OneDrive est plus qu’un simple espace de stockage en ligne. C’est un outil puissant, qui permet de collaborer, de sauvegarder et de partager des fichiers en toute simplicité.
Et qu’en est-il de la sécurité des données ?
Qim info vous guide.
OneDrive Entreprise
Tout l’avantage d’une version professionnelle est d’offrir des fonctionnalités complémentaires à la version gratuite :
- Des options de sécurité renforcées,
- Une gestion centralisée des utilisateurs,
- Plus de services et de capacité de stockage,
- Une assistance technique dédiée.
Pour les entreprises, Microsoft propose différentes licences OneDrive, selon lesquelles l’accès peut varier : accessible uniquement online, avec un nombre limité d’appareils…
L’un des principaux bénéfices à utiliser OneDrive en entreprise est la possibilité de synchroniser automatiquement les fichiers avec tous les appareils sur lesquels l’application OneDrive est installée. Ainsi, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, que ce soit votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou votre smartphone.
Gardez à l’esprit que OneDrive, version entreprise, est placé sous le contrôle et les règles de l’entreprise.
Fonctionnalités clés de OneDrive
Au-delà du stockage et du partage de fichiers, voici quelques fonctionnalités importantes dans OneDrive.
Fichier à la demande
Cette fonctionnalité, activée par défaut, permet aux utilisateurs d’accéder aux fichiers stockés dans OneDrive à partir de l’explorateur de fichiers, sans avoir besoin de télécharger tous les fichiers sur leur appareil. Autre avantage, la fonctionnalité n’occupe aucun espace sur le disque dur local.
Pièce jointe sur Outlook
OneDrive est intégré à Microsoft Outlook, ce qui simplifie le partage des fichiers stockés sur OneDrive : en effet, ceux-ci apparaissent comme des pièces jointes sur Outlook.
Cette option crée un espace de partage connu tout en centralisant les pièces jointes sur OneDrive. Elle offre la possibilité aux utilisateurs de travailler sur un seul et même document plutôt que d’échanger de multiples versions par email.
De plus, il est possible de définir des droits d’accès aux fichiers directement depuis Outlook.
Corbeille et restauration des fichiers
Personne n’est à l’abri de supprimer un fichier par erreur ! Comme pour la corbeille de Windows, les fichiers supprimés y sont transférés et y demeurent pendant un laps de temps défini avant leur suppression définitive.
Attention, pour les comptes professionnels ou scolaires, ces fichiers sont irréversiblement effacés après 93 jours, à moins d’une configuration spécifique.
La fonctionnalité de restauration des fichiers donne la possibilité aux utilisateurs de retrouver des fichiers à un moment précis sur une période de 30 jours. OneDrive propose un histogramme pour aider à choisir le moment exact pour la récupération.
Synchroniser vos dossiers les plus utilisés
Cette fonctionnalité, aussi appelée “Known Folder Move”, peut être intégrée lors de la mise en place initiale de OneDrive ou ultérieurement. Elle propose une solution de migration aisée pour ceux qui souhaitent enrichir leur sélection de dossiers synchronisés.
Le partage de fichiers
Voilà une fonctionnalité qui éveille sans doute votre intérêt ! Il existe deux types de partage : le partage de fichier ou le partage de dossier. Lorsque vous initiez le partage, un mail est envoyé aux personnes concernées, les invitant à collaborer sur le fichier partagé.
OneDrive facilite le partage de fichiers entre membres d’une même équipe grâce aux autorisations de partage granulaires, selon leur rôle ou leurs besoins. Il est aussi possible d’inviter des partenaires externes à partager des fichiers avec vous, en leur accordant des autorisations limitées pour protéger la confidentialité de vos données. Nous reverrons ce point en détail plus loin, dans une partie consacrée à la sécurité.
La connexion entre les applications Microsoft 365
C’est bien là un point fort de OneDrive : son intégration aux outils inclus dans Microsoft 365, dont
- La solution collaborative Teams et SharePoint Online
- La messagerie Outlook
- Les outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint, Publisher.
Ainsi, vous pouvez stocker et partager des fichiers directement depuis l’application Teams. De la même manière, intégrez OneDrive à Microsoft Office pour accéder aux fichiers OneDrive directement depuis les applications telles que Word, Excel et PowerPoint.
La collaboration en temps réel
Il s’agit là d’une fonctionnalité essentielle à l’heure où le télétravail a tendance à prendre de l’ampleur ! Pour collaborer plus efficacement, il est possible d’utiliser les fonctionnalités de collaboration en temps réel de OneDrive, telles que :
- La coédition, qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document en temps réel.
- Les commentaires en ligne pour partager des commentaires sur un document commun, afin de faciliter la collaboration et la communication.
