QimCase
QimTech

Qim info hat den Schulbeginn im Institut Florimont verwandelt 

Institut Florimont: reibungsloser Schulbeginn dank des Know-hows von Qim info

Ein erfolgreicher Schulbeginn unterliegt zahlreichen komplexen Kriterien. Um die Eingliederung seiner neuen Schüler:innen und die Versetzung in die nächsten Jahrgangsstufen zu verbessern, nahm das Institut Florimont, eine Privatschule in der Nähe von Genf, die Dienste von Qim info in Anspruch

Seit fast 120 Jahren unterrichtet das Institut Florimont Schüler:innen im Alter von 3 bis 18 Jahren. Bei alljährlich Dutzenden neuer Schüler:innen muss die Schule bisweilen sehr komplexe Eingliederungsvorgänge bewältigen. Daher wandte sich die IT-Abteilung der Schule vor 2 Jahren an die Expert:innen von Qim info, um ein innovatives Verfahren im Einklang mit dem pädagogischen Bedarf des Instituts einzurichten. Zu diesen Innovationen gehörten die automatische Erstellung der Teams-Gruppen und die automatische Zuordnung ihrer Mitglieder (Schüler:innen und Lehrer:innen).
 
Interview mit Jean-Marc Robyr, IT-Beauftragter des Institut Florimont. 

Die Grundlagen einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen dem Institut Florimont und Qim info

„In der IT-Abteilung des Institut Florimont sind wir sieben Mitarbeiter:innen. Jede:r von uns hat sehr genaue Aufgaben, damit in dieser grossen Schule mit ihren derzeit 300 Mitarbeiter:innen und 1700 Schüler:innen alles wie am Schnürchen läuft“, sagt Jean-Marc Robyr. „Während der Corona-Krise vor drei Jahren wollten wir Microsoft 365 einrichten, um den Fernunterricht für die Lehrer:innen und Schüler:innen zu erleichtern. Den Gedanken hatten wir bereits vor der Pandemie, doch aufgrund des Lockdowns musste alles plötzlich schnell gehen.“

Einer der wichtigsten Vorteile der Microsoft-Suite ist die Möglichkeit des Fernunterrichts durch Lösungen wie beispielsweise Teams.Diese Software konnten wir zwar intern installieren, doch um sicherzugehen, dass alles passt, haben wir Expert:innen in diesem Bereich herangezogen“, berichtet der IT-Beauftragte der Schule weiter. 

Qim info: Sachverstand über alles

„Unsere ersten beiden Schuljahre mit einer „hausgemachten“ Microsoft-365-Installation waren nicht sehr überzeugend. In aller Bescheidenheit müssen wir zugeben, dass wir damals nicht die erforderlichen Kenntnisse hatten, um unser Ziel zu erreichen. Deshalb haben wir 2021 nach Expert:innen Ausschau gehalten, die unsere Erwartungen im Hinblick auf Effizienz erfüllen konnten“, erläutert der IT-Beauftragte. 

Das Institut Florimont streckte somit seine Fühler nach einem zuverlässigen IT-Dienstleister aus. Ein Mitarbeiter des IT-Teams der Schule, der früher in einem Unternehmen tätig gewesen war, das regelmässig mit Qim info zusammenarbeitete, schlug vor, dort anzufragen.

Wir suchten einen Partner mit einwandfreiem Ruf, daher wandte sich mein Vorgänger ohne zu zögern an Qim info. Wir hatten damals zwei wichtige Projekte im Sinn und da durfte natürlich nichts schieflaufen. Es ging dann auch alles glatt, da Qim info unsere Arbeitsweise und unsere Gründe für diese ganzen Änderungen sofort durchschaute.“ 

Auf den Bedarf und die Eigenheiten einer Schule eingehen

„Wie Sie wissen, beginnt unser Schuljahr im September und endet im August. Deshalb müssen wir bereits im Juni wissen, wie viele Schüler:innen wir nächstes Jahr in den Klassen haben werden, wie viele neu dazukommen, wie viele bleiben und vor allem, wie viele einen Computer brauchen, denn allen Schüler:innen wird in der Sekundarschule bis zur Matura ein Computer zur Verfügung gestellt.“  

Die IT-Abteilung muss daher für jedes Schuljahr die neuen Benutzerkonten erstellen und die Zugriffsberechtigungen je nach Niveau und Schulklasse konfigurieren und parametrieren. 

„Bis zu unserer Zusammenarbeit mit Qim info wurden alle diese Aufgaben von Hand ausgeführt. Das kostete uns viel Zeit und wir mussten uns mächtig ins Zeug legen, damit im September alles bereit war. Noch dazu ist unsere Zeit ja durch die Sommerferien beschränkt. Da wir uns zur Einrichtung von Microsoft 365 an Qim info gewandt hatten, haben wir sie auch gleich gebeten, diese ganzen Skripte zu automatisieren“, erzählt Jean-Marc Robyr.  

