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IT-Outsourcing für KMU: Wie wählen Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?

Hat Ihr KMU Bedarf an Managed Services? Konsultieren Sie unseren umfassenden Leitfaden, der Ihnen hilft, die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden.

IT-Outsourcing: Warum und wie sollte man als KMU auslagern?

Was genau ist IT-Outsourcing?

IT-Outsourcing, auch bekannt als „delegierte Verwaltung von Informationssystemen“, besteht darin, dass ein Unternehmen sein gesamtes Informationssystem oder Teile davon an ein Drittunternehmen auslagert. Meistens handelt es sich dabei um ein Unternehmen für digitale Dienstleistungen oder ein IT-Unternehmen, das auf die Verwaltung und Wartung eines Informationssystems spezialisiert ist. Mit diesem Angebot können Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die Sicherheit und Optimierung ihres Computerbestands, ihrer Netzwerke und Daten gewährleisten und sich gleichzeitig beruhigt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Die Outsourcing-Leistungen richten sich in erster Linie nach den Bedürfnissen des KMU, das sie beantragt hat. Das Outsourcing kann umfassend sein, mit einer kompletten Auslagerung des Informationssstems (Verwaltung der Infrastruktur, der Netzwerke, der Anwendungen, der Wartung, der Sicherheit usw.), oder nur teilweise. Im zweiten Fall kann ein KMU z. B. ein Expertenunternehmen nur benötigen, um die Verwaltung seiner Server an dieses zu delegieren.

System- und Netzwerk-Outsourcing kann auch nach Art der Dienstleistungen unterteilt werden. ⬇️

  • Application Outsourcing: Hier kümmert sich der IT-Dienstleister darum, die von dem KMU, das ihn beauftragt hat, genutzten Softwareanwendungen verfügbar zu halten. Dies geschieht durch Wartung, die Durchführung von Updates und die Begleitung durch technischen Support.
  • Cloud-Outsourcing: Immer mehr Unternehmen verlagern ihre IT-Ressourcen in die Cloud. In dieser Konstellation bieten viele Cloud-Anbieter Outsourcing-Modelle an, um die Verwaltung dieser Ressourcen zu gewährleisten.
  • Outsourcing im Bereich Sicherheit: Derzeit rückt die Cybersicherheit in den Mittelpunkt des Interesses von Unternehmen. Bedrohungserkennung, Überwachungsdienste, Behebung von Vorfällen oder auch Datenschutz… KMU delegieren die Sicherheit ihrer Informationssysteme an Dienstleister, die sich mit diesem Thema auskennen.

Was sind die Vorteile für KMU?

Konzentration auf das Kerngeschäft

KMU mit ihren oftmals begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen widmen ihre Zeit und Energie der Durchführung ihres Kerngeschäfts und lassen dabei manchmal IT-Aufgaben außer Acht. durch die Auslagerung der Verwaltung ihres Informationssystems an Experten gewinnen KMU Ruhe, können sich voll und ganz auf ihre Ziele konzentrieren und so ihr Wachstum steigern.

Support durch Experten

Nicht alle KMU können es sich leisten, Personal einzustellen oder auszubilden, das ihre IT-Infrastruktur in Vollzeit überwacht. Im Übrigen ist Outsourcing, wie bereits erwähnt, ein komplexes Thema, das viele technische Facetten umfasst. Die Entscheidung für einen Digital Service Provider,ermöglicht es KMU, ihr IT-Outsourcing an Experten auf diesem Gebiet zu delegieren, deren einzige Aufgabe darin besteht, ihr Informationssystem nach vordefinierten Anforderungen zu optimieren.

Flexibilität zeigen

Benötigt Ihr KMU für einen bestimmten Zeitraum Managed Services? Ihr internes IT-Team benötigt Unterstützung bei einem bestimmten Bedarf oder Sie möchten die Einführung einer neuen Technologie begleiten? Die Beauftragung eines Outsourcing-Dienstleisters ermöglicht es KMU, Fachwissen für eine bestimmte Zeit oder ein bestimmtes Thema in Anspruch zu nehmen. Diese Lösung bedeutet zwangsläufig eine Kostenoptimierung, die für KMU nicht unerheblich ist.

Zugang zu den neuesten Technologien

Als Spezialisten auf ihrem Gebiet besteht ein Teil der Arbeit von Outsourcing-Teams darin, sich über neue Technologien auf dem Laufenden zu halten und Partnerschaften mit Anbietern von IT-Lösungen aufzubauen, um ihren Kunden die besten Tools anbieten zu können, und sich ständig in Outsourcing-Techniken weiterzubilden, z. B. durch Zertifizierungen. All dieses Wissen kommt dann den KMU zugute, die diese fachkundigen Digital Service Provider in Anspruch nehmen.

