Industrie

SharePoint-Installation: Transformation der kollaborativen Umgebung eines Schweizer Unternehmens

Wenn sich die Zusammenarbeit verlangsamt, gerät die gesamte betriebliche Effizienz ins Wanken. Das hat auch ein Industrieunternehmen in Lausanne erkannt, das sich mit einem veralteten, schlecht konfigurierten und unzureichend genutzten SharePoint 2019 konfrontiert sah. Mit der Beauftragung von Qim info leitete es eine vollständige Transformation seiner kollaborativen Umgebung ein. Das Ergebnis: Ein neu konzipiertes Tool, eine reibungslosere Nutzung und Teams, die endlich wieder Zugang zu unverzichtbaren Informationen haben.

Herausforderungen und Bereitstellung: Überdenken Sie die Nutzung von SharePoint für mehr Effizienz

Ein schlecht gewartetes Tool behindert schnell den Informationsfluss. Genau das passiert in diesem Industrieunternehmen mit Sitz in Lausanne: SharePoint 2019 stösst sowohl in Bezug auf die Konfiguration als auch auf die Zuverlässigkeit an seine Grenzen. Immer wieder technische Probleme, veraltete Funktionen, unübersichtliche Baumstrukturen… die Plattform entspricht nicht mehr den geschäftlichen Anforderungen. Nach und nach wenden sich die Teams von einem Tool ab, das aber für die Strukturierung des Austauschs und die Beschleunigung interner Prozesse von strategischer Bedeutung ist.

Objectifs : redonner à SharePoint son rôle central

Um den Trend umzukehren, beschliesst das Unternehmen, sich auf Qim info zu verlassen, um technische und strategische Unterstützung zu erhalten. Es kristallisieren sich mehrere Prioritäten heraus:

SharePoint gemäss den aktuellen Standards konfigurieren,
technische Anomalien, welche die Produktivität beeinträchtigen, beheben,
neue Funktionen bereitstellen, die an die Anforderungen der einzelnen Abteilungen angepasst sind,
die Ergonomie und die Dokumentenverwaltung optimieren,
und von der Beratung zur Integration des Tools in die Geschäftsprozesse profitieren.

Massgeschneiderte SharePoint-Installation: Die Dienstleistungen von Qim info

Der für einen 20-tägigen Einsatz mobilisierte Berater von Qim info verfolgt einen strukturierten vierstufigen Ansatz:

1- Audit und gezielte Diagnose

Es wird eine technische und funktionale Bestandsaufnahme durchgeführt, um Blockaden, die bestehende Konfiguration und die spezifischen Erwartungen der internen Abteilungen zu analysieren. In dieser Phase werden ein klarer Plan und eine detaillierte Architektur für die Umstrukturierung der SharePoint-Portale 2019 erarbeitet.

2- Konzeption einer optimierten SharePoint-Umgebung

Auf Grundlage der Diagnose definiert Qim info eine neue Dokumentenhierarchie, verfeinert die Zugriffsebenen und verbessert die Benutzeroberfläche. Die Portale werden neu gestaltet, um sich den tatsächlichen Arbeitsabläufen des Unternehmens anzupassen, wobei der Schwerpunkt auf Skalierbarkeit und Sicherheit liegt.

3- Technische Bereitstellung und Lösung von Vorfällen

Die neue Version von SharePoint wird unter Einhaltung der bewährten Microsoft-Praktiken bereitgestellt. Technische Probleme werden behoben, notwendige Funktionen hinzugefügt und die gesamte Umgebung wird stabilisiert, um ihre Zuverlässigkeit zu erhöhen.

Anschliessend wird die Infrastruktur so konfiguriert, dass sie ein hohes Mass an Sicherheit, nachhaltige Skalierbarkeit und optimale Leistung gewährleistet. Bestimmte Funktionen wurden durch die Integration von Technologien wie Nintex erweitert, einer Lösung, die auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Orchestrierung von Workflows spezialisiert und vollständig mit SharePoint kompatibel ist. Sie ermöglicht es insbesondere, sich wiederholende interne Verfahren zu vereinfachen und die operative Belastung der Teams zu verringern.

Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren speziellen Artikel: Nintex Workflow für SharePoint: Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.

4- Begleitung bei Veränderungen

Das Qim info-Team begleitet das Unternehmen dabei, den Wandel zu bewältigen, indem es den Übergang zum neuen Portal erleichtert und die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Organisation und der Akzeptanz durch die Anwender meistert.

Ergebnisse der SharePoint-Installation: Eine modernisierte und besser genutzte Architektur

Dank dieser Zusammenarbeit wurden mehrere SharePoint 2019-Portale gemäss den ermittelten Anforderungen eingerichtet. Das Tool wurde neu aufgestellt, um den Anforderungen der internen Abteilungen besser gerecht zu werden. Es verfügt nun über eine überarbeitete Architektur und eine modernisierte Umgebung.

Herausforderungen rund um SharePoint: Zwischen Best Practices und Sicherheit

SharePoint: Die Vorteile einer gut genutzten Plattform für die Zusammenarbeit

SharePoint ist in Microsoft 365 integriert und ermöglicht es Organisationen, Informationen zu strukturieren, Dokumente zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu vereinfachen. Richtig konfiguriert bietet es:

einen sicheren Zugriff von jedem Endgerät aus,
eine rigorose Rechteverwaltung,
eine vollständige Rückverfolgbarkeit von Dokumenten,
und eine Automatisierung sich wiederholender Prozesse.

Um das Beste daraus zu machen, sind jedoch einige gute Praktiken erforderlich:

Strukturierung der Bibliotheken entsprechend der geschäftlichen Nutzung,
Dokumentierung der Governance-Regeln,
Einbeziehung der Nutzer bereits in der Entwurfsphase,
und Gewährleistung einer kontinuierlichen Wartung.

SharePoint wird oft mit OneDrive verwechselt, das für eine eher individuelle Nutzung konzipiert wurde, erfüllt jedoch ganz andere kollektive Herausforderungen. Um die Besonderheiten der einzelnen Tools zu verstehen und die richtige Wahl für Ihre Anforderungen zu treffen, lesen Sie unseren Artikel: SharePoint oder OneDrive: Wie wähle ich zwischen den beiden?

Warum ist es so wichtig, Ihre SharePoint-Umgebung auf dem neuesten Stand zu halten?

Laut dem Ponemon Institute (2023) sind 60 % aller Datenverletzungen auf nicht gewartete Systeme zurückzuführen. SharePoint bildet hier keine Ausnahme: Ohne regelmässige Updates wird es verwundbar.

Darüber hinaus bringt jedes Update wichtige funktionale Verbesserungen mit sich, die oft mangels entsprechender Betreuung zu wenig genutzt werden.

Eine kontinuierliche und proaktive Wartung ist daher unerlässlich, um:

Cybersicherheitsrisiken vorzubeugen,
die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu stärken,
eine optimale Leistung zu gewährleisten,
und ein hohes Mass an Nutzerbindung aufrechtzuerhalten.

Qim info, Ihre Referenzagentur für eine erfolgreiche SharePoint-Installation

Als Spezialist für IT-Dienstleistungen und Microsoft-Partner begleitet Qim info Unternehmen bei der Neugestaltung, Optimierung und Sicherung ihrer SharePoint-Umgebungen. Ihr Ansatz vereint technische Präzision, Fachwissen und menschliche Begleitung.

Unsere in der Schweiz und in Frankreich ansässige Agentur ist auf die Installation von SharePoint spezialisiert und setzt gezielte Fachkenntnisse und bewährte Methoden ein, um konkrete und nachhaltige Ergebnisse zu gewährleisten.

Möchten Sie Ihre SharePoint-Umgebung modernisieren oder hartnäckige Probleme lösen? Kontaktieren Sie unsere Experten und lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung entwickeln, die auf Ihre Herausforderungen zugeschnitten ist.

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