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SharePoint oder OneDrive: Wie wähle ich zwischen den beiden?

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Unterschiede zwischen SharePoint und OneDrive und darüber, welches Programm für Ihren Bedarf an Zusammenarbeit im Unternehmen am besten geeignet ist.

Überblick

Die Online-Zusammenarbeit ist für den Erfolg von Unternehmen mittlerweile von entscheidender Bedeutung, doch bei dem vielfältigen Angebot an Tools kann die Auswahl kompliziert sein. Microsoft bietet in dieser Kategorie zwei Tools an:SharePoint und OneDrive. Eine der häufigsten Fragen zum Microsoft 365-Ökosystem betrifft die Unterschiede zwischen SharePoint und OneDrive und deren Anwendungsfälle: Welcher eignet sich am besten für Ihren Bedarf an Zusammenarbeit?
Dies ist ein guter Zeitpunkt, um jede dieser beiden Alternativen einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Vielleicht entscheiden Sie sich nach der Lektüre für eine oder für beide. Sie sind nicht nur miteinander vereinbar, sondern ergänzen sich auch.

Was ist Sharepoint?

Logo SharePoint

SharePoint ist ein Tool in Form von Intranet-/Extranet-Sites, die speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurden. Es ist, wie jedes Intranet / Extranet, ein privates Netzwerk, das ausschließlich für die Mitglieder einer Organisation bestimmt ist, um:

  • Kommunikation
  • Zusammenarbeit
  • Die Zentralisierung von Daten

Es ermöglicht die Synchronisierung von Informationen in Echtzeit und garantiert die Sicherheit der geteilten Elemente. SharePoint bietet eine Vielzahl von Funktionen, die weit über das Speichern und Teilen von Dokumenten hinausgehen: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten der Darstellung, Suchfunktionen, Anpassung durch verschiedene Komponenten und es unterstützt die Produktion von Inhalten innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Als Governance- oder Qualitätsinstrument (z. B. QMS) ermöglicht es die Erstellung und Verbreitung von unternehmensspezifischen Informationen. Das Speichern von Dateien in SharePoint ist vor allem für die Zusammenarbeit in Gruppen gedacht.

Was ist OneDrive?

Logo Onedrive

Wenn Sie ein Microsoft-Konto haben oder auf einem Gerät mit Windows surfen, kennen Sie OneDrive, einen persönlichen Speicherplatz der die Online-Synchronisierung, -Freigabe und -Speicherung von Dateien ermöglicht. Sobald Sie Ihre Dateien auf OneDrive gespeichert haben, benötigen Sie nur noch eine zuverlässige Internetverbindung, um darauf zuzugreifen. Wir haben einen ausführlichen Artikel über die Funktionen von OneDrive verfasst.Sehen Sie ihn sich an!

Es gibt drei Hauptversionen: die Version für Privatpersonen, die Version für Schulen und die Version für Unternehmen. Natürlich bieten diese beiden letzten Versionen die meisten Funktionen für die Zusammenarbeit.

Die Zusammenarbeits-Funktion bleibt jedoch begrenzt und die Verwaltung von Dateien und Zugriffsrechten erfordert Vorsichtsmaßnahmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Onedrive in erster Linie ein persönlicher Speicherplatz ist, den man als eine große Bibliothek betrachten kann, während SharePoint ein Intranet-/Extranet-ähnlicher Werkzeugkasten ist. Ihr Unterschied liegt also in ihrer Natur; betrachten wir nun ihre Gemeinsamkeiten.

Gemeinsamkeiten zwischen Sharepoint und OneDrive

OneDrive und SharePoint haben Gemeinsamkeiten, die ihre Komplementarität innerhalb des Microsoft-Ökosystems verstärken.

Freigabe von Dateien

Die Möglichkeit, Dateien sowohl intern als auch mit externen Partnern auszutauschen, ist ein grundlegendes Merkmal von SharePoint und OneDrive. Ob für ein Gruppenprojekt, eine Kundenpräsentation oder um Feedback zu einem Dokument zu erhalten, beide Werkzeuge sind effektiv.

Lokale Dateisynchronisation

Mit SharePoint und OneDrive können Sie Ihre Dateien problemlos lokal synchronisieren, egal ob auf Ihrem Desktop, Tablet oder Smartphone, und so sicherstellen, dass Sie auch offline weiterhin Zugriff auf Ihre wichtigen Ressourcen haben.

