Dans un monde en changement constant, il faut travailler de façon plus intelligente pour garder une longueur d’avance. Les entreprises ont besoin d’un service qui leur permettrait de retrouver des fichiers encore plus rapidement et facilement, qui s’intègrerait à leurs processus existants et qui établirait une gouvernance pour la gestion de ces mêmes documents. C’est là que SharePoint Syntex intervient. Dans le cadre du projet Cortex, il est le premier outil à faire surface afin de combler ces attentes.
Grâce à l’Intelligence Artificielle, les utilisateurs peuvent créer des modèles sur SharePoint Syntex afin de classer automatiquement différents documents, sans devoir entrer manuellement les métadonnées à chaque fois.
Le service propose actuellement deux types de modèles :
- La méthode « traitement des formulaires »
Cette méthode est utile lorsque vous devez traiter des documents structurés (ou semi-structuré) tels que des factures ou des formulaires où les informations (les métadonnées) se retrouvent souvent aux mêmes endroits. Microsoft utilise PowerApps AI Builder pour créer ce type de modèle.
- Comment procéder ?
Pour la mise en place, il faudra ajouter au moins cinq documents de ce type pour que l’Intelligence Artificielle puisse commencer à analyser vos fichiers. Une fois le modèle créé et publié, ce dernier créé un Flux Power Automate qui s’exécutera lorsqu’un document est téléchargé dans la bibliothèque de documents.
- La méthode « compréhension de document »
Cette méthode permet de traiter des documents qui ne contiennent pas de structure et où les informations se retrouvent dans des blocs de texte.
- Comment procéder ?
Pour faire cela, il faut créer et gérer le modèle depuis le centre de contenu qui se trouve dans le site SharePoint, voici les différents types d’opérateurs disponibles :
- Des extracteurs afin d’extraire des informations des documents, par exemple : si vous mettez des contrats, une colonne indiquant la date de début s’affichera.
- Des classificateurs pour identifier et classer des fichiers dans une bibliothèque SharePoint
Ensuite, il faut ajouter des documents qui serviront d’exemples pour “former” et “entraîner” le système afin que ce classement se fasse de manière automatique par la suite.
- La gouvernance des documents
SharePoint Syntex permet d’appliquer une gouvernance des informations au sein de votre entreprise. Il est possible de classer automatiquement le contenu au lieu de s’appuyer sur l’équipe de conformité ou d’autres utilisateurs responsables de la gouvernance ou de l’archivage, par exemple à travers une étiquette de sensibilité.
Si vous aimeriez en savoir plus sur Microsoft SharePoint Syntex ou sur d’autres aspects de Microsoft 365, notre département Microsoft Business & Cloud Solutions, composé d’une équipe d’experts, se tient à votre disposition et peut vous accompagner dans vos projets.
