Découvrez comment Nintex Workflow pour SharePoint optimise l’automatisation des workflows en entreprise avec des outils no code pour une efficacité maximale.
Qu’est-ce que Nintex Workflow pour SharePoint ?
Nintex Workflow est un outil de conception permettant d’automatiser et rationaliser les processus métiers d’une entreprise, qui, dans la majorité des cas, vont se révéler spécifiques et complexes à mettre en place. Lorsque l’on parle de flux de travail (workflow), cela peut englober aussi bien des collectes de signatures, commentaires, approbations que des suivis d’entretiens annuels, la génération de documents…
Historiquement, la gestion de flux de travail était principalement faite via l’outil Microsoft SharePoint Designer – dont la dernière version 2013 est supportée par Microsoft jusqu’en 2026 uniquement- ou bien Visual Studio pour les projets plus complexes et nécessitant donc des connaissances en programmation.
L’objectif premier de Nintex Workflow est de permettre aux utilisateurs, n’ayant pas ou peu de connaissances en programmation, de pouvoir répondre aux besoins métiers en créant, optimisant et automatisant les flux de travail.
Ainsi Nintex Workflow pour SharePoint s’impose en véritable couteau suisse de la gestion dynamique de flux de travail : simple en apparence mais proposant une multitude de fonctionnalités très puissantes qui permettront au plus grand nombre, développeurs ou non, d’en tirer profit.
Comment fonctionne l'intégration de Nintex Workflow avec SharePoint ?
C’est de façon tout à fait transparente pour les utilisateurs que se fait l’intégration de Nintex Workflow avec SharePoint : il est installé de manière globale sur l’environnement SharePoint, qui est ensuite géré par les administrateurs pour tout ce qui concerne la maintenance et la mise à jour.
D’un point de vue technique, les utilisateurs ont la possibilité de travailler directement dans leur environnement SharePoint ce qui permet de faciliter la circulation de l’information et d’accroître la collaboration. Le processus d’adoption de l’outil en est également grandement facilité. C’est une solution s’utilisant depuis le navigateur : il n’y a pas besoin d’installer d’application cliente sur le poste de travail.
Quand on parle d’intégration, il est tout aussi important d’aborder la partie fonctionnelle. Il est possible de déclencher des workflows sur des éléments SharePoint comme des items de liste, des listes ou encore des documents.
Les avantages de Nintex Workflow pour SharePoint
Nintex Workflow pour SharePoint est une solution qui offre de nombreux avantages pour automatiser les processus métier et optimiser leur efficacité.
Conception visuelle (no-code) :
Un des plus grands enjeux avec les nouveaux outils informatiques est de faire en sorte que les utilisateurs soient capables de les utiliser de façon cohérente et régulière. Une des forces majeures de cet outil est de pouvoir répondre à cette attente en offrant la possibilité de créer un diagramme avec une interface graphique intuitive. Pour ce faire le drag-and-drop permet de facilement et rapidement ajouter les actions qui jalonneront le flux de travail.
Personnalisation :
Il est possible également de personnaliser les workflows et les formulaires – s’il y a des interactions avec les utilisateurs au cours de l’exécution – en y intégrant du CSS (notamment pour la charte graphique de l’entreprise) ou du code dans des ‘custom actions’.
Réutilisation :
Un workflow peut être, tout ou en partie, réutilisé :
- Export d’un workflow dans son entièreté et possibilité de le partager
- Copie d’une action
- Copie d’un ensemble d’actions
Intégration :
Pas besoin d’installer des outils tiers sur le poste de travail de l’utilisateur, tout est fait depuis le navigateur. En plus de cela tout est fait pour pouvoir communiquer avec les autres outils en place au sein d’une entreprise : actions disponibles par drag-and-drop (API ou connecteurs) pour communiquer avec CRM, Azure, Amazon Web Services, Teams, SQL ou encore Exchange – pour n’en citer que quelques-uns.
Maintenance :
Les workflows générés avec cet outil sont faciles à déployer et à maintenir au fil du temps. Le fait d’avoir un diagramme visuel et la possibilité de rajouter des descriptions aux différentes actions ajoutées facilite la maintenance par l’auteur du flux de travail mais également par toute autre personne.
Les principales fonctionnalités de Nintex Workflow pour SharePoint
Interface drag-and-drop pour la création de workflows
Il s’agit d’un système de glisser-déposer (drag-and-drop) de différentes actions qui vont venir constituer le flux de travail. C’est un fonctionnement très intuitif permettant de déployer rapidement toute la chaîne d’actions au sein de l’entreprise. Cela rend l’outil accessible même aux utilisateurs n’ayant pas de connaissances techniques.
