Erfahren Sie, wie OneDrive die Speicherung und den Austausch von Dateien in Unternehmen vereinfacht, wobei der Schwerpunkt auf fortschrittlichen Sicherheitsstrategien und Lösungen für häufige Herausforderungen liegt.
Kennen Sie OneDrive? Dies ist ein Online-Dienst von Microsoft für die Synchronisierung, den Austausch und die Speicherung von Dateien. Er ermöglicht es den Nutzern, ihre Dateien in der Cloud zu speichern und von jedem Gerät mit Internetanschluss darauf zuzugreifen.
OneDrive ist als kostenlose Version verfügbar, wenn Sie ein Microsoft-Konto besitzen. Es gibt leistungsstärkere, kostenpflichtige Versionen für Privatpersonen, Unternehmen und Schulen. In Unternehmen kann OneDrive genutzt werden, um die Zusammenarbeit und den Austausch von Dateien zwischen den Mitgliedern eines Teams, einer Organisation oder mit externen Dienstleistern zu erleichtern. Wir bieten Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, um OneDrive in Ihrer Organisation optimal zu nutzen.
OneDrive für Unternehmen
Der Vorteil einer professionellen Version besteht darin, dass sie zusätzliche Funktionen zur kostenlosen Version bietet:
- Erweiterte Sicherheitsoptionen,
- Zentrale Verwaltung der Benutzer,
- Mehr Dienstleistungen und mehr Speicherkapazität,
- Engagierte technische Unterstützung.
Für Unternehmen bietet Microsoft verschiedene OneDrive-Lizenzen an, bei denen der Zugang variieren kann: nur online zugänglich, mit einer begrenzten Anzahl von Geräten…
Einer der Hauptvorteile bei der Nutzung von OneDrive im Unternehmen ist die Möglichkeit, Dateien automatisch mit allen Geräten zu synchronisieren, auf denen die OneDrive-Anwendung installiert ist. Auf diese Weise können Sie von jedem internetfähigen Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen, sei es Ihr Desktop, Ihr Laptop oder Ihr Smartphone.
Schlüsselfunktionen von OneDrive
Neben dem Speichern und Freigeben von Dateien sind hier einige wichtige Funktionen von OneDrive.
Datei auf Abruf
Diese Funktion, die standardmässig aktiviert ist, ermöglicht es den Benutzern, über den Datei-Explorer auf die in OneDrive gespeicherten Dateien zuzugreifen, ohne alle Dateien auf ihr Gerät herunterladen zu müssen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Funktion keinen Speicherplatz auf der lokalen Festplatte belegt.
Anhang in Outlook
OneDrive ist in Microsoft Outlook integriert, was die gemeinsame Nutzung von Dateien, die auf OneDrive gespeichert sind, vereinfacht: Sie erscheinen als Anhänge in Outlook. Diese Option schafft einen bekannten Freigabebereich, während die Anhänge auf OneDrive zentralisiert werden. Sie bietet den Benutzern die Möglichkeit, an einem einzigen Dokument zu arbeiten, anstatt mehrere Versionen per E-Mail auszutauschen. Darüber hinaus können Sie direkt in Outlook Zugriffsrechte für Dateien festlegen.
Papierkorb und Wiederherstellung von Dateien
Niemand ist vor dem versehentlichen Löschen einer Datei geschützt! Wie beim Windows-Papierkorb werden gelöschte Dateien in den Papierkorb verschoben und verbleiben dort für eine bestimmte Zeit, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Beachten Sie, dass diese Dateien bei Firmen- oder Schulkonten nach 93 Tagen unwiderruflich gelöscht werden, sofern sie nicht speziell konfiguriert sind.
Die Funktion zur Wiederherstellung von Dateien gibt den Benutzern die Möglichkeit, Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen abzurufen. OneDrive bietet ein Histogramm, das bei der Auswahl des richtigen Zeitpunkts für die Wiederherstellung hilft.
Synchronisieren Sie Ihre meistgenutzten Ordner
Diese Funktion, die auch als „Known Folder Move“ bezeichnet wird, kann bei der ersten Einrichtung von OneDrive oder zu einem späteren Zeitpunkt integriert werden. Sie bietet eine einfache Migration für diejenigen, die ihre Auswahl an synchronisierten Ordnern erweitern möchten.
