent confondues.
Gouvernance projet VS Gestion de projet : les nuances
Alors que la gouvernance de projet désigne un mode de management et d’organisation, donc un pilotage stratégique propre à une entreprise donnée, la gestion de projet désigne l’ensemble des techniques, méthodes et outils qui permettent de gérer un projet et d’atteindre les objectifs fixés.
| Gouvernance de projet | Gestion de projet |
|---|---|
| Un pilotage stratégique | Des techniques, méthodes, outils |
| Déterminé par le collectif | Déterminé par un ou des chef(s) de projet |
| Pilote | Supervise |
Cela dit, la gestion de projet est au service de la gouvernance de projet, puisqu’elle est axée sur la réalisation concrète des livrables et la réalisation des résultats escomptés. Elle se concentre sur l’exécution concrète des activités et des tâches, dans un cadre global qui est la gouvernance de projet. Ensemble, l’une et l’autre contribuent à assurer le succès du projet.
Voyons à présent les différents comités qui composent la gouvernance projet.
Schéma exemple d'une gouvernance projet
La mise en place d’une gouvernance de projet implique de se poser 4 questions essentielles :
| Question | Signification |
|---|---|
| Qui participe ? | Il s’agit d’identifier l’ensemble des parties prenantes du projet, qu’elles soient internes ou externes. |
| Quelles sont les politiques de l’entreprise qui s’appliquent à ces parties prenantes ? | Identifier les politiques de l’entreprise implique d’utiliser les documents adaptés, comme des chartes de projet, des notes de service… |
| Quand et comment communiquer avec chaque acteur du projet ? | C’est le moment de penser à un plan de communication. |
Ainsi, on aboutit à un schéma similaire à celui que vous verrez dans la vidéo ci-dessous, qui n’est bien sûr qu’un exemple à adapter à votre situation particulière.
Source : Blog Gestion de Projet, vidéo “Comment faire un schéma de gouvernance projet (avec Modèle).
Au-delà de ces considérations théoriques, il est à présent temps de passer en revue les résultats concrets apportés par la gouvernance projet.
Exemples de résultats obtenus avec la gouvernance projet
Voici quelques exemples de résultats obtenus grâce à une bonne gouvernance de projet :
- Respect des délais et des budgets en surveillant l’avancement du projet, en s’assurant que les échéances et les ressources allouées sont respectées. Cela contribue à éviter les retards et les dépassements budgétaires.
- Meilleure coordination et collaboration entre les membres de l’équipe et les parties prenantes, qui aboutit à terme à une satisfaction accrue des équipes.
- Prise de décision éclairée : les mécanismes de prise de décision sont clairement définis, impliquant les personnes adéquates aux moments opportuns.
- Gestion des risques : l’approche systématique de la gestion des risques permet d’identifier, d’évaluer et de gérer les risques potentiels tout au long du projet.
- Transparence et responsabilité : la communication des informations pertinentes est faite envers toutes les parties prenantes. Elle met également l’accent sur la responsabilité en définissant les rôles et les responsabilités de chacun.
Bien entendu, l’objectif est que cette gouvernance soit fiable et pérenne, ce que nous allons détailler.
Comment instaure-t-on une gouvernance fiable et pérenne ?
Le partage, l’adhésion et l’esprit d’équipe sont les bases essentielles d’une collaboration saine sur le long terme. En effet, le choix d’une méthodologie de management applicable à toutes les strates de l’organisation va influer sur la rigueur apposée sur le travail. Les membres de l’organisation s’identifient à cette méthodologie, notamment par leur implication et leur contribution aux engagements fixés. La méthodologie se décline au sein d’un processus d’amélioration continue, elle s’adapte aux activités métiers de l’organisation en prenant sa source au sein des équipes qui la définissent et l’appliquent au quotidien.
Le résultat se caractérise d’une part, par la participation active, quel que soit le rôle joué dans l’organisation, d’autre part par l’ambition d’atteindre de plus grands objectifs au fil des succès remportés grâce à l’application de cette méthodologie.
Concrètement, qu’est-ce que ça implique ?
Une entité doit se structurer autour de sa méthodologie en proposant d’établir :
- des processus de communication dans l’optique de fluidifier les échanges entre les différents services et de garantir une traçabilité de l’information. Un canal de communication bien défini pour chacune des activités évite de disperser l’effort de collecte et surtout de rationaliser les données sur un socle commun. L’objectif est de travailler en toute transparence au sein de l’entité et de veiller à ce que les parties prenantes partagent le même niveau d’information, ce qui a pour effet de donner de l’autonomie aux acteurs concernés.