Absicherung des Informationssystems Ihres KMUs

Ein Cyberangriff kann häufig zum Konkurs eines KMU führen oder zumindest dazu, dass viele personelle und finanzielle Mittel eingesetzt werden müssen, um den Vorfall zu beheben. Um diesen Angriffen vorzubeugen, können Outsourcing-Dienstleister starke Schutzmechanismen installieren, um Datenlecks oder das Eindringen in das Informationssystem zu verhindern. Diese Leistungen ermöglichen es allen KMU, zu geringen Kosten eine optimale Schutzschwelle zu erreichen und vor allem ruhig zu schlafen!

In welchen Fällen kann ein KMU die Auslagerung des IT-Outsourcings benötigen?

Es gibt mehrere Situationen, die KMU dazu veranlassen können, sich an Anbieter zu wenden, die IT-Outsourcing-Dienstleistungen anbieten. Zu diesen Gründen zählt vor allem:

Der Mangel an internen Ressourcen

Häufig verfügt ein KMU intern nicht über eine ausreichend große IT-Abteilung, um seinen gesamten IT-Bedarf zu überwachen. Die Auslagerung von IT-Outsourcing ermöglicht es KMU, von einem breiten Spektrum an Expertenteams zu profitieren, die jeweils auf bestimmte Technologien spezialisiert sind. Wo die Einstellung mehrerer Spezialisten für ein KMU zu kostspielig wäre, bietet ein Dienstleister diese Möglichkeit.

Die Kostenoptimierung

Bei den verschiedenen Kostenstellen (Gehälter, Schulungen, Sozialleistungen…) kann sich die Einstellung eines Teams, das sich ausschließlich um die Verwaltung des Outsourcing kümmert, für ein KMU als wenig rentabel erweisen. Die Beauftragung eines Dienstleisters ermöglicht es KMU, ihr Budget zu optimieren, indem sie lediglich das Paket in Anspruch nehmen, das ihren Bedürfnissen entspricht.

Risikomanagement

Über die operative Verwaltung des Outsourcing Ihres KMU hinaus können die Dienstleister auch Sicherheitsprüfungen und die Einrichtung von Schutzsystemen zur Vermeidung von Cybersicherheitsrisiken vornehmen.

Was sind die Risiken und Nachteile?

Eine externe Abhängigkeit

Durch die Delegierung des gesamten Informationssystems und des IT-Parks wird Ihr KMU von einem externen Dienstleister abhängig. Durch den Einsatz von auf dem Markt erhältlichen Technologien ist es zwar immer möglich, den Anbieter zu wechseln oder Ressourcen zu internalisieren, aber das macht die Aufgabe komplexer. Achten Sie darauf, dass Sie intern einen Projektmanager benennen, der für die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister zuständig ist, damit die Verbindung zu laufenden Projekten nicht abreißt. Ihr Informationssystem ist eine der Schlüsselressourcen Ihres KMU, widmen Sie ihm daher besondere Aufmerksamkeit.

Die Wahl des falschen Anbieters

Die Wahl des richtigen Digital Service Providers, der Sie bei der Optimierung Ihres Outsourcings unterstützt, ist von entscheidender Bedeutung. Wägen Sie die Vor- und Nachteile gut ab, bevor Sie sich entscheiden. Die Wahl eines falschen Anbieters könnte dazu führen:

  • zu Qualitätsproblemen, z. B. ist Ihr Dienstleister letztlich nicht in der Lage, Ihnen die von Ihnen benötigte Dienstleistung zu erbringen, und Ihre IT-Infrastruktur leidet darunter.
  • zu einem Mangel an Kommunikation. Die Wahl des IT-Dienstleisters bedeutet auch, sich für einen vertrauenswürdigen Partner zu entscheiden, mit dem die Kommunikation reibungslos und transparent abläuft. Der Beziehungsaspekt spielt bei dieser Zusammenarbeit eine große Rolle und wird Ihnen viele Missverständnisse, Fehler oder Verzögerungen bei der Umsetzung der IT-Projekte Ihres KMU ersparen!

Schwierigkeiten bei der Umstellung

Die Verwaltung der eigenen IT-Infrastruktur zu delegieren, ist ein langwieriger Prozess. Ihr neuer Gesprächspartner wird Ihr KMU niemals besser kennen als Sie selbst, er kennt auch die Firmengeschichte nicht! Eine Übergabe an die vom Digital Service Provider beauftragten Experten durchzuführen, kann sich als langwierig und umständlich erweisen. Wie bereits erwähnt, ist eine gute Kommunikation notwendig, damit keine Informationen verloren gehen und die Übergabe reibungslos verläuft.

Was beinhaltet eine IT-Outsourcing-Leistung für KMU?