Gemeinsame Nutzung von Dateien
Hier ist eine Funktion, die wahrscheinlich Ihr Interesse weckt! Es gibt zwei Arten des Teilens: Dateifreigabe oder Ordnerfreigabe. Lorsque vous initiez le partage, un mail est envoyé aux personnes concernées, les invitant à collaborer sur le fichier partagé.
OneDrive erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dateien durch Teammitglieder mit granularen Freigabeberechtigungen, die auf deren Rolle oder Bedürfnisse abgestimmt sind. Sie können auch externe Partner einladen, Dateien mit Ihnen zu teilen, wobei Sie ihnen eingeschränkte Berechtigungen gewähren, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu schützen. Wir werden dies später in einem Abschnitt über Sicherheit ausführlich erläutern.
Die Verbindung zwischen Microsoft 365-Anwendungen
Dies ist eine der Stärken von OneDrive: Die Integration mit den in Microsoft 365 enthaltenen Tools, einschliesslich
- Die Zusammenarbeitslösung Teams und SharePoint Online
- Outlook-E-Mail
- Office-Tools Word, Excel, PowerPoint, Publisher.
So können Sie Dateien direkt aus der Teams-Anwendung heraus speichern und freigeben. Ebenso können Sie OneDrive in Microsoft Office integrieren, um direkt aus Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint auf OneDrive-Dateien zuzugreifen.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Dies ist eine wichtige Funktion in einer Zeit, in der Telearbeit immer mehr an Bedeutung gewinnt! Um effizienter zusammenzuarbeiten, können Sie die Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen von OneDrive nutzen, wie:
- Co-Editing, bei dem mehrere Benutzer in Echtzeit am gleichen Dokument arbeiten können.
- Online-Kommentare, um Kommentare zu einem gemeinsamen Dokument auszutauschen und so die Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern.
Es ist auch möglich, Dateien direkt in OneDrive zu kommentieren und Anmerkungen zu machen. So können Sie einem Dokument Notizen und Anmerkungen hinzufügen, ohne es in einer Drittanbieteranwendung herunterladen und öffnen zu müssen. Sie können auch einstellen, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn ein Dokument geändert oder kommentiert wird. Dies erleichtert es, den Fortschritt und Aktualisierungen zu verfolgen.
Die Sicherheit von OneDrive
Unerlässlich: OneDrive bietet auch eine Reihe von unternehmensspezifischen Sicherheitsfunktionen, um die in der Cloud gespeicherten Daten zu schützen.
Zum einen können Administratoren Sicherheitsrichtlinien konfigurieren, um den Zugriff auf Dateien und Ordner zu kontrollieren, die Benutzeraktivitäten zu überwachen und verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Unternehmen profitieren ausserdem von Funktionen wie Schutz vor Datenverlust und End-to-End-Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Andererseits, in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz, bietet OneDrive erweiterte Funktionen wie:
- Eine zweistufige Überprüfung, um die Sicherheit Ihres Kontos zu erhöhen.
- Die Funktion eines persönlichen Tresors, um sensible Dateien zu speichern. Es ist möglich, eine zusätzliche Schutzschicht hinzuzufügen, wie eine starke Authentifizierungsmethode oder eine zweite Methode der Identitätsprüfung, wie einen PIN oder eine biometrische Authentifizierung.
- Beschränkung der Rechte nur auf Lesezugriff.
- Herunterladen der gemeinsamen Datei
- Schutz vor Datenverlust.
- End-to-End-Verschlüsselung, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Einige davon werden im weiteren Verlauf des Artikels näher erläutert.
Und schliesslich bietet OneDrive für Unternehmen, die grosse Dateien speichern und freigeben müssen, weitere Speicheroptionen an, gegen eine zusätzliche Gebühr.
3 erweiterte Sicherheitsstrategien mit OneDrive
In Bezug auf die Sicherheit können wir noch einen Schritt weiter gehen und drei der wichtigsten Strategien zum Schutz Ihrer Inhalte und zum sicheren Zugriff auf Ihre Dateien untersuchen.