- des instances de pilotage au travers d’une comitologie pour organiser l’information à forte valeur ajoutée pour l’entité. En effet, au travers d’un reporting, un ensemble d’actions offre l’opportunité de faire arbitrer par les membres décisionnaires les éléments stratégiques et avant tout de prendre les bonnes décisions. Il s’agit notamment de faire régulièrement le bilan des activités achevées, d’effectuer des prévisions sur un calendrier cadencé, de réfléchir aux axes d’amélioration, tout en gérant les difficultés rencontrées ainsi que les risques potentiels.
- des pratiques de suivi global de l’activité dans l’organisation pour favoriser les décisions collégiales. Instaurer un management transversal accompagne la stratégie d’entreprise par la définition précise des rôles et responsabilités sur chacune des activités métiers. L’aboutissement des résultats se traduit par la compréhension des enjeux et la parfaite adéquation des travaux effectués face aux attentes de la direction.
- une ligne d’outils efficaces et adaptés aux pratiques de management. Sécuriser les portefeuilles d’activités, maîtriser les budgets sont étroitement liés à l’efficience des moyens technologiques mis à disposition. Proposer des modèles de documents, établir des outils décisionnels ou collecter des informations sont des actions qui favorisent le développement, la créativité, la production réalisée par les parties prenantes et les libèrent des lourdeurs administratives.
En un mot, la gouvernance doit être soutenue par la Direction, mais elle est avant tout portée par le collectif en s’obligeant à établir une ligne de conduite.
Comment mettre en place une gouvernance projet efficace ?
Guide de mise en place d'une gouvernance projet
Faire un état des lieux
Soyons parfaitement clairs : le secret de la réussite, s’il y en a un, est d’avancer progressivement, sans précipitation. Comme nous l’avons indiqué plus haut :
Le partage, l’adhésion et l’esprit critique sont les bases essentielles d’une collaboration saine sur le long terme.
C’est pourquoi cette adhésion des équipes est une condition préalable à respecter avant toute mise en place d’une gouvernance projet. Une fois qu’elle est assurée, voici les étapes à suivre :
C’est l’occasion de se poser toutes les questions possibles et imaginables. Quelle est votre culture d’entreprise ? Qui fait quoi ? Quelles instances et procédures avez-vous mises en œuvre, fonctionnent-elles ? Quels outils utilisez-vous, sont-ils efficaces ? Quels sont vos points forts, vos points faibles ? Que voulez-vous conserver, pourquoi ? Et que voulez-vous impérativement modifier ? Voici une check-list des points à aborder :
- les équipes : fonctions, rôles, missions
- la prise de décision
- les instances
- les procédures
- les processus
- les outils
- le budget
- la communication
Se projeter avec une feuille de route
Cette étape est directement liée à la précédente : lorsque vous faites l’état des lieux de votre entreprise, vous réfléchissez également à vos objectifs, à ce que vous voulez changer. Par exemple, la question des outils vous amène nécessairement à formaliser le type d’outil que vous voudriez utiliser à l’avenir. Faites des prévisions sur :
- le budget
- le temps nécessaire
- les procédures à mettre en place.
Penser la formation des équipes
Chaque acteur en interne doit être formé. Nous insistons sur ce point !
Les outils à intégrer
Les outils ne sont pas une fin en soi, mais un simple moyen d’améliorer votre fonctionnement. Il est tout à fait possible que les outils que vous utilisiez jusqu’alors soient satisfaisants, mais que la manière de les exploiter est à repenser ; ou inversement, que le fonctionnement de votre entreprise soit plutôt efficace mais doive être facilité avec de meilleurs outils.
Quels sont les critères d'une bonne gouvernance ?
Comment réussir vos projets avec une gouvernance de qualité ? Nous pouvons lister 4 critères essentiels :
Tout d’abord, la gouvernance recouvre la question de l’adhésion des équipes. En effet, en y associant l’ensemble des acteurs et pas seulement les chefs de projet, cela permet de confronter le modèle choisi à la réalité, de tenir compte des impératifs propres à chacun, enfin de s’assurer que les missions, les rôles et les responsabilités sont bien définis.
Ensuite, il est important de définir la méthode de gestion de projet la mieux adaptée à votre organisation et à vos équipes. Il apparaît indispensable de prendre cette décision collectivement.
Puis gardez à l’esprit que les instances de gouvernance (les comités) ne sont pas des coquilles vides, mais bien des outils de prise de décision. Peut-être vous faudra-t-il 2 comités, peut-être 6, à vous de décider ce qui est pertinent pour votre organisation.
Enfin, vous aurez besoin d’un reporting exhaustif, au moyen de tableaux de bord, rassemble les informations liées à un projet et permet d’en extraire les orientations. Il sert de base à la prise de décision.
Il vous faudra également prendre en compte les limites de la gouvernance projet.
Quelles sont les limites de la gouvernance projet ?
Plus que des limites intrinsèques à la gouvernance elle-même, nous vous proposons de réfléchir aux 5 erreurs les plus courantes à éviter :
Erreur 1 : sous-estimer la dimension humaine.
