Qu’est-ce que Nintex Workflow ?
Nintex workflow est un outil qui s’inscrit dans la suite des offres proposées par Nintex. Il vise principalement à simplifier et démocratiser la création des processus de travail assurant ainsi un support efficient et de qualité aux activités de l’entreprise.
La notion de flux de travail (workflow) est assez vaste et peu englober de nombreuses activités. Pour n’en citer que quelques-uns, on peut par exemple retrouver des processus permettant d’assurer le cycle de vie d’un document (création, validation, revue ou même archivage), de gérer et suivre les entretiens annuels, les notes de frais ou encore le traitement de factures.
Pour comprendre comment va se découper un flux de travail avec Nintex, et par la même occasion saisir toute la puissance de cette simplicité apparente, il convient de préciser quels sont les 3 composants de base principaux qui le structurent :
- Actions ou étapes : la base même d’un workflow Nintex ce sont ces petites tuiles que l’on va pouvoir placer et déplacer tout le long du flux de travail. Ils vont définir l’essence même de ce qui va être exécuté par la suite.
- Données : ce que le flux de travail va avoir à traiter lors de son exécution. Cela va impliquer de connaître le type de données à traiter ainsi que son origine et sa provenance.
- Règles et logique métier : aide à définir quelles actions il va être nécessaire d’ajouter ainsi que l’ordre dans lequel elles devront être complétées pour répondre au besoin initial. Elles vont également apporter des informations sur les dépendances qui pourraient exister entre les différentes étapes.
L’élimination des processus manuels couplé à l’optimisation des processus digitaux proposé par Nintex va permettre un gain de temps non négligeable pour les équipes concernées, permettant de dédier les ressources à des tâches plus stratégiques et importantes.
Nintex est une solution qui va être utilisable à la fois par des développeurs professionnels et des employés non IT motivés à l’idée d’automatiser leur processus métiers. Ces derniers, aussi appelés Citizen Developers, n’ont pas forcément de connaissances techniques au préalable. L’outil va permettre de viser un public très large touchant ainsi beaucoup plus facilement les différents intervenants d’une entreprise : l’adoption de l’outil n’en est que facilité.
Pourquoi utiliser le Nintex Workflow en entreprise
Depuis sa création en 2006, Nintex est une entreprise qui se dédie avant tout à la digitalisation de ses clients et partenaires en proposant des solutions pour mettre en place et améliorer les différents processus pouvant constituer et animer les entreprises. Forte de ses années d’expériences, elle propose notamment l’outil Nintex Workflow qui n’a eu de cesse d’être testé, validé et amélioré au fils des années.
Nintex Workflow est un outil, qui couplé avec les systèmes déjà en place (type Microsoft, Salesforce ou encore SAP), va révéler toute sa puissance en ce qui concerne l’automatisation de tâches répétitives et/ou complexes à travers toutes les strates de l’entreprise.
En se dotant d’un tel outil, ce n’est pas une simple digitalisation des flux de travail qui va être implémentée mais un tout nouveau paysage de possibilités qui va se dessiner pour les entreprises :
Automatisation et rationalisation :
Tout est fait de façon transparente. La facilité d’utilisation de cet outil, entre autres permis par le diagramme visuel, va permettre aux utilisateurs – techniques ou non- de créer et gérer les workflows de façon centralisée et structurée (système de gestion des versions disponible).
Consolidation des informations :
Circulation de l’information depuis et vers les autres systèmes utilisés par l’entreprise. Cela va permettre de garder à jour les informations pouvant être stockés à différents endroits évitant un conflit des données.
C’est un point répondant à un enjeu critique pour les entreprises à l’heure actuelle : il est nécessaire de conserver et assurer l’intégrité des donnés pour pouvoir fonctionner, exister et perdurer.
Analytique :
Des fonctionnalités analytiques puissantes pour permettre la génération de rapports sur les différentes étapes et les performances. La finalité est de pouvoir identifier et intervenir rapidement sur les goulots d’étranglement (flux de données entravé ou totalement arrêté à un certain point du processus) et optimiser les performances.
Les avantages du Nintex Workflow
Que ce soit pour la version On-Prem ou dans le cloud, la vocation première de Nintex workflow est d’automatiser, simplifier et optimiser les processus métier de l’entreprise. Voici une liste non exhaustive des avantages à se doter de cette solution :
Solution no-code :
Une conception de son workflow et le design via une solution intuitive, et non des lignes de code, suffisent pour mettre en place un workflow répondant à un besoin spécifique.
Une des forces majeures de cet outil est de pouvoir proposer un environnement user-friendly donnant l’occasion aux utilisateurs d’exploiter toute la puissance de l’outil au travers d’une représentation visuelle simple, un diagramme, à l’interface intuitive sur lequel il suffira de glisser-déposer (drag-and-drop) les étapes nécessaires au bon déroulement du processus. Cette visualisation va en outre permettre une clarification de l’ensemble du flux de travail qui sera implémenté : toutes les étapes, toutes les parties prenantes et les dépendances figureront clairement sur le fil du diagramme.
Diminution du risque d’erreur :
L’automatisation des tâches permet de diminuer de manière significative le risque d’erreur humaine. On va mettre en place un système qui se répètera de manière identique au fil des itération en pouvant, bien évidemment, y inclure des exceptions, des conditions d’arrêts ou bien des chemins de progression différents en fonction du résultat d’une étape précédente. Effet boule de neige : on va avoir un gain de temps potentiellement significatif sur le temps dédié à la correction des erreurs qui auraient pu survenir autrement.