Automatisation des processus complexes sans codage
Il est possible de créer des workflows directement à partir de bibliothèques ou listes SharePoint sans avoir à utiliser une ligne de code et ce par le biais d’une multitude d’actions Nintex (l’équivalent d’une opération faite par le système) : des boucles, des conditions d’entrée/sortie, l’envoi de données à d’autres systèmes ou encore l’assignation de tâche pour n’en citer que quelques-uns.
C’est un point crucial qui va permettre de répondre de façon agile et rapide aux besoins de l’entreprise qui ne cessent d’évoluer et de se transformer. Avec ce système no-code il est beaucoup plus facile de modifier et ajuster un workflow existant. Cette adaptabilité permet de rester facilement aligné avec les besoins métiers.
Gestion des approbations et des notifications automatisées
Le fait de pouvoir assigner des tâches va notamment permettre de mettre en place tout un processus d’approbation, pour la relecture et validation d’un document par exemple. L’utilisateur pourra paramétrer l’envoi automatique de notification par mail sur l’outil de messagerie utilisé au sein de l’entreprise.
Tout cela va permettre d’améliorer la communication aussi bien au sein d’une équipe que de l’entreprise de façon globale : on a une homogénéisation de l’information.
Surveillance et analyse des performances des workflows
Là où réside une des puissances majeures de Nintex Workflow pour SharePoint, c’est d’avoir en un seul et même outil la capacité de pouvoir suivre l’exécution d’un workflow – et éventuellement s’il y a eu une erreur au cours de l’exécution- et de générer des rapports sur les différentes étapes et les performances. La finalité est de pouvoir identifier et intervenir rapidement sur les goulots d’étranglement (flux de données entravé ou totalement arrêté à un certain point du processus) et optimiser les performances.
La possibilité également de pouvoir élaborer et partager des informations et des données à différents publics cibles est un des avantages de cette intégration à SharePoint. On peut ainsi voir se dessiner et identifier des tendances pour aider à la prise de décision.
En s’appuyant sur toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus ainsi que tous les avantages listés dans la section précédente, on peut dire qu’avec cet outil une entreprise peut se donner les moyens de réussir la transition de processus dits ‘traditionnels’ vers des processus innovants et simplifiés pour soutenir leur activité de façon efficiente.
Pourquoi utiliser Nintex Workflow dans SharePoint ?
Là où Nintex a su se positionner en tant qu’acteur clé du marché c’est en offrant une extension spécifique Nintex Workflow pour SharePoint, qui va permettre d’exploiter toute la puissance de SharePoint en étant accessible au plus grand nombre.
Il est disponible pour SharePoint OnPrem et SharePoint Online. Il est à noter toutefois que la version OnPrem se base sur le moteur de workflow SharePoint 2013 qui va être déprécié été 2026. Dans ce cas de figure il faudra trouver une alternative qui puisse permettre de répondre au besoin de l’entreprise.
Pour la version cloud, il y a un outil Nintex dédié qui est Nintex Automation Cloud qui va proposer les mêmes services et les mêmes fonctionnalités que ce qui était disponible jusqu’à présent. Il s’intègre via le connecteur Nintex pour SharePoint Online.
Nintex Workflow vs les autres solutions pour SharePoint
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow) est un service exclusivement disponible sur le cloud permettant, tout comme Nintex, d’automatiser des tâches et de rationaliser les processus. Il s’inscrit dans la suite Microsoft Power Platform et il faut une licence Office 365 ou spécifique pour y accéder.
Power Automate est une plateforme no-code (ou low-code) qui ne nécessite pas de connaissances en programmation pour pouvoir mettre en place des workflows : un visuel très intuitif fonctionnant avec du drag-and-drop et une ergonomie simple permettent une prise en main rapide.
Outre les puissantes possibilités offertes par Microsoft Power Automate, l’intégration de Copilot (AI Microsoft) permet de passer à un autre niveau dans l’automatisation des workflows.
Qim info vous accompagne pour intégrer Nintex à SharePoint
Bien que les avantages de cette intégration de Nintex à SharePoint soient nombreux, cela n’arrive pas sans enjeux : ces deux outils étant en constante évolution, il est crucial de réussir à bien les identifier afin de tirer profit au maximum de la combinaison Nintex / SharePoint. Il est important d’évaluer l’existant pour vous proposer une solution personnalisée qui réponde aussi bien à vos impératifs qu’à vos besoins
De plus en plus d’entreprises ont tendance à prioriser des solutions de flux de travail 100% digitales. Soyez aussi dès à présent acteur de ce changement.
Qim info est là pour vous accompagner sur ce projet qu’est le vôtre et notamment vous aider pour :
- Evaluer l’existant
- Définir de vos objectifs
- Appréhender des limitations techniques
- Assurer la maintenance et mise à jour
- Intégrer Nintex avec les autres systèmes en place dans votre entreprise