Il est également possible de commenter et d’annoter les fichiers directement dans OneDrive, pour ajouter des notes et des remarques à un document sans avoir besoin de le télécharger et de l’ouvrir dans une application tierce. Vous pouvez également paramétrer l’envoi de notifications pour être tenu au courant de la modification ou de l’ajout de commentaires sur un document. Cela facilite le suivi des progrès et mises à jour.
La sécurité de OneDrive
La sécurité de OneDrive Entreprise repose sur une gestion centralisée par l’organisation.
- Gestion des comptes professionnels : chaque utilisateur accède à OneDrive à partir d’un compte géré par son organisation.
- Politiques de sécurité centralisées : l’entreprise définit les règles applicables à l’ensemble des utilisateurs.
- Authentification multifacteur : l’organisation peut recommander ou imposer une vérification supplémentaire lors de la connexion, notamment grâce à Microsoft Entra ID.
- Contrôle avancé des accès : l’accès peut être autorisé ou bloqué selon différents critères, comme l’appareil utilisé, la localisation ou le niveau de risque détecté.
- Chiffrement des données : les fichiers sont chiffrés lorsqu’ils sont stockés et lorsqu’ils circulent entre l’utilisateur et les services Microsoft.
- Gestion centralisée des appareils : l’entreprise peut encadrer l’accès depuis les ordinateurs et les appareils mobiles, par exemple avec Microsoft Intune.
- Contrôle précis du partage : les administrateurs peuvent limiter le partage à certains utilisateurs, domaines ou types de destinataires, et encadrer les liens externes.
- Historique des versions : OneDrive permet de restaurer des fichiers supprimés ou modifiés, notamment après une erreur, une attaque ou un rançongiciel.
- L’entreprise peut appliquer des étiquettes aux documents afin de définir leur niveau de confidentialité et les protections associées.
- Les administrateurs peuvent consulter les activités liées aux fichiers, aux connexions et aux partages.
- Suppression à distance : les données professionnelles peuvent être retirées d’un appareil perdu, volé ou qui n’est plus autorisé.
- Gestion de la conformité : OneDrive Entreprise s’intègre aux outils Microsoft 365 permettant à l’organisation d’appliquer ses obligations réglementaires et ses politiques internes.
Enfin, pour les entreprises qui ont besoin de stocker et de partager des fichiers volumineux, OneDrive propose des options de stockage supplémentaires moyennant des frais additionnels.
Stratégies de sécurité avancées avec OneDrive
Concernant la sécurité, nous pouvons aller encore plus loin et explorer trois des stratégies clés pour protéger votre contenu et garantir un accès sûr à vos fichiers.
Conseils pour les entreprises
Les conseils ci-dessus restent valables pour les utilisateurs en entreprise, mais leur mise en œuvre s’inscrit généralement dans une stratégie de sécurité globale. Celle-ci peut s’appuyer sur des outils comme Microsoft Intune, Entra ID, Microsoft Purview ou Defender for Cloud Apps.
Les utilisateurs doivent avant tout respecter les consignes définies par leur organisation, plutôt que modifier eux-mêmes les paramètres de sécurité.
| Conseil | Application dans OneDrive Entreprise | Remarques |
|---|---|---|
| Activer l’authentification à deux facteurs | Oui | Elle est souvent imposée par l’organisation via Microsoft Entra ID. |
| Protéger les données sensibles | Oui | La protection repose sur des mécanismes centralisés comme le chiffrement, la prévention de la perte de données et les étiquettes de confidentialité. |
| Contrôler les appareils connectés | Partiellement | Ce contrôle est généralement automatisé et administré avec un outil comme Microsoft Intune. |
| Vérifier les fichiers partagés | Oui | L’organisation peut imposer des restrictions concernant les destinataires, les liens et le partage externe. |
| Contrôler les applications tierces | Généralement géré par les administrateurs | Les utilisateurs ne peuvent pas toujours autoriser ou supprimer eux-mêmes les accès accordés aux applications. |
| Sauvegarder automatiquement les dossiers | Variable | La synchronisation et la sauvegarde de certains dossiers peuvent être configurées, imposées ou restreintes par l’organisation. |
Le coffre-fort personnel pour les particuliers
Le Personal Vault est un emplacement au sein de OneDrive Personnel qui comporte une sécurité supplémentaire.
Il est conçu pour stocker des fichiers sensibles (passeport, carte d’identité, contrats…
Voici ses fonctionnalités principales :
- Accès protégé par un second facteur (code SMS, empreinte digitale, reconnaissance faciale, code PIN…).
- Verrouillage automatique après une période d’inactivité (par défaut, 20 minutes).
- Chiffrement Microsoft côté serveur, comme pour le reste de OneDrive, mais avec un contrôle d’accès renforcé.
💡Bon à savoir :
- Sur les comptes gratuits, le nombre de fichiers est limité à 3 dans le coffre-fort.