Bedeutung der zweistufigen Überprüfung
Sie kennen sicherlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die die Sicherheit erhöht, indem sie den Zugriff auf Ihr Konto erschwert. Sie basiert auf zwei Identifikationsmerkmalen:
- Ihr Passwort
- Ein Mittel zur Kontaktaufnahme
Selbst wenn eine Person Ihr Passwort kennt, kann sie sich nicht einloggen, ohne Ihre Sicherheitsdetails zu kennen!
Wenn diese Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, wird Ihnen bei der Anmeldung von einem Gerät, das von OneDrive nicht erkannt wird, ein Sicherheitscode zugesandt (per E-Mail, Telefon oder über eine spezielle Anwendung).
Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu deaktivieren, obwohl wir von der Notwendigkeit ihrer Verwendung überzeugt sind. In diesem Fall erfolgt die Abfrage dieses Codes nur, wenn der Verdacht auf ein Sicherheitsrisiko für Ihr Konto besteht.
Der persönliche Tresor in OneDrive: Zusätzliche Sicherheit
Der „OneDrive-Tresor“ oder „OneDrive Persönlicher Tresor“ ist ein sicherer Bereich in OneDrive, auf den nur über eine verstärkte Authentifizierung wie einen Fingerabdruck oder einen per E-Mail oder SMS erhaltenen Code zugegriffen werden kann. Dieser Tresor bietet zusätzliche Sicherheit für Dateien im Falle eines unbefugten Zugriffs auf Ihr Konto oder Ihr Gerät.
Mit der mobilen OneDrive-Anwendung können Sie direkt in den Tresor scannen, einschliesslich wichtiger Dokumente, und von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Auf PCs werden Ihre Dateien in einem BitLocker-verschlüsselten Bereich synchronisiert. Darüber hinaus wird der Tresor nach kurzer Inaktivität gesperrt, wodurch eine erneute Authentifizierung erforderlich wird.
Diese Vorsichtsmassnahmen stellen sicher, dass Ihre Dateien auch im Falle eines Verlustes oder Diebstahls Ihres Geräts sicher sind.
Einschränkung von Rechten und Zugangskontrolle
Die letzte Strategie, die wir Ihnen vorstellen möchten, ist die eingeschränkte Zugriffskontrolle, die den exklusiven Zugriff für Mitglieder definierter Sicherheitsgruppen gewährleistet: Dieser Ansatz ist besonders nützlich, um eine übermässige Verbreitung der Inhalte von OneDrive zu verhindern.
Selbst wenn einige Benutzer eine OneDrive-Lizenz besitzen, aber nicht Teil dieser Gruppen sind, können sie weder auf ihre eigenen OneDrive-Inhalte noch auf die auf der Plattform freigegebenen Inhalte zugreifen. Sie können also den Zugriff auf OneDrive nur auf Ihre Mitglieder beschränken und verhindern, dass Gäste auf Inhalte zugreifen können.
3 häufige Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit und OneDrive-Lösungen
Wir haben das Thema Sicherheit noch nicht abgeschlossen! Hier sind die am weitesten verbreiteten Herausforderungen und was OneDrive zu ihrer Behebung vorschlägt.
Umgang mit den Risiken der gemeinsamen Nutzung von Daten
Wie wir gesehen haben, ist die Freigabe eine der wichtigsten Funktionen von OneDrive, insbesondere da diese Freigabe auch Personen ausserhalb des Unternehmens umfassen kann, z. B. Kunden oder Partner. Das Problem ist, dass freigegebene Links manchmal falsch konfiguriert sind und Personen, die nicht dazu berechtigt sind, darüber zu verfügen, zu weit reichende Rechte geben.
Um dies zu vermeiden, denken Sie daran, dass OneDrive Ihnen verschiedene Freigabeeinstellungen bietet, je nachdem, welchen Zugriff Sie Ihren Mitarbeitern oder Gästen gewähren möchten:
Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben, bietet Ihnen OneDrive die Möglichkeit, den Zugriff anzupassen, um die Daten Ihres Unternehmens bestmöglich zu schützen.
- Jeder: Jeder, der den Link zu der Datei hat, kann auf den gemeinsamen Inhalt zugreifen.
- Person in Ihrer Organisation: Jede Person in Ihrer Organisation, die den Link hat, kann auf den gemeinsamen Inhalt zugreifen.
- Personen, die bereits Zugang haben: Erneut mit Personen teilen, die bereits Zugang haben.
