Découvrez les différences clés entre SharePoint et OneDrive et lequel est le plus adapté à votre besoin de collaboration en entreprise.
La collaboration en ligne est devenue essentielle pour le succès des entreprises, mais avec l’offre variée d’outils, le choix peut s’avérer complexe. Microsoft en propose deux dans cette catégorie, SharePoint et OneDrive. L’une des questions les plus courantes sur l’écosystème Microsoft 365 concerne les différences entre SharePoint et OneDrive et leur cas d’usage : lequel est le mieux adapté à vos besoins de collaboration ?
C’est le moment de procéder à un examen détaillé de chacune de ces deux solutions. Au terme de votre lecture, peut-être en choisirez-vous une, ou bien vous jugerez préférable d’opter pour les deux. Non seulement elles sont compatibles, mais en plus complémentaires.
Rappel sur ce qu'est Sharepoint
SharePoint est un outil sous forme de sites intranet / extranet spécifiquement conçu pour la collaboration. Ainsi, comme tout intranet / extranet, il constitue un réseau privé destiné exclusivement aux membres d’une organisation, pour faciliter :
- La communication
- La coopération
- La centralisation des données
Il permet une synchronisation des informations en temps réel et garantit la sécurité des éléments partagés. SharePoint dispose de multiples fonctionnalités, bien au-delà du stockage et du partage de documents : il existe de nombreuses possibilités en termes d’affichage, de fonctionnalités de recherche, de personnalisation via différents composants le tout en encourageant la production de contenu dans l’écosystème Microsoft. En tant qu’outil de gouvernance ou qualité (QMS par exemple), il permet la création et la diffusion d’informations propres à l’entreprise. L’enregistrement de fichiers sur SharePoint s’envisage principalement pour une collaboration en groupe.
Rappel sur ce qu'est OneDrive
Si vous possédez un compte Microsoft ou que vous naviguez sur un appareil équipé de Windows, vous connaissez OneDrive, un espace de stockage personnel qui permet la synchronisation, le partage et le stockage de fichiers en ligne. Une fois vos fichiers sauvegardés sur OneDrive, il ne vous faut qu’une connexion Internet fiable pour y accéder. Nous avons rédigé un article détaillé sur les fonctionnalités de OneDrive, que nous vous invitons à consulter.
Il en existe trois versions principales : la version destinée aux particuliers, celle qui s’adresse aux établissements scolaires, enfin celle conçue pour les entreprises. Naturellement, ce sont ces deux dernières versions qui offrent le plus de fonctionnalités liées à la collaboration.
Toutefois, la fonction de collaboration reste limitée et la gestion des fichiers et des droits d’accès impliquent de prendre des précautions.
En résumé, Onedrive est avant tout un espace de stockage personnel, que l’on peut considérer comme une grande bibliothèque, alors que SharePoint est une boîte à outil de type Intranet / Extranet. Leur différence réside donc dans leur nature même ; examinons à présent leurs points communs.
Les points communs entre Sharepoint et OneDrive
OneDrive et SharePoint partagent des similitudes qui renforcent leur complémentarité au sein de l’écosystème Microsoft.
Partage de fichiers
La capacité de partager des fichiers, tant en interne qu’avec des partenaires extérieurs, est une caractéristique fondamentale de SharePoint et OneDrive. Que ce soit pour un projet de groupe, une présentation client ou pour obtenir des retours sur un document, ces deux outils sont efficaces.
Synchronisation des fichiers en local
Avec SharePoint et OneDrive, vous pouvez facilement synchroniser vos fichiers localement, que ce soit sur votre ordinateur de bureau, votre tablette ou votre smartphone, ce qui assure ainsi la continuité de l’accès à vos ressources essentielles, même hors ligne.
Accès en ligne
Ces outils, intrinsèquement liés au Cloud, garantissent un accès à distance à vos données.
Microsoft 365
Microsoft 365 joue le rôle de fil directeur en agrégeant différents produits, dont OneDrive et SharePoint, pour fournir une expérience utilisateur intégrée. Les deux outils sont donc totalement compatibles entre eux, mais aussi avec des outils comme Teams, Word, Excel ou Powerpoint.
Stockage
OneDrive comme SharePoint offrent des espaces dédiés pour le stockage de vos documents. Ils permettent la co-édition de documents en temps réel, favorisant ainsi la collaboration. De plus, une fonction d’historique des versions est disponible sur les deux plateformes, pour vous permettre de tracer et de restaurer les modifications antérieures d’un fichier.
Protocoles de sécurité et de conformité
La sécurité des fichiers est une priorité pour SharePoint et OneDrive. Ces plateformes assurent le chiffrement des données, que ce soit lors de leur transfert ou lorsqu’elles sont stockées. De plus, en cas de suppression accidentelle ou de perte de données suite à une attaque, ils offrent des outils pour restaurer les fichiers ou les bibliothèques à des états précédents. Enfin, ils intègrent tous deux des fonctionnalités pour assurer la conformité réglementaire, ce qui facilitant le respect des diverses obligations légales en matière de gestion de données.
Ainsi, les points communs entre OneDrive et SharePoint sont relativement nombreux. Cependant, il existe également plusieurs différences entre les deux outils, qui devraient vous aider à faire un choix.
Les principales différences entre les 2 solutions
Voyons ensemble les nuances qui distinguent ces deux outils majeurs de Microsoft dans le domaine du stockage et de la collaboration en ligne.
