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Qim info hat den Schulbeginn im Institut Florimont verwandelt 

Institut Florimont: Bessere Schulanfänge dank der Expertise von Qim info

Die Kriterien für einen erfolgreichen Schulanfang sind zahlreich und komplex. Um die Integration seiner neuen Schüler und die Versetzung der bereits vorhandenen Schüler in die nächste Klasse zu verbessern, hat das Institut Florimont, eine Privatschule in der Nähe von Genf, die Dienste von Qim info in Anspruch genommen.

Da das Institut Florimont, das seit fast 120 Jahren Jugendliche im Alter von 3 bis 18 Jahren aufnimmt, jedes Jahr Dutzende neuer Schüler zu betreuen hat, sieht es sich mit manchmal sehr komplexen Integrationsverfahren konfrontiert. Aus diesem Grund wandte sich die IT-Abteilung des Instituts vor zwei Jahren an die Expertise von Qim info, um bei der Umsetzung eines innovativen Prozesses in Verbindung mit den pädagogischen Bedürfnissen der Einrichtung zu helfen. Zu diesen Neuerungen gehören: die automatische Erstellung von Team-Teams und die automatische Zuweisung von Mitgliedern (Schüler und Lehrer).

Interview mit Jean-Marc Robyr, IT-Leiter des Instituts Florimont.

Die Grundlagen einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Qim info und dem Institut Florimont

„In der IT-Abteilung des Instituts Florimont sind wir sieben Mitarbeiter. Jeder hat ganz bestimmte Aufgaben, damit diese große Schule, die heute 300 Mitarbeiter und 1700 Schüler zählt, perfekt läuft“, sagt Jean-Marc Robyr. Vor drei Jahren, mitten in der Covid-19-Krise, wollten wir Microsoft 365 einführen, um die Arbeit der Fernlehrer und das Lernen der Schüler zu erleichtern. Das war eine Idee, die wir schon vor der Epidemie hatten, aber wegen des Einschlusses wurde alles beschleunigt“.

Einer der Hauptvorteile der Microsoft-Suite besteht darin, dass die Nutzer aus der Ferne arbeiten können, unter anderem über die von Teams angebotenen Lösungen. „Wir konnten diese Softwareeinführung intern durchführen, aber um die Qualität des Vorgehens zu gewährleisten, zogen wir es vor, uns von anerkannten Experten in diesem Bereich begleiten zu lassen „, fährt der IT-Leiter der Schule fort.

Qim info: Vor allem Experten wählen

„Unsere ersten beiden Heimfahrten mit einer „hausgemachten“ Implementierung von Microsoft 365 waren nicht erfolgreich. Wir müssen bescheiden sein und zugeben, dass wir zu diesem Zeitpunkt nicht über das ausreichende Wissen verfügten, um unser Ziel zu erreichen. Aus diesem Grund haben wir uns für 2021 an Personen gewandt, die unsere Erwartungen in Bezug auf Effizienz erfüllen können“.Der Leiter fuhr fort.

Das Institut Florimont ist sich ihrer Bedürfnisse in diesem Bereich bewusst und lässt daraufhin sein Netzwerk spielen, um ein qualitativ hochwertiges Unternehmen für digitale Dienstleistungen (ESN) zu finden.

Einer der Mitarbeiter des IT-Teams der Schule hatte in der Vergangenheit in einem Unternehmen gearbeitet, das regelmäßig Qim info in Anspruch nahm, und schlug daher vor, sich mit ihnen in Verbindung zu setzen.

Wir brauchten einen Partner mit einem soliden Ruf, also fiel die Wahl meines Vorgängers natürlich auf Qim info. Wir hatten zwei wichtige Projekte im Sinn zu diesem Zeitpunkt,
konnten wir nichts falsch machen.
Das war nicht der Fall, denn Qim info hat unsere Arbeitsweise schnell erfasst und verstanden, warum wir all diese Veränderungen vornehmen wollten“.

Microsoft 365 in einer Schule einsetzen und an deren Bedürfnisse anpassen

„Die Verwaltung der Arbeit über ein Jahr hinweg ist ziemlich speziell, da wir, wie Sie sich sicher vorstellen können, im September beginnen und im August enden. Deshalb müssen wir schon im Juni wissen: wie viele Schüler wir im nächsten Jahr in den Klassen haben werden; das Verhältnis zwischen den neuen Schülern und denen, die bei uns bleiben und vor allem, welche Schüler einen Computer brauchen – jedem Lernenden von der Seconde bis zur Terminale wird ein Computer ausgeliehen.“

Ein Materialverleih, der nicht ohne Folgen für die IT-Abteilung bleibt, die von einem Schuljahr zum anderen die Einrichtung neuer Konten, die Konfiguration, die Parametrisierung der Zugriffsrechte je nach Klassenstufe und Klasse des Schülers gewährleisten muss…

„Bis zu unserer Zusammenarbeit mit Qim info wurden all diese Aufgaben von Hand erledigt. Das nahm viel Zeit in Anspruch und wir mussten mit mehreren Personen zusammenarbeiten, um alles bis September fertig zu haben. Außerdem darf man nicht vergessen, dass die Zeit, die uns zu dieser Jahreszeit zur Verfügung steht, durch die Sommerferien eingeschränkt ist. Da wir Qim info bereits bei der Einführung von Microsoft 365 eingesetzt hatten, zögerten wir nicht, sie erneut um die Automatisierung dieser Skripte zu bitten„.Das ist eine gute Idee“, fährt Jean-Marc Robyr fort.