„Die Einrichtung von Microsoft 365 und die Programmierung eines kompletten automatisierten Systems für eine Schule ist ein einzigartiges Projekt. Dabei gibt es Besonderheiten, mit denen man nicht jeden Tag zu tun hat. Für mein Team und mich waren das anregende Projekte, die aus dem üblichen Rahmen fielen. Wir mussten zum Beispiel bei der Einrichtung der Nutzungsgovernance eine bestimmte Terminologie gemäss dem Organisationsplan der Arbeitsgruppen und Klassen berücksichtigen. In puncto Sicherheit mussten wir auf die Geolokalisierung der Daten in der Schweiz achten“,
Erduan Hoxha
Team Leader von Qim info

Automatisierung des Schulanfangs: Zeit sparen und effizienter arbeiten

Für die Automatisierung der Skripten im Zusammenhang mit dem Schulbeginn konzentrierte sich Qim info auf zwei grosse Etappen des Schuljahres.  

  • Ab Juli muss die IT-Abteilung sämtliche Vorgänge des vergangenen Schuljahres archivieren.Das Expertenteam von Qim info erstellte ein Skript, mit dem die Teams-Gruppen der nicht mehr verwendeten Klassen mitsamt ihren – zum Beispiel pädagogischen – Inhalten gesäubert und archiviert werden konnten.“
  • „Qim info hat auch den Import der Profile der bei Schulbeginn eingeschriebenen Schüler:innen aus dem Programm PRONOTE für die zweite Phase im August automatisiert. Dank dieses Schritts werden die Teams-Konten automatisch erstellt. Stellen Sie sich vor, früher mussten wir 1000 Teams-Konten von Hand erstellen. Auch wenn es manchmal nach Schulanfang noch Änderungen in den Gruppen gibt, können diese innert einer Woche von einer Person vorgenommen werden, und dieselbe Person kann gleichzeitig noch andere Aufgaben wahrnehmen.“

Das Team von Erduan Hoxha hat ebenfalls die Verteilung jedes Teams-Profils auf die richtigen Gruppen in Abhängigkeit des Niveaus der Schüler:innen und der von PRONOTE gelieferten Stundenpläne automatisiert.  

„Das hat nicht nur die Arbeit der IT-Abteilung erleichtert, sondern auch die Arbeit der Lehrer:innen, weil bei ihrer Rückkehr im September alle Teams-Gruppen erstellt und verfügbar sind. So werden die Fristen eingehalten, und das ist kein Pappenstiel, wenn man bedenkt, was bei Schulbeginn alles zu tun ist.“


1700, das ist die Zahl der Profile, die dank der Aktualisierung der Skripten vor jedem Schulanfang automatisch verarbeitet werden (200 Neuzugänge und 1500 Aktualisierungen). 

Qim info und das Institut Florimont: eine langfristige Zusammenarbeit

Auch wenn mit den Skripten bestimmte zeitraubende Aufgaben dauerhaft automatisiert werden konnten, ist die Zusammenarbeit zwischen Qim info und dem Institut Florimont keineswegs beendet.  

Wir haben uns für eine langfristige Zusammenarbeit entschieden, da die Skripten bisweilen in Abhängigkeit der pädagogischen Entwicklung abgeändert werden müssen. Ausserdem stehen wir für den Support und die Wartung weiterhin mit Erduan Hoxha in Verbindung. Der Austausch geschieht in diesem Rahmen bei Bedarf über Teams, und wir müssen sagen, dass die Expert:innen von Qim info äusserst reaktionsschnell sind, was wir sehr schätzen“. 

Eine gemeinsame, für die IT-Mitarbeiter:innen des Instituts sehr nützliche Arbeit, da sie sich so auf andere grössere Aufgaben konzentrieren können, wie beispielsweise die Aktualisierung der Schulserver im Sommer. 

„Aufgrund der ausgezeichneten Beziehungen zu Qim info haben wir sie mit einem zweiten, eher pädagogisch ausgerichteten Projekt beauftragt.“ Die Teams von Erduan haben ein SharePoint-Portal eingerichtet, auf das sowohl die Lehrer:innen als auch die Schüler:innen zugreifen können und auf dem alle benötigten pädagogischen Materialien gespeichert sind. 

„Bei diesen beiden Projekten hat uns Qim info so sehr vorangebracht, dass wir ihnen auch in Zukunft blind vertrauen werden, wenn wir erneut Bedarf an solchen Leistungen haben. Die Ergebnisse sprechen einfach für sich. Noch dazu sind wir seit dem Umzug ihres Kompetenzzentrums praktisch Nachbarn“, fügt der Leiter der IT-Abteilung des Institut Florimont Jean-Marc Robyr lachend hinzu. 

Diese News könnten Sie auch interessieren...