- Sur les comptes Microsoft 365 payants, aucune limite de nombre de fichiers dans le coffre-fort.
- Le Personal Vault n’existe pas dans OneDrive Entreprise.
- Il est disponible sur OneDrive Web, l’application mobile (Android/iOS) et l’application OneDrive pour Windows. Il n’est pas accessible depuis macOS.
Sécuriser un fichier partagé
Les erreurs les plus fréquentes concernent le partage.
Voici quelques exemples courants :
- L’utilisateur pense avoir partagé un fichier uniquement avec une personne, alors qu’en réalité, tout possesseur du lien peut y accéder.
- Un lien de partage reste actif des mois, sans expiration.
- Un fichier confidentiel est mis dans un dossier partagé par erreur.
Dès que vous partagez un dossier, même avec une seule personne, vous créez un risque d’exposition. Voici comment limiter ce risque.
- Étape 1 : ne partagez un fichier qu’avec des personnes identifiées. Évitez les liens « toute personne ayant le lien ». Préférez les partages directs par e-mail, avec authentification requise.
- Étape 2 : fixez une date d’expiration sur les liens de partage, ce qui empêche l’accès au-delà d’une période définie. Vous pouvez également protéger les liens par un mot de passe.
- Étape 3 : révisez régulièrement vos partages actifs. Depuis l’interface OneDrive en ligne, affichez les éléments partagés, supprimez ceux qui ne sont plus nécessaires ou sensibles.
- Étape 4 : chiffrez vos fichiers localement.
- Étape 5 : désactivez la modification si ce n’est pas nécessaire : pour un envoi de document, un lien en lecture seule est plus sûr qu’un lien modifiable.
💡Note : toutes ces fonctionnalités sont disponibles avec un abonnement Microsoft 365 payant. Dans un contexte professionnel, certaines options peuvent également être activées ou restreintes par l’administrateur de l’organisation.
3 défis courants en matière de sécurité des données et solutions OneDrive
Nous n’en avons pas encore terminé avec la sécurité ! Voici les défis les plus répandus et ce que OneDrive propose pour y remédier.
Gérer les risques de partage de données
Nous l’avons vu, le partage est une des fonctionnalités essentielles de OneDrive, d’autant plus que ce partage peut inclure des personnes extérieures à l’entreprise, comme des clients ou des partenaires. Le problème est que des liens partagés sont parfois mal configurés et donnent des droits trop étendus à des personnes qui ne sont pas habilitées à en disposer.
Pour l’éviter, gardez à l’esprit que OneDrive met à votre disposition différents paramètres de partage, selon les accès que vous voulez accorder à vos collaborateurs ou à vos invités :
Lors du partage d’un fichier ou dossier, OneDrive vous offre la possibilité de personnaliser les accès afin de protéger au mieux les données de votre entreprise.
- Tout le monde : toute personne ayant le lien du fichier peut accéder au contenu partagé.
- Personne dans votre organisation : toute personne de votre organisation ayant le lien peut accéder au contenu partagé.
- Personne ayant déjà l’accès : partager à nouveau avec des personnes qui ont déjà l’accès.
- Personnes de votre choix : partager avec des personnes spécifiques, en interne ou en externe.
Comme vous le voyez sur la capture d’écran, ces options, disponibles sur OneDrive, s’accompagnent d’autres paramètres tels que :
- L’autorisation de modifier
- Limiter le téléchargement
- Instaurer une date limite
Saisissez-vous de ces paramètres, simples et rapides à maîtriser, pour limiter considérablement les risques liés au partage de données.
Prévention des pertes de données dans le Cloud
Beaucoup d’utilisateurs du Cloud sont inquiets pour leurs données sensibles, ce qui est légitime.Tout d’abord, la première étape pour assurer la sécurité des données est de comprendre les mesures techniques mises en place par OneDrive :
- Contrôle des données : lorsque vous confiez vos données au stockage cloud de OneDrive, vous en restez le propriétaire.
- Chiffrement et sécurité des données en transit : vos données sont sécurisées par le chiffrement TLS (transport layer security). OneDrive n’autorise que les accès sécurisés et redirige toutes les connexions non sécurisées vers HTTPS.
Ensuite, il convient d’évoquer les erreurs humaines, causes de beaucoup d’incidents. Heureusement, OneDrive offre des solutions spécifiques pour y remédier :
- Historique des versions : pour contrer les modifications indésirables ou les suppressions accidentelles, OneDrive permet de restaurer des fichiers à partir de la Corbeille ou de revenir à une version antérieure d’un fichier.
- Notification de suppression en masse : si une grande quantité de fichiers est supprimée, OneDrive vous avertit et guide les étapes de récupération.