"Microsoft 365 einzusetzen und ein ganzes automatisiertes System für eine Schule zu programmieren, ist ein einzigartiges Projekt. Es gibt einige Besonderheiten, mit denen wir nicht jeden Tag zu tun haben. Für mein Team und mich waren es herausfordernde Projekte, die es uns ermöglichten, ein wenig aus dem üblichen Rahmen zu fallen. Als wir zum Beispiel die Use Governance einführten, mussten wir uns an eine Nomenklatur halten, die das Organigramm der Arbeitsgruppen und Klassen enthielt. Wir mussten auch aus Sicherheitsgründen auf die Geolokalisierung der Daten in der Schweiz achten,

Erduan Hoxha
Team Leader bei Qim info

Den Schulanfang automatisieren, um Zeit zu sparen und effizienter zu werden

So konzentrierte sich die Intervention von Qim info bei diesem Projekt zur Automatisierung von Skripten im Zusammenhang mit dem Schulanfang auf zwei große Etappen des Schulkalenders.

  • Ab Juli muss die IT-Abteilung alle Akten des vergangenen Jahres archivieren.Das Expertenteam der Abteilung Modern Workplace and Workstation von Qim info hat sich also eingeschaltet und ein Skript erstellt, mit dem Teams, die Klassen entsprechen, die nicht mehr verwendet werden , mit all ihren Inhalten, wie z. B. Lerninhalten, bereinigt und archiviert werden können“.
  • „Qim info hat es uns auch ermöglicht, für die zweite Phase im August die Extraktion der Schülerprofile aus der PRONOTE-Software zu automatisieren, die zu Beginn des neuen Schuljahres anwesend sein werden. Stellen Sie sich vor, dass wir früher 1000 Teams von Hand erstellen mussten. Nun, auch wenn die Gruppen nach Schulbeginn manchmal neu angepasst werden müssen, dauert dies nur wenige Stunden für eine Person, die gleichzeitig noch andere Aufgaben erledigen kann. “

Es ist anzumerken, dass die von Erduan Hoxhas Team geleistete Arbeit auch die Automatisierung der Einteilung jedes Teams-Profils in die richtigen Gruppen auf der Grundlage des Niveaus des Schülers und der von PRONOTE bereitgestellten Stundenpläne vorsah.

„Das hat nicht nur die Arbeit der IT-Abteilung erleichtert, sondern auch die des gesamten Lehrkörpers, der bei Arbeitsbeginn im September die Gewissheit hat, dass alle Teams bereit und verfügbar sind. Die Fristen werden eingehalten, und das ist nicht wenig, wenn man bedenkt, was es alles zu bewältigen gibt, wenn die Schüler wiederkommen“.

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ist die Anzahl der Profile, die vor jedem Schuljahr dank aktualisierter Skripte automatisch bearbeitet werden.

Qim info und das Institut Florimont: eine langfristige Zusammenarbeit

Obwohl die Skripte im Laufe der Zeit einige zeitraubende Aufgaben automatisiert haben, ist die Zusammenarbeit zwischen Qim info und dem Institut Florimont dennoch nicht beendet.  

Wir haben uns für eine langfristige Zusammenarbeit entschieden, denn je nachdem, wie sich die Pädagogik entwickelt, müssen wir manchmal die Skripte anpassen. Darüber hinaus haben wir immer eine Verbindung zu Erduan Hoxha, was Support und Wartung betrifft. In diesem Rahmen tauschen wir uns bei Bedarf über Teams aus, und man muss feststellen, dass die Teams von Qim info äußerst reaktionsschnell sind „. 

Eine gemeinsame Arbeit, die für die Mitglieder des IT-Teams des Instituts sehr vorteilhaft ist, da sie von diesen Aufgaben befreit sind und daher einige der recht aufwändigen Sommeroperationen durchführen können. Dies gilt zum Beispiel für die Aktualisierung der Schulserver. 

Diese ausgezeichneten Beziehungen zu Qim info haben es uns ermöglicht, ihnen ein zweites Projekt anzuvertrauen, das stärker auf die Pädagogik ausgerichtet ist“. So erstellten die Teams von Erduan ein SharePoint-Portal, auf das sowohl die Lehrkräfte als auch ihre Schülerinnen und Schüler zugreifen können und in dem alle benötigten Unterrichtsmaterialien gespeichert sind. 

„Sicher ist, dass wir angesichts der Ergebnisse dieser beiden Projekte und wenn wir in Zukunft noch einmal solche Anforderungen haben, die Dienste von Qim info in Anspruch nehmen würden, so sehr haben sie uns geholfen, voranzukommen. Außerdem sind wir seit dem Umzug ihres Kompetenzzentrums fast Nachbarn“.Die IT-Abteilung des Florimont-Instituts ist für die IT-Abteilung zuständig“, schloss Jean-Marc Robyr mit einer humorvollen Note. 

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