Personnalisation :
Il est possible également de personnaliser les workflows et les formulaires – s’il y a des interactions avec les utilisateurs au cours de l’exécution – en y intégrant du CSS (notamment pour la charte graphique de l’entreprise) ou du code dans des ‘custom actions’.
Réutilisation et maintenance :
Les workflows générés avec cet outil sont faciles à déployer et à maintenir au fil du temps. Le fait d’avoir un diagramme visuel et la possibilité de rajouter des descriptions aux différentes actions ajoutées facilite la maintenance par l’auteur du flux de travail mais également par toute autre personne.
Quels modes de fonctionnement pour Nintex Workflow ?
Nintex Workflow peut fonctionner de 3 façons différentes :
- En mode “OnPremise” (hébergé localement sur vos serveurs) via la solution Nintex K2 s’appuyant sur des données SharePoint OnPremise.
- En mode “M365” avec Nintex Cloud pour M365.
- En mode “Cloud Nintex” avec Nintex Cloud.
Selon vos contraintes et vos besoins, ces 3 options peuvent proposer différents avantages et inconvénients. Ceci fera l’objet d’un de nos prochains articles ou nous vous donnerons plus d’informations.
Les étapes pour installer Nintex Workflow avec SharePoint
Nintex Workflow peut être utilisé en mode « cloud » et en mode « OnPremise » localement sur vos serveurs. La procédure d’installation est radicalement différente selon le mode choisi.
Configurer Nintex Cloud pour SharePoint Online
Il s’agit ici plus de configuration que d’une installation. Plusieurs étapes sont nécessaires sur la plateforme d’administration Microsoft 365 (admin SharePoint Online) afin de pouvoir exploiter les « apps » Nintex depuis n’importe quel site Sharepoint Online (ou juste certains selon les besoins).
Attention la procédure est tout de même assez longue et nécessite des droits d’administrateur sur la plateforme M365. Il est donc important de bien disposer de toutes ces permissions et de prendre ces dispositions pour la configuration du produit.
Nous recommandons l’utilisation de plusieurs tenant (à minima un de développement) pour configurer la plateforme et bien comprendre ce que cela implique.
La procédure en détail se trouve ici sur le site officiel de Nintex.
Configurer Nintex K2 pour SharePoint OnPremise
Il s’agit ici d’une installation d’une plateforme dédiée à la gestion des workflows sur un environnement SharePoint OnPremise. Cette plateforme viendra remplacer le moteur de workflow SharePoint OnPremise qui sera obsolète en août 2026. De cette manière vous séparez votre plateforme en 2 « zones » une dédiée à SharePoint et une dédiée à votre moteur de workflow Nintex K2.
Ceci vous permettra de disposer d’une plateforme maintenue par les éditeurs (Microsoft / Nintex) mais également de disposer d’un environnement mieux cloisonné et plus scalable qui devrait également vous offrir de meilleures performances pour vos workflows (un des points faibles de nombreuses configurations via le moteur de workflow natif de SharePoint OnPremise).
La procédure est assez complexe et nécessite de vraies compétences en administration SharePoint / Nintex. Il est recommandé d’envisager plusieurs environnements pour valider l’installation dans votre entreprise. En effet la configuration peut légèrement variée selon les règles en vigueur dans votre organisation. Pensez surtout au fait de devoir disposer d’un certificat valide autorisation les wildcards (sous domaines) pour pouvoir exploiter la solution Nintex K2 (besoin de déployer des apps avec usages de sous domaine).
Il existe plusieurs modes d’installation disponibles ici.
Les alternatives à Nintex Workflow
Il existe plusieurs alternatives à Nintex Workflow et Nintex Forms. La plus connue est la Power Platform inclue avec les outils Microsoft 365.
La raison à cela est simple, il s’agit de l’équivalent mais intégré directement dans l’écosystème Microsoft 365 et plus particulièrement SharePoint Online. Cette solution sera plus adaptée pour des besoins de workflows complètement intégrés aux outils Microsoft 365 et pour ceux voulant limiter au maximum des coûts de licence / abonnement additionnel (l’usage de cette solution est pour les cas d’usages simples directement intégrés dans vos licences M365, mais attention selon les besoins et la complexité car vous devrez le cas échéant vous orientez vers des produits nécessitant des coûts supplémentaires (licences premium ou plan de type « pay as you go » ).
D’autres solutions comme UIPath, Appian ou même d’autres services Microsoft de type Azure Logic App présentent d’autres spécificités et avantages / inconvénients.
Qim info vous accompagne pour mettre en place des workflows avec Nintex
Parmi les tendances qui se dessinent pour les années à venir en matière d’automatisation des workflows on peut compter sur la présence de plus en plus importante de l’IA et de la RPA. L’automatisation Intelligente est un choix de plus en plus stratégique pour les entreprises et cela passe notamment par les outils dont elles vont se doter pour adresser ce besoin.
Utilisé depuis de nombreuses années auprès de nos clients, ces solutions -notamment Nintex- nous ont permis de les faire évoluer vers des solutions digitales adaptées à leurs besoins et en phase avec les tendances du secteur. Fort de son expertise, Qim Info sera à même de vous conseiller et vous accompagner sur votre projet.
