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Microsoft 365 : Qim info créée une gouvernance pour le SIACG

Gouvernance Microsoft 365 : Qim info engagée dans un projet collaboratif avec le SIACG

En pleine crise covid, le Service intercommunal d’informatique de l’Association des communes genevoises (SIACG) a mis en place dans l’urgence certaines fonctionnalités de la solution Microsoft 365 pour l’ensemble des usagers des 44 communes membres.

Afin d’élaborer une gouvernance d’utilisation de ses applications et ouvrir de nouveaux services, le SIACG a fait appel à Qim info. La commission des utilisateurs a alors posé un cadre formel assurant que cet investissement corresponde aux besoins des communes tout en garantissant une sécurité maximale.

Si Qim info a construit sa réputation à travers ses services de délégation, l’entreprise est aussi en capacité d’apporter de précieux conseils aux entreprises et services publics, quelles que soit leur taille et leur complexité. C’est le travail que les équipes du département Modern Workplace and Workstation ont effectué pour le SIACG, à la sortie de la pandémie. À la suite du déploiement de Microsoft 365, dans l’ensemble des 44 communes, Qim info a construit les règles de gouvernance permettant d’encadrer l’utilisation de ces logiciels et tout particulièrement ceux nécessaires au partage de données et à distance. Une action de longue haleine dont la structure publique genevoise est aujourd’hui entièrement satisfaite tant les équipes de Xavier Fabre, responsable du département, ont été à l’écoute des besoins des communes.

Déploiement de Microsoft 365 en urgence

Depuis 1986, le SIACG créé, développe et exploite un environnement informatique global pour toutes les communes membres. De la conception en passant par le développement et la maintenance de la structure générale de l’informatique communale (systèmes d’information, logiciels), le SIACG assure également l’extension, le fonctionnement du réseau intercommunal et le support aux utilisateurs (formation, assistance et conseil dans le domaine informatique). En 2020, au beau milieu de la crise sanitaire et face à l’obligation de travailler à domicile, le SIACG a dû mettre en place, en urgence comme beaucoup, une suite d’applications visant à assurer la continuité du service public.

« Nous avions le choix entre plusieurs logiciels, mais, en tant que structure publique, l’efficience prime. Étant déjà fortement orientés Microsoft, Teams allait de soi, mais, avant de partir tête baissée, nous avons pris le temps d’étudier d’autres options et les comparer sur plusieurs axes (facilité d’utilisation, écosystème et économie). Microsoft 365 incluant Teams est finalement déployé, le plus rapidement possible dans l’ensemble des communes. Néanmoins, la solution est « bridée » pour assurer la sécurité et le support aux usagers, et un cadre d’usage plus large reste à définir» explique Sylvain Liaudat, Directeur adjoint du SIACG. 

Mettre en place une gouvernance : une tâche complexe

Avec de nombreuses licences Microsoft 365 (incluant Teams et la suite Office) mises à disposition et de nouvelles fonctionnalités régulières, le SIACG commence alors à réfléchir à la structuration et à l’utilisation de ces outils. Une première analyse est alors entreprise. « Nous nous sommes rendu compte que ce n’était pas si simple de définir, rédiger et mettre en place une telle gouvernance dans notre contexte. à ce moment-là, nous avons demandé l’aide à un prestataire et plus précisément à l’expertise de Qim info. Un travail collaboratif s’est alors amorcé avec la Commission des utilisateurs (représentants des communes) posant les exigences fonctionnelles et un groupe utilisateur 365 (couvrant les aspects techniques) », poursuit Sylvain Liaudat.

Qim info x SIACG : une relation de confiance de longue date

Ayant déjà travaillé par le passé avec Xavier Fabre sur des projets importants, Sylvain Liaudat décide de le contacter. « Nous avions gardé contact, car j’avais énormément apprécié travailler avec lui tant pour ses compétences professionnelles qu’humaines – une qualité à laquelle nous prêtons une attention particulière. C’est pourquoi, quand ce projet de gouvernance est né, j’ai tout de suite pensé à lui pour nous accompagner en collaboration avec la commission des utilisateurs. ».

Dès les premiers contacts avec les équipes de Qim info, le SIACG est conquis. « Nous leur avons exposé nos besoins, mais surtout nos préoccupations et les attentes des communes. C’était une première pour nous dans ce type d’exercice et nous avons été très satisfaits de voir que l’équipe de Xavier était à l’écoute et capable de prendre ce dossier à bras le corps. Nous avions une totale confiance dans leur capacité à relever ce défi. »

Un projet collaboratif

« Il fallait vraiment que l’aspect humain prime dans ce dossier, car ce n’était pas une équipe de Qim info face à un client, mais une équipe auprès des représentants de 44 communes genevoises. Chacune avait ses propres attentes et ses besoins. Il fallait travailler en véritable collaboration pour instaurer la confiance et satisfaire tout le monde. C’était la première fois que nous devions travailler dans cette configuration et cela nous a beaucoup apporté de fonctionner de manière aussi participative. Il a fallu amener les sujets avec tact et diplomatie tout en étant force de propositions. Un vrai travail d’équilibriste.»
Xavier Fabre
Responsable du département Modern Workplace & Workstation

La gouvernance M365 : les besoins du SIACG

Une fois la décision validée de faire appel à Qim info par toutes les parties prenantes, il fallait dresser la liste complète des attentes du SIACG pour cette gouvernance.

