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Microsoft 365: Qim info erstellt eine IT-Governance für die SIACG

Microsoft-365-Governance: Ein Gemeinschaftsprojekt von Qim info und der SIACG

Mitten in der Coronakrise musste die gemeindeübergreifende IT-Abteilung des Verbands der Genfer Gemeinden (SIACG) in Windeseile einige Microsoft-365-Funktionen für sämtliche Benutzer der 44 Mitgliedsgemeinden einrichten.

Um eine Nutzungsgovernance ihrer Anwendungen zu erstellen und neue Dienste freizuschalten, wandte sich die SIACG an Qim info. Die Benutzerkommission legte dann einen formalen Rahmen fest, der sicherstellte, dass diese Investition dem Bedarf der Gemeinden entsprach und höchste Sicherheit gewährleistete.

Qim info hat sich ihren Ruf zwar besonders im Bereich ihrer Beauftragungsdienste erworben, bietet jedoch auch wertvolle Beratungstätigkeit für öffentliche Unternehmen und Dienststellen unabhängig von deren Grösse und Komplexität. Nach der Pandemie waren die Teams unserer Abteilung Modern Workplace and Workstation zum Beispiel für die IT-Abteilung des Verbands der Genfer Gemeinden (SIACG) tätig. Nach Einrichtung von Microsoft 365 in allen 44 Gemeinden erstellte Qim info die Governance-Regeln für die Nutzung dieser Software und insbesondere der für die Datenweitergabe und Videokonferenzen verwendeten Programme. Eine langwierige Aktion, bei der die Teams von Abteilungsleiter Xavier Fabre genau auf die Bedürfnisse der Gemeinden eingingen, so dass die Genfer Behörde mit dem Ergebnis rundum zufrieden ist.

Microsoft 365 in aller Eile

Seit 1986 erstellt, entwickelt und betreibt die SIACG die gesamte IT-Umgebung für alle Mitglieder des Genfer Gemeindeverbands. Die SIACG kümmert sich nicht nur um den Entwurf, die Entwicklung und die Wartung der allgemeinen Struktur der Gemeinde-IT (Informationssysteme und Software), sondern gewährleistet auch die Erweiterung und den Betrieb des gemeindeübergreifenden Netzwerks und den Support für die Benutzer (Schulung, Hilfeleistung und Beratung im IT-Bereich). 2020 musste die SIACG angesichts der Homeoffice-Pflicht in der Coronakrise in Windesweile eine Anwendungssuite einrichten, um den öffentlichen Dienst aufrechtzuerhalten.

«Es standen uns mehrere Programme zur Auswahl, doch beim öffentlichen Dienst ist Effizienz entscheidend. Wir waren bereits stark auf Microsoft ausgerichtet, so dass Teams fast selbstverständlich war, doch bevor wir einfach loslegten, haben wir uns die Zeit genommen, uns andere Optionen anzusehen und in mehreren Aspekten (Benutzerfreundlichkeit, Ökosystem und Preis) zu vergleichen. Letzten Endes wurde dann Microsoft 365 einschliesslich Teams in allen Gemeinden so schnell wie möglich eingerichtet. Die Lösung wurde allerdings «gedrosselt», um die Sicherheit und den Benutzersupport zu gewährleisten, und ein weiterer Nutzungsrahmen musste noch festgelegt werden», erläutert der stellvertretende Direktor der SIACG Sylvain Liaudat.

Erstellen einer Governance: eine komplexe Aufgabe

Angesichts zahlreicher Microsoft-365-Lizenzen (einschliesslich Teams und der Office-Suite) und regelmässiger neuer Funktionen begann die SIACG, sich mit der Strukturierung und Nutzung dieser Instrumente zu befassen und eine erste Analyse vorzunehmen. «Wir stellten fest, dass es nicht so einfach war, eine solche Governance in unserem Kontext zu definieren, zu verfassen und einzurichten. Deshalb wandten wir uns in dieser Phase an einen externen Dienstleister, nämlich an die Expert:innen von Qim info. Gemeinsam mit der Benutzerkommission (aus den Gemeindevertretern) und einer Gruppe von MS365-Benutzern wurden dann die funktionellen Anforderungen und die technischen Aspekte abgesteckt», erläutert Sylvain Liaudat weiter.

