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Qim info révolutionne les rentrées scolaires de l’Institut Florimont

Institut Florimont : des rentrées scolaires plus performantes grâce à l’expertise de Qim info

Les critères pour une rentrée scolaire réussie sont nombreux et complexes. Afin d’améliorer l’intégration de ses nouveaux élèves et le passage en classe supérieure pour ceux déjà présents, l’Institut Florimont, école privée près de Genève, a fait appel aux services de Qim info

Avec des dizaines de nouveaux élèves à gérer chaque année, l’Institut Florimont, accueillant depuis presque 120 ans des jeunes âgés de 3 à 18 ans, fait face à des procédures d’intégration parfois très complexes. C’est pourquoi, il y a 2 ans, le service informatique de l’Institut s’est tourné vers l’expertise de Qim info pour l’aider dans la mise en œuvre d’un processus innovant en lien avec les besoins pédagogiques de la structure. Parmi ces innovations : la création automatique des équipes Teams et l’assignation des membres (élèves et professeurs) de manière automatique. 
 
Entretien avec Jean-Marc Robyr, Responsable Informatique de l’Institut Florimont. 

Les bases d'une collaboration réussie entre Qim info et l'Institut Florimont

« Au sein du service IT de l’Institut Florimont, nous sommes sept collaborateurs. Chacun dispose de missions bien précises afin de faire tourner parfaitement cette grande école qui compte aujourd’hui 300 collaborateurs et 1700 élèves, indique Jean-Marc Robyr. Il y a trois ans en pleine crise Covid-19, nous avons souhaité mettre en place Microsoft 365 pour faciliter le travail des enseignants à distance et l’apprentissage des élèves. C’était une idée que nous avions eue avant l’épidémie mais tout s’est accéléré à cause du confinement ».  

L’un des principaux avantages de la suite Microsoft est de permettre aux utilisateurs de travailler à distance, via, entre autres, les solutions proposées par Teams. « Ce déploiement de logiciels, nous pouvions le faire en interne mais pour nous assurer de la qualité de la démarche, nous avons préféré nous faire accompagner par des experts reconnus dans ce domaine », continue le responsable informatique de l’école. 

Qim info : choisir des experts avant tout

« Nos deux premières rentrées avec un déploiement « fait maison » de Microsoft 365 n’ont pas été concluantes. Il faut être modeste et reconnaître que nous n’avions pas les connaissances suffisantes pour atteindre, à ce moment-là, notre objectif. C’est pour cela qu’en 2021, nous avons fait appel à des personnes capables de répondre à nos attentes en termes d’efficacité », continue le responsable. 

Conscient de leurs besoins dans ce domaine, l’Institut Florimont fait alors marcher son réseau pour trouver une entreprise de services du numérique (ESN) de qualité.

L’un des collaborateurs de l’équipe IT de l’école ayant par le passé, travaillé dans une entreprise sollicitant régulièrement Qim info, propose donc de les contacter.

« Il nous fallait un partenaire à la réputation solide alors le choix de mon prédécesseur s’est naturellement porté sur Qim info. Nous avions deux projets importants en tête à ce moment-là, nous ne pouvions pas nous tromper. Ce ne fut pas le cas car Qim info a rapidement saisi notre manière de travailler et compris pourquoi nous voulions opérer tous ces changements ». 

Déployer Microsoft 365 dans une école et s'adapter à ses besoins

« La gestion du travail sur une année est assez particulière car, comme vous pouvez vous en douter, nous débutons en septembre pour finir en août. C’est pourquoi, dès le mois de juin, il faut que nous sachions : combien d’élèves nous aurons au sein des classes l’année suivante ; le ratio entre les nouveaux et ceux qui restent dans nos murs et surtout quels élèves ont besoin d’un ordinateur – un ordinateur est prêté à chaque apprenant de la Seconde à la Terminale. »  

Un prêt de matériel qui n’est pas sans conséquence pour le service IT qui, d’une année scolaire sur l’autre, doit assurer la création des nouveaux comptes, la configuration, le paramétrage des droits d’accès en fonction du niveau et de la classe de l’élève… 

« Jusqu’à notre collaboration avec Qim info, toutes ces tâches étaient effectuées à la main. Cela nous prenait beaucoup de temps et nous devions nous y mettre à plusieurs pour que tout soit prêt pour septembre. De plus, il ne faut pas oublier que le temps dont nous disposons à cette époque de l’année est restreint par les congés d’été. Puisque nous avions fait appel à Qim info pour la mise en place de Microsoft 365, nous n’avons pas hésité à les solliciter une nouvelle fois pour l’automatisation de ces scripts », continue Jean-Marc Robyr.  