Eine IT-Outsourcing-Leistung für KMU hängt von den Herausforderungen ab, vor denen Ihr Unternehmen steht, und von den spezifischen Bedürfnissen, die Sie haben, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Die meisten Digital Service Provider arbeiten mit einer Vielzahl von Experten mit unterschiedlichen Kompetenzen zusammen, sodass jeder Aspekt des Outsourcings abgedeckt werden kann.
So finden Sie garantiert den passenden Anbieter!
Es gibt unter anderem:

  • System- und Netzwerkmanagement: Netzwerke optimieren und sichern, um gute Arbeitsbedingungen zu gewährleisten und Datenverluste oder -lecks zu vermeiden, Backup-Möglichkeiten einrichten und diese genau verfolgen, um Problemen vorzugreifen, Sicherheitssoftware, Firewalls, Antivirenprogramme konfigurieren, um einen maximalen Schutz aufrechtzuerhalten…
  • IT-Support: Begleitung der Nutzer/innen des Informationssystems Ihres KMU bei der Lösung von technischen Vorfällen, Softwareproblemen…
  • Audit und Coaching: Bewertung des Informationssystems zur Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten, interne Schulung von Mitarbeitenden in bewährten Verfahren…
  • Hardware-Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen

Wie wählt man einen Anbieter speziell für KMU aus?

Als KMU müssen Sie zunächst einmal Ihre genauen Bedürfnisse definieren. Benötigen Sie Managed Services für die Verwaltung Ihrer Server? Computerwartung? Sicherung Ihrer Daten?

Entsprechend den von Ihnen ermittelten Bedürfnissen können Sie den idealen Anbieter finden, mit dem Sie zusammenarbeiten und Ihr Outsourcing optimieren können.

Dann beginnt die Suche nach dem idealen Outsourcing-Anbieter. Jeder Digital Service Provider hat seine Eigenheiten und mehr oder weniger unterschiedliche Fachkenntnisse. Die richtige Wahl zu treffen, kann kompliziert erscheinen. Deshalb teilen wir unsere Ratschläge mit Ihnen in den Artikeln„Rangliste und Liste der besten Digital Service Provider in der Westschweiz“und „IT-DinestleisterIT-Dienstleister: Definition und Liste der besten Digital Service Provider in der Schweiz„.

Tauschen Sie sich mit den ausgewählten Anbietern über ihre Angebote, Teams und Arbeitsweisen aus, um den für Sie passenden Dienstleister zu finden. Sie können sogar nach Referenzen von deren aktuellen oder ehemaligen Kunden fragen. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben und Ihre Zusammenarbeit feststeht, sollten Sie eine offene und kontinuierliche Kommunikation aufrechterhalten, damit das Outsourcing Ihres KMU bestmöglich gemanagt werden kann.

Wie viel kostet es?

Die von den Outsourcing-Anbietern angebotenen Preise hängen von den IT-Anforderungen Ihres KMU ab. Es ist schwierig, eine Preisspanne für diese Art von Leistungen festzulegen: Welche Art von Bedarf haben Sie? Wie viele Experten müssen an Ihrem Projekt arbeiten? Wie lange müssen sie eingesetzt werden?
All diese Fragen sollten Sie mit dem Projektmanager des Digital Service Providers, für den Sie sich interessieren, besprechen, um einen für Sie stimmigen Outsourcing-Vertrag auszuarbeiten.

Je nach Ihren Erwartungen und der angestrebten Flexibilität gibt es verschiedene Formeln. Einige Digital Service Provider bieten monatliche Tarife in Form eines Abonnements an, das eine vordefinierte Anzahl von Einsätzen umfasst. Andere bevorzugen eine Begleitung à la carte mit einem Paket, das eine bestimmte Anzahl von Einsatztagen umfasst.

Das bieten wir bei Qim info für das Outsourcing Ihres KMU an

Die Abteilung IT Operations & Support Services von Qim info ist auf Dienstleistungen für KMU spezialisiert und bietet die Verwaltung des Computerparks und Ihrer IT-Infrastruktur an.

Wenn Sie Probleme lösen möchten, die eher die Infrastruktur, die Verwaltung Ihres Systems und die Sicherung von Netzwerken betreffen, um die Zuverlässigkeit und den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, bietet Ihnen unser Team:

  • Die Einführung einer Cybersicherheitsstrategie und geeigneter Backup-Tools
  • Die Bereitstellung von Updates und Patches
  • Die Optimierung Ihres Netzwerks und Ihrer Server
  • Ratschläge zur Verbesserung Ihrer Infrastruktur

Die Bedürfnisse Ihres KMU betreffen Benutzermedien und Arbeitsplätze? Unsere Experten sorgen für die Effizienz und Kontinuität Ihres IT-Parks, insbesondere mit einem reaktionsschnellen und verfügbaren N1/N2/N3-Helpdesk, der Verwaltung von Lizenzen, dem Erwerb von Hardware und der Unterstützung bei der Nutzung und dem Coaching.

Fazit

Outsourcing ist eine Dienstleistung, die sich für KMU eignet, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig eine optimale, flexible und bedarfsgerechte Lösung erhalten möchten. Sobald Sie ein Vertrauensverhältnis zu Ihrem neuen Dienstleister aufgebaut haben, werden die Themen rund um die Verwaltung Ihres Computerparks oder auch die Sicherung Ihrer Daten zu einem Kinderspiel!

Benjamin Basset

Leiterin der Abteilung IT Operations & Support Services bei Qim info

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