La gouvernance se matérialise fréquemment par la volonté de déployer un modèle d’organisation propre à son entité.

Pourquoi instaurer une gouvernance de projets au sein de sa structure ?

La gouvernance de projets c’est entre autre de définir un cadre et des règles de fonctionnement propre à l’organisation interne. Elle doit être en cohérence avec la stratégie globale de l’entreprise et doit servir les intérêts communs. Dans un contexte de gouvernance, les parties prenantes sont amenées à suivre et à appliquer des processus simples, compréhensibles, faciles à mettre en œuvre pour le collectif, et par conséquent, de recentrer à moindre effort les acteurs vers l’atteinte des résultats escomptés. L’enjeux est de limiter les risques, d’éliminer les menaces susceptibles d’engendrer des coûts ou des pertes inhérents aux dysfonctionnements de l’organisation.

Comment instaure-t-on une gouvernance fiable et pérenne ? 

Le partage, l’adhésion et l’esprit d’équipe sont les bases essentielles d’une collaboration saine sur le long terme. En effet, instaurer une méthodologie de management applicable à toutes les strates de l’organisation, influe sur la rigueur apposée sur le travail. Les membres de l’organisation s’identifient à cette méthodologie notamment par leur implication et leur contribution aux engagements fixés. La méthodologie se décline au sein d’un processus d’amélioration continue, elle s’adapte aux activités métiers de l’organisation en prenant ses sources au sein des équipes qui la définissent et l’appliquent au quotidien. La résultante se caractérise, d’une part, par la participation active, quel que soit le rôle joué dans l’organisation, d’autre part, par l’ambition d’atteindre de plus grands objectifs au fil des succès remportés grâce à l’application de sa méthodologie d’entreprise.

Concrètement qu’est-ce que ça implique ?

Une entité doit se structurer autour de sa méthodologie en proposant :

• d’établir des processus de communication dans l’optique de fluidifier les échanges entre les différents services et de garantir une traçabilité de l’information. Un canal de communication bien défini pour chacune des activités évite de disperser l’effort de collecte et surtout de rationaliser les données sur un socle commun. L’objectif est de donner de la transparence au sein de l’entité et de veiller à ce que les parties prenantes partagent le même niveau d’information, ce qui a pour effet de donner de l’autonomie aux acteurs concernés.

• d’établir des instances de pilotage au travers d’une comitologie pour organiser l’information à forte valeur ajoutée pour l’entité. En effet, au travers d’un reporting, faire régulièrement le bilan des activités achevées, effectuer des prévisions sur un calendrier cadencé, et réfléchir aux axes d’améliorations, tout en gérant les difficultés rencontrés ainsi que les risques potentiels, offre l’opportunité de faire arbitrer par les membres décisionnaires les éléments stratégiques et avant tout de prendre les bonnes décisions.

• d’établir des pratiques de suivi global de l’activité dans l’organisation pour favoriser les décisions collégiales. Instaurer un management transversal accompagne la stratégie d’entreprise par la définition précise des rôles et responsabilités sur chacune des activités métiers. L’aboutissement des résultats se traduit par la compréhension des enjeux et la parfaite adéquation des travaux effectués face aux attentes de la direction.

• d’établir une ligne d’outils efficients et adaptés aux pratiques de management. Sécuriser les portefeuilles d’activités, maitriser les budgets sont étroitement liés à l’efficience des moyens technologiques mis à disposition. Proposer des modèles de documents, établir des outils décisionnels, mettre en place des collecteurs d’informations favorisent le développement, la créativité, la production réalisée par les parties prenantes et les libère des lourdeurs administratives.

En un mot la gouvernance doit être soutenue par la Direction, mais avant tout, elle est portée par le collectif en s’obligeant à établir une ligne de conduite.