« Déployer Microsoft 365 et programmer tout un système automatisé pour une école est un projet unique. Il y a des spécificités auxquelles nous n’avons pas affaire tous les jours. C’était pour mon équipe et moi, des projets stimulants nous permettant un peu de sortir des cadres habituels. Par exemple, quand nous avons mis en place la gouvernance d’utilisation, nous avons dû respecter une nomenclature reprenant l’organigramme des groupes de travail et des classes. Nous avons dû aussi être vigilants d’un point de vue sécurité, à la géolocalisation des données en Suisse »,
Erduan Hoxha
Team Leader chez Qim info

Automatiser la rentrée pour gagner en temps et en efficacité

Ainsi, pour ce projet d’automatisation des scripts en lien avec la rentrée des classes, l’intervention de Qim info s’est concentrée sur deux grandes étapes du calendrier scolaire.  

  • Dès juillet, le service IT doit archiver l’ensemble des dossiers de l’année qui vient de s’écouler. « L’équipe d’experts du département Modern Workplace and Workstation de Qim info est donc intervenue en créant un script permettant de nettoyer et archiver les Teams correspondantes à des classes qui ne seront plus utilisés avec tout ce qu’ils contiennent comme contenus pédagogiques, par exemple ». 
  • « Qim info nous a aussi permis d’automatiser, pour la seconde phase en août, l’extraction du logiciel PRONOTE, des profils d’élèves qui seront présents à la rentrée. Grâce à cela, la création des comptes Teams se fait Imaginez, auparavant, nous devions créer 1000 Teams à la main. Maintenant, même s’il faut parfois réadapter les groupes après la rentrée, cela ne prend que quelques heures pour une personne qui peut effectuer d’autres tâches en même temps. »

A noter que le travail effectué par l’équipe d’Erduan Hoxha a aussi prévu l’automatisation de la répartition de chaque profil Teams dans les bons groupes en fonction du niveau de l’élève et des emplois du temps fournis par PRONOTE.  

« Cela a facilité le travail du service IT mais aussi, en cascade, de l’ensemble du corps enseignant qui a la certitude, en reprenant le travail en septembre, d’avoir toutes les équipes Teams prêtes et disponibles. Les délais sont respectés et ce n’est pas rien quand on voit tout ce qu’il y a à gérer quand les élèves reviennent. ». 

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c’est le nombre de profils traités automatiquement avant chaque rentrée grâce à la mise à jour des scripts.

Qim info et l'Institut Florimont : une collaboration à long terme

Bien que les scripts aient permis d’automatiser sur la durée certaines tâches chronophages, la collaboration entre Qim info et l’Institut Florimont n’est pourtant pas terminée.  

« On a fait le choix d’une collaboration à long terme car en fonction de l’évolution de la pédagogie, il faut parfois adapter les scripts. De plus, nous avons toujours un lien avec Erduan Hoxha concernant le support et la maintenance. Dans ce cadre, nous échangeons, en cas de besoin, par Teams et force est de constater que les équipes de Qim info sont extrêmement réactives ». 

Un travail conjoint très bénéfique pour les membres de l’équipe IT de l’Institut, libérés de ces missions et qui peuvent, par conséquent, effectuer certaines opérations estivales assez lourdes. C’est le cas, par exemple, de la mise à jour des serveurs de l’école. 

« Ces excellentes relations avec Qim info nous ont permis de leur confier un second projet plus axé sur la pédagogie ». C’est ainsi que les équipes d’Erduan ont créé un portail SharePoint, accessible à la fois par les enseignants et leurs élèves, et sur lequel sont stockés tous les éléments pédagogiques dont ils ont besoin. 

« Ce qui est certain, c’est qu’au vu des résultats obtenus lors de ces deux projets et si, dans l’avenir, nous avions de nouveau des besoins de ce type, nous ferions appel aux services de Qim info tant ils nous ont aidés à avancer. En plus, depuis le déménagement de leur centre d’expertises, nous sommes presque voisins », conclut Jean-Marc Robyr, sur une note d’humour, le responsable du service IT de l’Institut Florimont. 

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