Si les parties prenantes ne sont pas suffisamment impliquées dans les processus de gouvernance (que ce soit en interne ou en externe), son efficacité en sera réduite.
Erreur 2 : le manque de diversité des personnels dans les comités et réunions.
La concentration des pouvoirs décisionnels dans les mains de quelques-uns, qui seraient toujours les mêmes d’une instance à l’autre, est délétère pour la gouvernance. Favorisez donc la diversité de profils, de genre, d’âge, de parcours professionnels, afin d’obtenir des instances réellement représentatives de l’ensemble de vos équipes.
Erreur 3 : une complexité et une rigidité excessive.
Une gouvernance de projet trop complexe peut entraîner une lourdeur administrative et une surcharge de processus. De même, vous risquez d’éprouver des difficultés à vous adapter aux changements et aux imprévus.
Erreur 4 : une surcharge d’informations.
Si une communication et un reporting réguliers sont des clés de réussite, ils peuvent également entraîner une surcharge d’informations pour les parties prenantes. Un excès de rapports et de données peut diluer les informations pertinentes et rendre la prise de décision plus difficile.
Erreur 5 : ne pas mettre les outils à leur juste place.
Sous-estimer l’importance des outils ou au contraire en faire une fin en soi peuvent constituer des freins notables à une gouvernance de projet éclairée.
Ces limites, ou plutôt ces risques, ne doivent pas décourager la mise en place d’une gouvernance de projet !
La gouvernance projet est-elle compatible avec la méthode agile ?
La gouvernance de projet est effectivement compatible avec la méthode agile. Bien que l’une et l’autre puissent sembler différentes à première vue, il est possible de les combiner.
Qu’est-ce que la méthode agile ?
Elle a été élaborée en opposition aux méthodes dites traditionnelles ou en cascade : il s’agit de repenser les manières de travailler. En effet, la méthode en cascade implique une suite d’étapes linéaires à suivre. Or, ce cadre méthodologique s’avère rigide, peu adapté à certains secteurs d’activités comme le développement logiciel et peu approprié à la communication entre les équipes et avec le client. L’approche agile favorise quant à elle la collaboration entre des équipes pluridisciplinaires et les clients ; elle met l’accent non plus sur une planification d’étapes, mais sur une division du projet en éléments livrables indépendants, autorisant des allers et retours permanents. L’approche agile a donné naissance à plusieurs méthodes, dont Scrum, à laquelle nous nous formons chez Qim info. Si la méthodologie agile met l’accent sur la flexibilité, la collaboration et l’adaptation continue aux changements, elle peut tout à fait coexister avec la gouvernance dans un projet agile.
En effet, la gouvernance de projet dans un contexte agile peut être adaptée pour soutenir les principes agiles tout en répondant aux exigences de l’entreprise. Nous pouvons notamment citer ces quelques mesures à mettre en oeuvre :
- Un cadre de gouvernance plus léger, avec des processus et des documents simplifiés pour s’adapter à la nature itérative et adaptative de l’approche agile.
- La définition de rôles et responsabilités clairs : bien que les équipes agiles s’organisent par elles-mêmes, il est important d’avoir des rôles et des responsabilités bien définis pour faciliter la coordination et la prise de décision.
- Un suivi et un contrôle adaptatifs, dont les mécanismes peuvent être adaptés pour s’aligner sur les pratiques agiles, en favorisant la rétrospective et l’amélioration continue.
- Une gestion des risques itérative : la gouvernance agile encourage une approche itérative de la gestion des risques, en les identifiant et en les traitant tout au long du projet.
Une approche flexible et pragmatique permet de combiner les principes agiles avec les exigences de gouvernance pour obtenir des résultats efficaces !
Découvrez la gouvernance de projet informatique !
Maintenant que vous maîtrisez à la perfection le thème de la gouvernance projet, que diriez-vous d’explorer la gouvernance de projet informatique ? C’est un cadre qui a pour objectif de développer les technologies de l’information en accord avec les objectifs généraux et la stratégie de l’entreprise. Elle englobe les processus, les structures, les politiques et les pratiques nécessaires pour prendre des décisions éclairées, assurer la transparence et optimiser la valeur des projets informatiques au sein d’une organisation.
Voici certains aspects importants de la gouvernance de projet informatique :
- Alignement stratégique : les projets IT sont alignés sur la stratégie globale de l’organisation.
- Gestion des risques et de la conformité : des processus de gestion des risques spécifiques aux projets IT sont intégrés, comme l’évaluation des risques de sécurité, de confidentialité des données et de conformité aux réglementations.
- Gestion des ressources et des budgets : des processus sont établis pour allouer efficacement les ressources, surveiller les dépenses et garantir une gestion rentable des projets informatiques.