Online-Zugang

Diese Tools, die intrinsisch mit der Cloud verbunden sind, garantieren einen Fernzugriff auf Ihre Daten.

Microsoft 365

Microsoft 365 spielt die Rolle des Leitfadens, indem es verschiedene Produkte, darunter OneDrive und SharePoint, aggregiert, um eine integrierte Benutzererfahrung zu bieten. Die beiden Tools sind also untereinander, aber auch mit Tools wie Teams, Word, Excel oder Powerpoint vollständig kompatibel.

Speichern

Sowohl OneDrive als auch SharePoint bieten eigene Bereiche für die Speicherung Ihrer Dokumente. Sie ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit und fördern so die Zusammenarbeit. Außerdem gibt es auf beiden Plattformen eine Funktion zur Versionsgeschichte, mit der Sie frühere Änderungen an einer Datei nachverfolgen und wiederherstellen können.

Sicherheits- und Compliance-Protokolle

Die Sicherheit von Dateien steht bei SharePoint und OneDrive an erster Stelle. Diese Plattformen sorgen für die Verschlüsselung der Daten, sowohl bei der Übertragung als auch wenn sie gespeichert werden. Darüber hinaus bieten sie bei versehentlichem Löschen oder Datenverlust durch einen Angriff Tools, um Dateien oder Bibliotheken auf einen früheren Zustand zurückzusetzen. Schließlich enthalten beide Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, was die Einhaltung der verschiedenen rechtlichen Anforderungen an die Datenverwaltung erleichtert.

So gibt es relativ viele Gemeinsamkeiten zwischen OneDrive und SharePoint. Es gibt jedoch auch einige Unterschiede zwischen den beiden Tools, die Ihnen bei der Auswahl helfen sollen.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Lösungen

Lassen Sie uns gemeinsam die Nuancen betrachten, die diese beiden wichtigen Werkzeuge von Microsoft im Bereich der Online-Speicherung und -Zusammenarbeit voneinander unterscheiden.

Hauptnutzung

Das Speichern von Dokumenten in SharePoint zielt vor allem darauf ab, gemeinsam an diesen Inhalten zu arbeiten, während es bei OneDrive in erster Linie darum geht, einen persönlichen Bereich zu besitzen, und die Zusammenarbeit, wenn sie überhaupt möglich ist, nur punktuell stattfindet.

Zugriff auf Dateien

Bei SharePoint sind die Dateien für ein ganzes Team zugänglich und können in Echtzeit geteilt werden, während bei OneDrive die Dateien zunächst privat sind und Sie sie dann freigeben können.

Eigentum an Dateien

Bei einem individuellen OneDrive-Konto sind Sie der alleinige Eigentümer der Dateien. Bei einem geschäftlichen OneDrive-Konto legt jedoch der Administrator die Rechte an den Dateien fest. In Bezug auf SharePoint sind die Ressourcen der Website in der Regel kollektives Eigentum des Teams, und die Zuweisung von Rechten (wie Herunterladen, Bearbeiten oder Löschen) liegt im Ermessen des Administrators.

Verwaltung von Berechtigungen

Auf OneDrive legen Sie vollständig fest, wer auf Ihre Dateien zugreifen, sie ansehen oder bearbeiten kann. SharePoint verwendet ein hierarchisches Berechtigungssystem, bei dem die Teamleiter die Zugriffsebenen festlegen.

Schnittstelle

Es gibt keine spezielle Anwendung für SharePoint, sondern eine Online-Schnittstelle. Die OneDrive-App hingegen kann auf Ihrem Gerät installiert werden oder über einen Browser zugänglich sein und alle Ihre Geräte synchronisieren.

Sicherheit

Während Microsoft die Sicherheit für seine beiden Tools sehr ernst nimmt, wie Sie später sehen werden, bietet nur SharePoint eine erhöhte Sicherheit durch die Möglichkeit, einen unabhängigen Server zu haben. Ihr Hosting erfordert jedoch eine lokale Intervention Ihres IT-Teams.

Veröffentlichung auf einer Website

Im Gegensatz zu SharePoint ermöglicht OneDrive nicht die direkte Veröffentlichung Ihrer Inhalte im Internet. Das Versenden von Links per E-Mail zu Dokumenten ist zwar möglich, eine direkte Einbindung dieser Ressourcen in eine Website jedoch nicht.