Usage principal
Stocker des documents dans SharePoint vise principalement à collaborer collectivement sur ces contenus, alors qu’avec OneDrive, il s’agit d’abord de posséder un espace personnel et la collaboration, si elle est possible, reste ponctuelle.
Accès aux fichiers
Avec SharePoint, les fichiers sont accessibles à toute une équipe et peuvent être partagés en temps réel, alors qu’avec OneDrive, les fichiers sont d’abord privés, puis vous pouvez les partager.
Propriété des fichiers
Dans le cas d’un compte OneDrive individuel, vous êtes le propriétaire exclusif des fichiers. Cependant, pour un compte OneDrive professionnel, c’est l’administrateur qui définit les droits sur les fichiers. Concernant SharePoint, les ressources du site sont en général la propriété collective de l’équipe, et l’attribution des droits (tels que le téléchargement, la modification ou la suppression) est à la discrétion de l’administrateur.
Gestion des permissions
Sur OneDrive, vous déterminez entièrement qui peut accéder, consulter ou modifier vos fichiers. SharePoint utilise quant à lui un système de permissions hiérarchisé, dans lequel ce sont les responsables d’équipe qui définissent les niveaux d’accès.
Interface
Il n’existe pas d’application dédiée pour SharePoint, mais une interface en ligne. En revanche, l’application OneDrive peut être installée sur votre appareil ou être accessible via un navigateur et synchroniser l’ensemble de vos appareils.
Sécurité
Si Microsoft prend très au sérieux la sécurité pour ses deux outils, comme vous le verrez plus loin, seul SharePoint propose une sécurité renforcée grâce à la possibilité de détenir un serveur indépendant. Cependant, son hébergement nécessite une intervention locale de votre équipe informatique.
Publication sur un site internet
Contrairement à SharePoint, OneDrive ne permet pas une publication directe de vos contenus sur internet. Si envoyer des liens par email vers des documents est possible, une intégration directe de ces ressources sur un site web ne l’est pas.
Dans quels cas faut-il utiliser Sharepoint ?
SharePoint est particulièrement adapté pour ceux qui veulent :
- Collaborer quotidiennement sur des documents avec leurs collègues
- Une solution collaborative pour un projet futur
- Un outil pour échanger des informations / collaborer entre différents services / organisations
- Mettre en place facilement des solutions de type Intranet / Extranet ou de gestion documentaire (GED)
Dans quels cas faut-il utiliser OneDrive ?
OneDrive s’adresse aux personnes qui souhaitent :
- Un lieu de stockage et d’accès à leurs fichiers
- Un outil simple pour partager ponctuellement quelques fichiers avec quelques personnes
- Disposer d’un outil intégré à Windows permettant de sauvegarder ces principaux fichiers de travail
Les critères pour choisir une solution ou l'autre
Maintenant que vous avez en tête les points communs, les différences et les cas d’utilisation de OneDrive et de SharePoint, voici, pour résumer, les 3 critères essentiels à prendre en compte pour choisir l’une ou l’autre des solutions :
- Votre besoin de collaboration : s’il est fort et que la collaboration est une fonctionnalité essentielle, orientez-vous plutôt vers SharePoint.
- La simplicité de la solution : si votre besoin est basique et la collaboration simple et limité, OneDrive peut être votre meilleur allié.
- Vos cas d’usages : Intranet / Extranet / Gestion documentaire ou tout autre portail collaboratif, SharePoint est la solution. Stockage personnel, partage limité, sauvegarde de vos fichiers de travail, OneDrive sera plus adapté.
Cela dit, faire un choix n’est peut-être pas une nécessité : peut-être aurez-vous besoin des deux outils pour fonctionner de manière optimale. Nous allons donc voir comment transférer des documents depuis OneDrive vers SharePoint.
Comment transférer des documents de OneDrive à Sharepoint ?
Lorsque certains documents, initialement créés à titre personnel, sortent de ce cadre pour s’inscrire dans un projet d’équipe, il peut être nécessaire de les transférer de OneDrive à SharePoint. Vous pouvez les copier ou les déplacer.
Dans ce cas, la procédure est très simple :
- Identifiez les fichiers ou dossiers à transférer et cliquez sur « Déplacer vers”.
- Choisissez l’emplacement souhaité. Sous la rubrique « Accès rapide », vous trouverez divers sites répertoriés selon votre emplacement actuel. En naviguant sur SharePoint, vous aurez accès à votre bibliothèque actuelle, à votre OneDrive et à d’autres sites associés.
- Une fois l’emplacement choisi, cliquez sur « Déplacer ici ».
Au-delà de leurs différences, OneDrive et SharePoint partagent plusieurs fonctionnalités communes, notamment en termes de partage, de stockage et de sécurité. Chaque plateforme a sa propre valeur ajoutée et son application particulière selon le contexte et les besoins spécifiques.
Le choix entre les deux ne se résume pas à une simple question de préférence, mais dépend davantage des besoins de votre entreprise. Peut-être souhaiteriez-vous utiliser les deux en parallèle, en profitant de la fluidité de transfert entre OneDrive et SharePoint.
Finalement, que vous optiez pour SharePoint, OneDrive ou une combinaison des deux, l’essentiel est d’adopter une stratégie qui maximise la productivité et facilite la collaboration tout en garantissant la sécurité de vos données.
Notre département Modern Worplace & Workstation est à votre disposition pour vous conseiller au mieux sur la stratégie la plus adaptée à votre contexte.