Chez Qim info, nous sommes à votre disposition pour toute question sur la gouvernance de projet informatique ! Nous y accordons une grande importance en raison de son impact sur la réussite des initiatives technologiques et sur la satisfaction des clients. En plus des aspects cruciaux mentionnés ci-dessus, nous tenons à assurer à nos clients que nous travaillons en toute transparence : les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante sont clairement définis, ce qui permet de garantir que les décisions sont prises de manière éclairée et que les résultats sont clairement communiqués aux parties intéressées.
De même, notre mission consiste à générer une valeur ajoutée pour nos clients et les parties prenantes, grâce à des solutions technologiques innovantes et de haute qualité. Enfin, l’amélioration continue est notre cheval de bataille !
FAQ : Méthodes et outils pour avancer dans la gouvernance projet
Les différents comités de la gouvernance projet ?
En fonction du type de projet, la gouvernance de projet est régie par plusieurs comités (on peut parler de comitologie) dont voici 5 exemples.
Le comité stratégique (COSTRA)
Une gestion de projet efficace implique de mettre en place un plan d’action qui coordonne les activités des parties prenantes : c’est le rôle du comité stratégique de projet, qui examine, approuve et synchronise les actions de chacun. ll possède une vision globale.
Le comité de pilotage (COPIL)
Son objectif principal est de fournir des conseils qui permettent d’assurer la livraison de projets dans les délais et le budget impartis. Ainsi, c’est le comité essentiel pour garantir la cohérence entre les décisions à prendre et les enjeux du projet.
Le comité de projet (COPROJ)
Le COPROJ se focalise sur la coordination et l’accompagnement des équipes opérationnelles en vue d’assurer le bon fonctionnement du projet. Il est principalement animé par les chefs de projet. Il est responsable du suivi et des décisions opérationnelles et fonctionnelles.
Le comité technique (COTECH)
Le COTECH se focalise sur les points techniques relatifs au projet. Son objectif principal est d’aider les autres instances à ne pas se préoccuper de la dimension technique. Il analyse les risques techniques et les remonte en COPROJ.
Le comité de Run (CORUN)
Presque systématiquement présent dans les projets IT, le CORUN est le comité de suivi des activités de maintenance. Il est garant de la maintenance de chacune des versions du projet.
Nous allons maintenant évoquer les réunions, qui peuvent parfois se combiner aux comités.
Les différents modèles de réunion possibles
De même que pour les comités, nous vous les présentons ici à titre indicatif. Ne basculez pas dans la réunionite ! Chaque réunion est organisée pour une raison précise et répond à un besoin particulier. En voici quelques modèles :
La réunion de planification est généralement organisée au tout début du projet pour définir les objectifs, les livrables, les délais, les rôles et les responsabilités, ainsi que pour élaborer le plan de projet global. Elle implique souvent les principaux intervenants du projet et peut servir de point de départ pour la gestion et la coordination ultérieures.
Nous avons aussi la réunion de suivi régulier, organisée, comme son nom l’indique, à intervalles réguliers pour faire le point sur l’avancement du projet, discuter des problèmes rencontrés, prendre des décisions et ajuster les plans si nécessaire.
Ensuite, la réunion de revue de projet a lieu à des étapes clés du projet, telles que la fin d’une phase importante ou la livraison d’un livrable majeur. Elle permet d’évaluer l’ensemble du projet, d’analyser les résultats obtenus, de passer en revue les performances et d’identifier les leçons apprises.
Il existe également la réunion de résolution de problèmes, organisée spécifiquement pour identifier et résoudre des problèmes critiques ou des obstacles qui entravent le progrès du projet.
Pour terminer, mentionnons la fameuse réunion de présentation, destinée à communiquer sur les progrès, les résultats ou les recommandations du projet à un public spécifique. Elle implique souvent la présentation de rapports, de données, de visualisations ou de documents pour informer et influencer les parties prenantes concernées.
Les meilleurs outils pour une gouvernance projet efficace
Les outils que vous pouvez utiliser pour faciliter la gouvernance sont nombreux, nous vous en proposons différents types :
- Les tableaux de bord, outils classiques mais qui ont fait leurs preuves ;
- Le reporting fait un état des lieux et permet donc de prendre des décisions ;
- Le schéma de gouvernance représente les flux de communication et la gouvernance globale ;
- La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) est un outil de gestion qui répartit les tâches et les responsabilités à chacun, d’une manière transparente. La matrice RACI permet de savoir qui sont les participants et parties prenantes du projet, et comment intervient chaque personne au sein du projet ;
Le logiciel PPM (Project Portfolio Management) facilite le pilotage de projets tâche par tâche en prenant en compte les ressources disponibles, les plannings, les budgets, les délais, les exigences. Il s’avère particulièrement bien adapté à la gouvernance de projet informatique. Nous pouvons citer Project Monitor, Celoxis ou encore Sciforma.