Qim info und SIACG: ein langjähriges Vertrauensverhältnis

Sylvain Liaudat hatte bereits früher mit Xavier Fabre an grösseren Projekten gearbeitet und nahm erneut mit ihm Kontakt auf. «Wir waren in Verbindung geblieben, denn die Zusammenarbeit mit ihm war grossartig, sowohl aus fachlicher als auch aus menschlicher Sicht – ein Aspekt, auf den wir besonderen Wert legen. Als dieses Governance-Projekt auf den Weg gebracht wurde und wir jemanden für die Betreuung in Zusammenarbeit mit der Benutzerkommission suchten, dachte ich deshalb gleich an ihn

Bereits nach den ersten Treffen mit den Teams von Qim info war die SIACG überzeugt. «Wir haben ihnen unseren Bedarf und vor allem die Sorgen und Erwartungen der Gemeinden geschildert. Wir standen zum ersten Mal vor einer solchen Aufgabe, doch das Team von Xavier nahm sich des Projekts souverän an und ging ganz genau auf unsere Anforderungen ein. Wir hatten vollstes Vertrauen in ihre Fähigkeiten, diese Aufgabe zu meistern

Ein Gemeinschaftsprojekt

«Bei diesem Projekt war wirklich der menschliche Aspekt vorrangig, denn das Team von Qim info sass nicht nur einem Kunden gegenüber, sondern den Vertretern von 44 Genfer Gemeinden. Jeder hatte seine eigenen Erwartungen und Wünsche. Wir mussten eng zusammenarbeiten, um Vertrauen zu schaffen und alle zufriedenzustellen. Das war das erste Mal, dass wir in einer solchen Konfiguration arbeiteten, und es hat uns viel gebracht, in einer Umgebung mit so viel Mitbestimmung zu wirken. Die Themen mussten diplomatisch und mit Fingerspitzengefühl behandelt und mit konkreten Vorschlägen untermauert werden. Ein echter Balanceakt.»
Xavier Fabre
Leiter der Abteilung Moderner Arbeitsplatz & Workstation

M365-Governance: die Anforderungen der SIACG

Nachdem alle Beteiligten die Beauftragung von Qim info abgesegnet hatten, musste eine vollständige Liste der Erwartungen der SIACG für diese Governance erstellt werden.

«Zuerst haben wir zusammengetragen, was installiert war und verwendet wurde, und skizzierten dann, was sich vor Ort nutzen liess. Anschliessend haben wir uns überlegt, unter welchen Bedingungen diese Programme verwendet werden konnten», erläutert Sylvain Liaudat. Aus dieser Analyse ergaben sich mehrere Anwendungen: die Office-Suite und auch die Software „Power Apps“, mit der kleine Anwendungen erstellt werden können, um beispielsweise Aufgaben zu automatisieren oder Daten zu erfassen. «Die Gemeinden, die Power Apps verwenden möchten, sind für die von ihnen erstellten Anwendungen verantwortlich. Dieser Aspekt musste von der Governance betont werden, damit alle ausreichend informiert waren

Als nächstes betrachtete die Governance die Programme für die Zusammenarbeit wie MS Teams, SharePoint Online und OneDrive Enterprise, um stets in Absprache mit der Benutzerkommission und der Gruppe der MS365-Benutzer angepasste standardisierte Lösungen vorzuschlagen.