Répondre aux menaces externes
C’est le troisième défi le plus courant en termes de sécurité des données. Pour le relever, OneDrive intègre un ensemble étendu de mesures de sécurité, parmi lesquelles :
- La protection antivirus en temps réel avec Windows Defender, qui analyse chaque document téléchargé
- La vigilance face aux comportements anormaux pour repérer et contrer les connexions douteuses. Si un comportement ou une tentative de connexion inhabituelle sont repérés, comme une connexion depuis un appareil ou un lieu inconnu, vous en serez informé par email.
- La résilience face aux ransomwares : en cas de détection d’une potentielle attaque, OneDrive vous alertera. Vous aurez alors la possibilité de retrouver vos fichiers tels qu’ils étaient avant l’incident jusqu’à 30 jours après l’attaque. De plus, si nécessaire, il est possible de restaurer l’intégralité de votre OneDrive à un état antérieur, que ce soit suite à une attaque, une corruption de fichier, ou des altérations et suppressions non intentionnelles.
Les points de vigilance avec OneDrive
Malgré tous les avantages de OneDrive, il est important de prendre en compte certains points de vigilance pour une utilisation optimale et sécurisée de cette application.
💡Notre avis : aucune solution informatique n’est pas à l’abri d’une faille ponctuelle. Par exemple, des chercheurs d’Oasis Security (Source : ICT Journal, 04/06/2025) a révélé qu’une faille dans le File Picker de OneDrive permettait à certaines applications d’accéder aux fichiers, même non partagés.
La synchronisation
L’un des avantages clés de OneDrive est la possibilité de synchroniser vos fichiers et dossiers locaux avec le cloud. Mais veillez à surveiller attentivement l’état de la synchronisation. Des erreurs de synchronisation peuvent entraîner des problèmes de perte de données ou de conflits de fichiers. Assurez-vous que la synchronisation est configurée correctement et effectuez des vérifications régulières pour éviter tout problème potentiel.
La gestion des versions
OneDrive conserve plusieurs versions des fichiers, ce qui peut être utile si vous souhaitez restaurer une version antérieure. Restez attentif aux modifications apportées à vos fichiers et à la gestion des versions pour éviter de perdre des données importantes ou de générer un encombrement inutile dans l’espace de stockage.
La confidentialité et la sécurité
Comme pour toute application de stockage en ligne, il est essentiel de comprendre les politiques de confidentialité et de sécurité de OneDrive. Veillez à protéger vos fichiers sensibles en utilisant des fonctionnalités telles que le chiffrement, les autorisations d’accès appropriées et l’authentification à deux facteurs. Vous pourrez ainsi renforcer la sécurité de vos données et minimiser les risques de violation de la confidentialité.
Le partage de fichiers
OneDrive facilite le partage de fichiers avec d’autres utilisateurs mais il reste crucial de définir les autorisations de partage de manière appropriée pour éviter un accès non autorisé à vos fichiers. Soyez vigilant lors du partage de liens publics et utilisez les fonctionnalités de contrôle d’accès pour restreindre l’accès uniquement aux personnes autorisées. Cela vous permettra de maintenir le contrôle sur vos données et de prévenir toutes fuites d’informations sensibles.
La sauvegarde supplémentaire
Bien que OneDrive offre une sauvegarde en ligne de vos fichiers, il est toujours recommandé de mettre en place des sauvegardes supplémentaires soit vers un autre emplacement ou en utilisant un service de sauvegarde tiers. Avoir une sauvegarde supplémentaire garantit une protection accrue de vos données, particulièrement utile en cas de problèmes techniques ou de suppression accidentelle.
L'utilisation de l'espace de stockage
Surveillez attentivement l’utilisation de l’espace de stockage dans votre compte OneDrive. Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace disponible pour vos fichiers et effectuez régulièrement des nettoyages pour supprimer les fichiers inutiles ou obsolètes.
Conclusion
OneDrive est une solution de stockage et de partage de fichiers Cloud, pratique et sécurisée. Elle permet de stocker, de partager et de collaborer sur des fichiers en temps réel, tout en offrant un certain nombre de fonctionnalités de sécurité pour protéger les données de l’entreprise. Avec des plans d’abonnement abordables et des fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises, OneDrive est une solution de choix pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et leur efficacité.
Notre département Modern Workplace and Workstation peuvent vous accompagner dans la mise en place de OneDrive au sein de votre organisation, notamment sur :
- La configuration du tenant Microsoft 365
- La configuration de OneDrive liée aux problématiques de votre organisation
- La mise en place d’une gouvernance autour de Microsoft OneDrive
- La formation de vos collaborateurs.
Pour faciliter au maximum la collaboration et la communication entre vos collaborateurs, nos équipes vous conseillent et vous accompagnent dans l’utilisation d’outils tels que SharePoint et Teams !
D’ailleurs, si vous avez besoin d’informations complètes et détaillées sur les différences entre OneDrive et SharePoint, nous vous invitons à découvrir notre article.