In welchen Fällen sollte Sharepoint eingesetzt werden?

SharePoint eignet sich besonders für diejenigen, die:

  • täglich mit ihren Kollegen an Dokumenten zusammenarbeiten
  • Eine kollaborative Lösung für ein zukünftiges Projekt
  • Ein Tool zum Austausch von Informationen / zur Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen / Unternehmen
  • Einfache Einrichtung von Lösungen wie Intranet / Extranet oder Dokumentenmanagement (DMS)

In welchen Fällen sollte man OneDrive verwenden?

OneDrive richtet sich an Personen mit folgendem Bedarf:

  • Ein Ort, an dem sie ihre Dateien speichern und auf sie zugreifen können
  • Ein einfaches Tool, um punktuell einige Dateien mit einigen Personen zu teilen.
  • Über ein in Windows integriertes Tool verfügen, mit dem diese wichtigsten Arbeitsdateien gesichert werden können.

Kriterien für die Wahl der einen oder anderen Lösung

Nachdem Sie nun die Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Anwendungsfälle von OneDrive und SharePoint kennen, hier noch einmal zusammengefasst die drei wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Entscheidung für eine der beiden Lösungen berücksichtigen sollten:

  • Ihr Bedarf an Zusammenarbeit : Wenn er stark ausgeprägt ist und die Zusammenarbeit eine wesentliche Funktion darstellt, wählen Sie eher SharePoint.
  • Die Einfachheit der Lösung : Wenn Ihr Bedarf grundlegend ist und die Zusammenarbeit einfach und begrenzt ist, kann OneDrive Ihr bester Verbündeter sein.
  • Ihre Anwendungsfälle : Intranet / Extranet / Dokumentenmanagement oder jedes andere kollaborative Portal, SharePoint ist die Lösung. Persönlicher Speicher, begrenzte Freigabe, Sicherung Ihrer Arbeitsdateien, OneDrive ist besser geeignet.

Vielleicht brauchen Sie beide Tools, um optimal zu arbeiten. Wir werden uns daher ansehen, wie Sie Dokumente von OneDrive nach SharePoint übertragen können.

Wie überträgt man Dokumente von OneDrive nach Sharepoint?

Wenn bestimmte Dokumente, die ursprünglich privat erstellt wurden, aus diesem Rahmen herausfallen und Teil eines Teamprojekts werden, kann es notwendig sein, sie von OneDrive nach SharePoint zu übertragen. Sie können sie kopieren oder verschieben.

In diesem Fall ist das Verfahren sehr einfach:

  1. Wählen Sie die zu übertragenden Dateien oder Ordner ausund klicken Sie auf „Verschieben nach“.
  2. Wählen Sie den gewünschten Speicherort.. Unter „Schnellzugriff“ finden Sie verschiedene Sites, die nach ihrem aktuellen Speicherort aufgelistet sind. Wenn Sie auf SharePoint navigieren, haben Sie Zugriff auf Ihre aktuelle Bibliothek, Ihr OneDrive und andere verwandte Sites.
  3. Wenn Sie den Speicherort ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hierher verschieben“..

Abgesehen von ihren Unterschieden haben OneDrive und SharePoint mehrere gemeinsame Funktionen, insbesondere in Bezug auf Freigabe, Speicherung und Sicherheit. Jede Plattform hat ihren eigenen Mehrwert und ihre besondere Anwendung je nach Kontext und spezifischen Bedürfnissen.

Die Entscheidung zwischen den beiden ist nicht nur eine Frage der Vorliebe, sondern hängt vielmehr von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Vielleicht möchten Sie beide parallel nutzen und dabei von der reibungslosen Übertragung zwischen OneDrive und SharePoint profitieren.

Letztendlich ist es egal, ob Sie sich für SharePoint, OneDrive oder eine Kombination aus beiden entscheiden, wichtig ist, dass Sie eine Strategie verfolgen, die die Produktivität maximiert, die Zusammenarbeit erleichtert und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.

Unsere Abteilung Modern Worplace & Workstation steht Ihnen zur Verfügung, um Sie bestmöglich über die für Ihren Kontext am besten geeignete Strategie zu beraten.

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