« Dans un premier temps, nous avons réalisé un inventaire de ce qui était déployé et utilisé, tout en faisant ressortir rapidement un premier brouillon de ce qui était exploitable sur le terrain. Ensuite nous avons réfléchi à quelles conditions ces logiciels étaient utilisables », détaille Sylvain Liaudat. De cette analyse sont ressorties plusieurs applications : la suite bureautique, mais aussi les « power apps », des logiciels qui permettent de développer de petites applications pour, par exemple, automatiser des tâches ou encore récolter des données. « Les communes souhaitant utiliser ces power apps sont responsables de ce qu’elles créent. Un point que la gouvernance  devait mettre en lumière pour que chacun ait le bon niveau d’information ».

Dans un second temps, la gouvernance s’est penchée sur les outils collaboratifs dont MS Teams, SharePoint Online et OneDrive Enterprise pour proposer des outils adaptés, standardisés et toujours en accord avec la Commission des utilisateurs et le groupe utilisateur 365.

Les aspects légaux et sécuritaires n’étant pas en reste, un important travail a été réalisé par les équipes du SIACG et les communes avec Qim info pour déterminer la structure et la configuration des outils Microsoft 365 répondant à ces besoins. Ceci s’est notamment concrétisé par un audit CIS et la mise en place de matrices profils/usages ou et matrices des responsabilités.

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C'est le nombre d'usagers concernés par la gouvernance M365, répartis sur 350 sites dans 44 communes.

Après la première version de la gouvernance, la configuration des outils

Une première version de la gouvernance est alors rapidement arrêtée par Qim info. « Nous sommes passés par beaucoup d’étapes pour ficeler ce projet : interviews dans les communes, rédactions, explications et présentations puis modifications selon les retours des utilisateurs. Nous devions être flexibles pour avancer le plus rapidement possible, confie Xavier Fabre, le responsable du département Modern Workplace and Workstation. Bien entendu, tous les besoins ne pouvaient pas figurer dans cette première version. Il fallait faire des choix pour que la gouvernance soit validée par les clients du SIACG. Par la suite, des travaux itératifs viseront à l’améliorer, car à trop chercher la perfection du premier coup, on reste dans la théorie. »

Ainsi, une fois acceptée par tous, une autre étape très intéressante pour les équipes Qim info pouvait débuter : la configuration des outils selon le plan acté au travers de la gouvernance.
Un exemple : Microsoft 365 permet de créer des espaces collaboratifs avec une capacité presque illimitée. Dans la gouvernance établie par Qim info pour le SIACG, il est explicité pour chacun de ces espaces un cycle de vie précis et une capacité de stockage limité via des quotas. « Nous sommes vraiment rentrés dans les détails afin de ne rien omettre et sur ce point, Qim info a été d’une aide précieuse, car ils nous ont apporté ce regard impartial et d’expert dont nous avions besoin. ».

La sécurité n’est pas en reste et cet aspect dans Microsoft 365 est extrêmement complet. Les compétences de Qim info ont été très précieuses, notamment le passage par un audit CIS Critical Security Control et la mise en place d’un plan d’action appliqué par l’équipe interne. Cet aspect couvre aussi l’emplacement et la méthode de stockage, conformément à la loi sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD).

Quelle suite pour la gouvernance ?

« Aujourd’hui, nous sommes dans une phase de mise en application des paramètres par Qim info et de formation de nos équipes. Nos ingénieurs ont tous suivi les formations de base de Microsoft 365 afin qu’ils aient tous un premier niveau identique. S’en sont suivi des formations avancées et par domaine. Actuellement les fondations sont posées et la construction avance prudemment pour éviter toute perturbation chez les clients. Tout en suivant le plan de l’édifice, nous devons rester flexibles. Par exemple, nous avons dû opérer un changement technique impliquant une modification importante dans la gouvernance. Effectué d’entente entre les parties prenantes, cela favorise la compréhension de l’impact de certaines décisions à chaque échelon. À l’avenir nous évaluerons cette gouvernance et son application. Est-ce que tous les objectifs sont atteints, qu’est-ce qui doit être modifié et ajouté ? À la suite de ce bilan, nous rentrerons, avec Qim info, dans deuxième phase de la gouvernance et pourquoi pas une troisième… ».
Sylvain Liaudat
Directeur adjoint du SIACG

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