Article rédigé par Cyril Vila, Consultant senior / Chef de projet Microsoft 365 chez Qim info
La nouvelle année est souvent synonyme de bonne résolution, je vous en propose donc une : Mieux collaborer avec ses collègues au quotidien. Comment ? Avec les composants directs de Teams qui seront disponibles pour tout le monde dès ce début d’année. Petit tour d’horizon de cette fonctionnalité…
Les « composants directs » sont une nouvelle génération de fonctionnalités issue de la technologie « Fluid » développée par Microsoft. Le principal avantage des composants Fluid réside dans leur capacité de synchronisation, ce qui permet aux applications / fonctionnalités d’être mises à jour par plusieurs personnes en même temps et ce dans des contextes applicatifs différents (Teams, Outlook, Tableau Blanc, etc…). Nous retrouverons à terme cette fonctionnalité plus globalement dans Microsoft Loop qui sera la nouvelle application qui combinera un canevas puissant et flexible avec des composants Fluid qui resteront synchronisés et se déplaceront librement dans les applications Microsoft 365.
Quels sont ces composants dit « Direct » ?
Les composants en directs seront disponibles dans un premier temps depuis une conversation Teams, ainsi vous pourrez déposer dans la conversation les composants suivants :
- Ordre du jour : Crée un ordre du jour pour une réunion (Il sera plus pertinent de l’utiliser dans les réunions Teams lorsqu’il sera disponible à cet endroit).
- Tableau : Des lignes et des colonnes, simple… efficace.
- Liste à puces et liste numérotée : Permet de créer des listes à puces ou numérotée comme dans Microsoft Word.
- Liste de contrôle : Permet de faire une checklist de choses à réaliser. Comme une liste de tâches, mais sans assignations de propriétaires, ni de dates de réalisation.
- Paragraphe : Composant de texte libre idéal pour capturer des idées et partager des informations telles que des liens Web, des extraits de mails etc…
- Liste de tâches : Permet de créer un ensemble de tâches ou d’éléments de suivi et d’attribuer ces tâches prévues aux participants au chat.
Comment les utiliser ?
Pour ajouter un composant en direct à une discussion c’est assez simple… Créez un nouveau message, cliquez sur l’icône des composants en direct sous la zone de rédaction et sélectionnez le type de composant que vous souhaitez utiliser.
Précision : Vous ne pouvez pas insérer un composant dans la zone de rédaction lorsqu’un contenu est déjà présent. Le message doit être parfaitement vide afin de pouvoir insérer un composant en direct.
Une fois le composant créé, celui-ci dispose d’options de partage que vous pouvez paramétrer. Par défaut, le composant est disponible à toute personne disposant du lien vers le composant en question. Ce niveau de permission peut être revu, notamment à la baisse, afin d’en limiter l’accès avec par exemple la possibilité de restreindre uniquement aux personnes participant à la discussion.
Une fois le composant déposé dans la conversation, il est alors « Live » et des modifications peuvent y être apportées par tous les participants. Les modifications s’opèrent de façon instantanée dans le même esprit que la coédition dans Word ou Excel, c’est-à-dire que vous voyez les initiales des personnes avec un indicateur de couleur pour chaque personne modifiant le composant. Il n’y a pas de notion de sauvegarde, le composant est en permanence enregistré à chaque modification.
Stockage des composants dans OneDrive
Le stockage des composants s’effectue dans le OneDrive de la personne ayant initié le composant. Ainsi, un fichier .fluid est créé dans le dossier « Microsoft Teams Chat Files »
Il est possible de renommer le fichier .fluid si vous le souhaitez, par contre ne le supprimez pas, dans ce cas le composant cesse de fonctionner (normal…). Une entrée pour le composant supprimé persiste dans la discussion Teams, mais Teams ne peut pas l’afficher car le fichier se trouve dans la corbeille OneDrive.
Bientôt disponible dans d’autres applications
Pour le moment uniquement disponible dans Teams, il sera possible à l’avenir (très bientôt selon Microsoft) de partager des composants en direct avec d’autres applications comme Outlook, OneNote ou encore le tableau Blanc couvrant ainsi beaucoup plus de scénarii de collaboration dans l’entreprise.
Ne mettons pas la charrue avant les bœufs… il sera d’abord intéressant de voir comment les utilisateurs s’approprient ces composants dans les discussions Teams et si cette nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs de s’affranchir de longues discussions ou réunions inutiles.
Vous souhaitez allez plus loin ?
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