Um auch die gesetzlichen Aspekte und die Sicherheit zu berücksichtigen, arbeiteten die Teams der SIACG, die Gemeinden und Qim info intensiv daran, die entsprechende Struktur und Konfiguration der Microsoft-365-Tools zu bestimmen. Konkret wurden insbesondere ein CIS-Audit durchgeführt und Profil-/Nutzungsdiagramme oder RACI-Diagramme eingerichtet.

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Die Zahl der Nutzer betrifft die 365 Verwaltungen an 350 Standorten und in 44 Gemeinden.

Konfiguration der Tools nach erster Governance-Version

Schnell stellte Qim info eine erste Version der Governance auf die Beine. «Es waren viele Etappen erforderlich, um dieses Projekt unter Dach und Fach zu bringen: Gespräche in den Gemeinden, Ausarbeitungen, Erläuterungen und Präsentationen, dann Änderungen nach dem Benutzerfeedback. Wir mussten flexibel sein, um so schnell wie möglich voranzukommen», gesteht Xavier Fabre, Leiter der Abteilung Modern Workplace and Workstation. Natürlich konnten in dieser ersten Version noch nicht alle Wünsche erfüllt werden. Wir mussten bestimmte Entscheidungen treffen, damit die Governance von den Kunden der SIACG abgesegnet wurde. Im Folgenden wird sie schrittweise verbessert. Wenn es gleich beim ersten Mal perfekt sein soll, kommt man über die Theorie nicht hinaus.»

Nachdem alle einverstanden waren, konnte Qim info mit einer weiteren sehr interessanten Etappe beginnen: Konfiguration der Programme gemäss dem in der Governance festgelegten Plan.
Ein Beispiel: Mit Microsoft 365 lassen sich virtuelle Coworking-Räume mit fast unbegrenzter Kapazität erstellen. In der von Qim info für die SIACG eingerichteten Governance wird für jeden dieser Räume ein genauer Lebenszyklus und eine durch Kontingente begrenzte Speicherkapazität festgelegt. «Wir sind wirklich ins Detail gegangen, um nichts zu vergessen, und in dieser Hinsicht war Qim info eine wertvolle Hilfe, weil sie den von uns benötigten sachlichen Expertenblick eingebracht haben

Auch die Sicherheit bleibt nicht hintenan, und in diesem Aspekt ist Microsoft 365 vollständig bestückt. Die Kompetenzen von Qim info waren sehr wertvoll, insbesondere das CIS-Audit Critical Security Control und die Einrichtung eines vom internen Team umgesetzten Aktionsplans. Dieser Aspekt deckt auch den Ort und das Verfahren der Speicherung nach dem Genfer Datenschutzgesetz (LIPAD) ab.

Was kommt nach der Governance?

«Gegenwärtig befinden wir uns in der Phase der Umsetzung der Parameter durch Qim info und der Schulung unserer Teams. Alle unsere Ingenieure haben am Microsoft-365-Grundlehrgang teilgenommen, damit alle dasselbe Ausgangsniveau haben. Danach wurden fortgeschrittene und bereichsspezifische Schulungen veranstaltet. Das Fundament ist jetzt gelegt und es wird vorsichtig weitergebaut, um Störungen bei den Kunden zu vermeiden. Wir folgen zwar dem Bauplan, müssen aber flexibel bleiben. Wir mussten zum Beispiel eine technische Änderung vornehmen, die eine grössere Auswirkung auf die Governance zur Folge hatte. Indem solche Änderungen in Absprache mit den Beteiligten durchgeführt werden, sind die Auswirkungen bestimmter Entscheidungen auf jede Stufe besser verständlich. In der Zukunft werden wir diese Governance und ihre Anwendung bewerten. Wurden alle Ziele erreicht, was muss geändert und ergänzt werden? Nach dieser Bilanz werden wir mit Qim info eine zweite Phase der Governance in Angriff nehmen. Und vielleicht auch eine dritte!»
Sylvain Liaudat
Stellvertretender SIACG-Direktor

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