Arsanté accélère sa digitalisation avec Qim info et Microsoft 365

Acteur engagé du secteur de la santé en Suisse romande, Arsanté fédère plusieurs centres médicaux pluridisciplinaires tournés vers une médecine de proximité, participative et durable. Face à sa croissance et à la diversité de ses métiers, l’entreprise cherche à simplifier la coordination entre services et à offrir une expérience homogène à chaque collaborateur.

Pour concrétiser cette ambition, Arsanté s’entoure de Qim info, spécialiste des solutions Microsoft. Ensemble, ils conçoivent une plateforme collaborative intégrée à Microsoft 365, où SharePoint centralise les informations et les modèles de tâches, Power Platform orchestre l’enchaînement des actions automatisées via Power Automate, et Planner assure le suivi opérationnel sur le terrain.

Cette approche permet à Arsanté de :

• Automatiser la gestion des arrivées et départs de collaborateurs.
• Centraliser les informations dans un espace unique et structuré.
• Gagner en visibilité, en efficacité et en cohérence entre services.

Une initiative concrète qui illustre la volonté d’Arsanté de moderniser ses pratiques internes et d’optimiser son organisation au service des patients.

Arsanté, acteur de la santé engagé dans une transformation digitale

Présent en Suisse romande, Arsanté réunit plusieurs centres médicaux pluridisciplinaires implantés localement, avec une mission claire : mieux soigner, à moindre coût, dans le respect des patient·es et de l’environnement. Son modèle repose sur la collaboration interprofessionnelle, la simplicité des parcours et une organisation au plus proche des besoins des équipes et des patients.

L’entreprise s’appuie sur un large réseau de praticiens, d’assistants médicaux et de collaborateurs administratifs. Cette structure exige une coordination rigoureuse entre de nombreux métiers, entre autres les ressources humaines, l’informatique, le marketing, les achats et la logistique.

« La clé, pour nous, est de garantir une expérience fluide dès le premier jour d’un nouveau collaborateur. », souligne Clément. « Chaque arrivée mobilise plusieurs équipes, et tout doit être prêt au bon moment. »

Chez Arsanté, la transformation digitale s’inscrit dans la continuité de sa raison d’être : simplifier les échanges, renforcer la collaboration et améliorer la qualité du service.

Optimisation de la coordination interservices grâce à un processus automatisé

Avec la croissance du groupe, la gestion des arrivées et des départs de collaborateurs s’est transformée en un processus transversal mobilisant de nombreux services.

Sans système centralisé, le suivi des actions devient complexe et expose l’entreprise à divers retards : postes de travail non prêts, activations d’accès différées ou décalage dans la communication interne.

L’entreprise initie alors une démarche structurée de digitalisation visant à renforcer la cohérence et la visibilité de ses opérations, tout en conservant la souplesse nécessaire à la diversité de ses sites et de ses métiers.

« Nous avions besoin d’un outil capable de synchroniser l’ensemble des services impliqués et de donner une vision claire de l’avancement des actions. », précise Clément.

Intégration de SharePoint et Microsoft Planner pour une gestion fluide des collaborateurs

Arsanté collabore avec Qim info, partenaire reconnu dans la mise en œuvre de solutions Microsoft, pour concevoir un outil simple, fiable et évolutif.

Les équipes de Qim info développent une solution sur mesure, fondée sur SharePoint et Microsoft Planner, entièrement intégrée à l’écosystème Microsoft 365. Cette combinaison orchestre désormais toutes les tâches liées aux arrivées et départs de collaborateurs, dans un processus fluide et centralisé, piloté par Power Platform.

Concrètement :

1. Les ressources humaines saisissent dans une liste SharePoint les informations concernant un collaborateur entrant ou sortant : nom, fonction, type de contrat, dates, durée, site d’affectation, etc.
2. Un workflow automatisé, piloté par Power Automate, se déclenche à partir de cette saisie et génère une checklist personnalisée selon le profil du collaborateur (médecin, salarié, indépendant).
3. Microsoft Planner crée alors les tâches correspondantes et les affecte aux services concernés, par exemple RH, informatique, marketing, logistique, achats, mais aussi encadrement médical et administratif.
4. Chaque équipe dispose de ses actions à réaliser, avec des échéances précises, des notifications automatiques et un suivi en temps réel.

Les tâches attribuées varient selon les services. À titre d’exemple :

• Les RH rédigent les contrats de travail et assurent la constitution complète du dossier administratif.

• L’équipe informatique crée les accès aux logiciels métiers, configure les connexions VPN, ajoute les utilisateurs aux listes de diffusion et gère les commandes de matériel (ordinateurs, téléphones).

• Les services marketing et achats gèrent la communication liée aux arrivées, avec la création du profil dans le middleware interne, la réalisation du portrait photo, la diffusion des annonces internes et externes, ainsi que la commande des cartes de visite. Ils supervisent également l’approvisionnement en blouses, badges d’accès, mobilier, carnets de notes et fournitures nécessaires à l’accueil du collaborateur.

Avant cette mise en place, chaque service travaillait avec ses propres méthodes et outils, ce qui augmentait le risque d’oublis ou de doublons. Désormais, le processus est automatisé et centralisé : chacun sait ce qu’il doit faire, à quel moment et pour quel collaborateur.

« On se demande comment on faisait avant », sourit Clément. « Ce qui fait la force du projet, poursuit-il, c’est l’appui sur des outils performants et éprouvés de l’écosystème Microsoft. Cette approche garantit une solution fiable, évolutive et parfaitement intégrée à notre environnement. »

Découvrez comment Qim info a renforcé la sécurité d’un environnement collaboratif pour un acteur du secteur public en Suisse dans cet article.

Solution collaborative pour transformer le quotidien des équipes

Dès les premières semaines d’utilisation, les bénéfices sont évidents :

• Les échanges internes se simplifient, chaque service retrouvant désormais l’ensemble des informations dans un espace unique.

• La coordination s’améliore, les tâches étant automatiquement attribuées aux bonnes personnes.

• Les équipes gagnent du temps, libérées des saisies manuelles et des relances multiples.

• Le suivi devient instantané, avec une traçabilité complète de chaque action dans SharePoint.

« Aujourd’hui, quand un médecin rejoint un centre, tout est prêt le jour J. », explique Clément. « Le matériel est commandé, les accès sont créés, la communication interne est faite. Et surtout, chacun sait exactement ce qu’il a à faire. »

Le projet incarne une évolution majeure pour Arsanté, qui consolide sa démarche d’innovation et de modernisation au service de ses équipes. En intégrant l’écosystème Microsoft 365, Arsanté facilite l’adoption de nouveaux usages collaboratifs et ancre la transformation digitale au cœur de son modèle organisationnel.

« C’est aussi une manière d’amener les équipes à découvrir l’environnement Microsoft. », souligne Clément. « Comme elles l’utilisent au quotidien pour leurs tâches, elles explorent naturellement les autres fonctionnalités, comme la messagerie, le chat ou les espaces partagés. »

Aujourd’hui, le processus d’onboarding et d’offboarding est :

• 100 % digitalisé, sans document papier ni suivi manuel.
• Structuré et transparent, avec un historique complet des étapes et des tâches.
• Collaboratif, grâce à un environnement commun à tous les services.
• Évolutif, la configuration des check-lists pouvant être ajustée à tout moment.
• Flexible et accessible, chaque utilisateur pouvant consulter et gérer ses tâches depuis Microsoft Planner, Teams, un navigateur ou mobile, selon ses habitudes.

« Ce projet apporte une vraie sérénité. », conclut Clément. « On sait à tout moment où on en est, qui fait quoi et quand. »

Pour David, Senior Consultant Modern Workplace & Workstation chez Qim info, c’est ce suivi centralisé des tâches qui constitue la vraie valeur ajoutée de la solution : « Tout est là, au bon moment, sans avoir besoin de se rappeler quoi que ce soit. Plus de post-it, plus d’oublis. »

Digitalisation des processus : un accompagnement Qim info sur mesure

Le succès du projet repose sur une collaboration étroite entre Arsanté et Qim info. Dès le lancement, les équipes travaillent en co-construction, avec des échanges réguliers, une forte implication des métiers et des décisions partagées.

« La collaboration avec Qim info est très naturelle, souligne Clément. Nous gardons les mêmes interlocuteurs du début à la fin du projet, ce qui assure la continuité et la qualité des échanges. La proximité entre nos équipes facilite le dialogue et accélère la prise de décision. »

Cette dynamique collaborative est également saluée par David chez Qim info : « Clément et les contacts métier se sont pleinement investis. Ils ont pris l’outil en main, partagé des retours concrets, et se sont montrés disponibles et à l’écoute à chaque étape. Cette implication de tous les métiers a permis une avancée fluide et itérative du projet. »

Qim info s’appuie sur des solutions éprouvées de l’écosystème Microsoft pour construire des outils sur mesure, conçus pour répondre précisément aux besoins métiers. Chaque paramétrage est pensé pour allier simplicité d’usage, efficacité opérationnelle et évolutivité. Cette démarche donne naissance à une solution fiable, intuitive et durable, parfaitement intégrée à l’environnement d’Arsanté.

Solution Microsoft 365 réplicable à tous les secteurs d’activité

Bien que développée pour un acteur de la santé, cette solution repose sur les briques standard de Microsoft 365 (SharePoint, Power Platform, Planner).  Elle peut donc être déployée dans de nombreux autres contextes tels que l’industrie, les services ou l’administration, dès lors que l’environnement Microsoft est en place.

Peu importe le secteur ou la taille de l’entreprise : cette approche permet de digitaliser rapidement les processus métiers, sans dépendre d’un contexte médical ou informatique. Modulable, évolutive et non intrusive, elle illustre l’expertise de Qim info dans la création de solutions centrées sur les usages, adaptées à une grande diversité d’organisations.

Pour aller plus loin, découvrez notre article consacré à la gouvernance Power Platform et la façon dont Qim info a conçu une approche adaptée, sécurisée et évolutive.

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Fiche projet : Arsanté x Qim info

Secteur d’activité	Santé – Réseau de centres médicaux pluridisciplinaires
Localisation	Suisse romande
Enjeu principal	Digitaliser et automatiser la gestion des arrivées et départs de collaborateurs afin d’assurer une meilleure coordination interservices et une expérience employé homogène
Solution	Développement d’une plateforme collaborative fondée sur SharePoint et intégrée à l’écosystème Microsoft 365
Technologies	SharePoint, Microsoft Planner
Bénéfices clés	Automatisation des processus, centralisation des informations, visibilité accrue sur l’avancement des actions, gain de temps et traçabilité renforcée
Durée du projet	Quelques semaines entre la phase de conception et le déploiement opérationnel
Accompagnement Qim info	Conseil, conception, développement, intégration et transfert de compétences auprès des équipes d’Arsanté