- Personen Ihrer Wahl: Gemeinsame Nutzung mit bestimmten Personen, intern oder extern.
Wie Sie auf dem Screenshot sehen können, werden diese Optionen, die auf OneDrive verfügbar sind, von anderen Einstellungen begleitet, wie:
- Die Genehmigung zur Änderung
- Downloads einschränken
- Eine Frist setzen
Nutzen Sie diese schnell und einfach zu beherrschenden Parameter, um die mit der gemeinsamen Nutzung von Daten verbundenen Risiken erheblich zu reduzieren.
Verhinderung von Datenverlust in der Cloud
Viele Cloud-Nutzer sind besorgt um ihre sensiblen Daten, was legitim ist. Der erste Schritt zur Gewährleistung der Datensicherheit besteht darin, die technischen Massnahmen zu verstehen, die OneDrive einsetzt:
- Datenkontrolle: Wenn Sie Ihre Daten dem Cloud-Speicher von OneDrive anvertrauen, bleiben Sie der Eigentümer dieser Daten.
- Verschlüsselung und Sicherheit der Datenübertragung: Ihre Daten werden durch TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) gesichert. OneDrive erlaubt nur sichere Zugriffe und leitet alle unsicheren Verbindungen zu HTTPS um.
Zweitens müssen wir menschliche Fehler erwähnen, die viele Vorfälle verursachen. Glücklicherweise bietet OneDrive spezielle Lösungen zur Behebung dieser Probleme:
- Versionsverlauf: Um unerwünschten Änderungen oder versehentlichem Löschen entgegenzuwirken, bietet OneDrive die Möglichkeit, Dateien aus dem Papierkorb wiederherzustellen oder zu einer früheren Version einer Datei zurückzukehren.
- Benachrichtigung bei Massenlöschung: Wenn eine grosse Menge an Dateien gelöscht wird, benachrichtigt Sie OneDrive und führt Sie durch die Schritte zur Wiederherstellung.
Reaktion auf externe Bedrohungen
Dies ist die dritthäufigste Herausforderung für die Datensicherheit. Um dieser Herausforderung zu begegnen, umfasst OneDrive eine Reihe von Sicherheitsmassnahmen, darunter:
- Echtzeit-Virenschutz mit Windows Defender, der jedes heruntergeladene Dokument überprüft.
- Wachsamkeit gegenüber ungewöhnlichem Verhalten, um fragwürdige Verbindungen zu erkennen und zu bekämpfen. Wenn ein ungewöhnliches Verhalten oder ein ungewöhnlicher Verbindungsversuch festgestellt wird, wie z. B. eine Verbindung von einem unbekannten Gerät oder Ort aus, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
- Ausfallsicherheit gegen Ransomware: Wenn ein potenzieller Angriff entdeckt wird, alarmiert Sie OneDrive. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre Dateien bis zu 30 Tage nach dem Angriff so wiederherzustellen, wie sie vor dem Vorfall waren. Ausserdem kann Ihr gesamtes OneDrive bei Bedarf auf einen früheren Zustand zurückgesetzt werden, sei es nach einem Angriff, einer Dateibeschädigung oder unbeabsichtigten Änderungen und Löschungen.
Was Sie bei OneDrive beachten sollten
Trotz aller Vorteile von OneDrive ist es wichtig, dass Sie einige Punkte beachten, um diese Anwendung optimal und sicher zu nutzen.
Die Synchronisation
Einer der Hauptvorteile von OneDrive ist die Möglichkeit, Ihre lokalen Dateien und Ordner mit der Cloud zu synchronisieren. Achten Sie jedoch darauf, den Status der Synchronisation sorgfältig zu überwachen. Fehler bei der Synchronisation können zu Problemen wie Datenverlust oder Dateikonflikten führen. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisation richtig konfiguriert ist und führen Sie regelmässige Überprüfungen durch, um mögliche Probleme zu vermeiden.
Versionsverwaltung
OneDrive speichert mehrere Versionen von Dateien, was nützlich sein kann, wenn Sie eine frühere Version wiederherstellen möchten. Achten Sie auf Änderungen an Ihren Dateien und auf die Versionsverwaltung, um den Verlust wichtiger Daten oder eine unnötige Belastung des Speicherplatzes zu vermeiden.
Vertraulichkeit und Sicherheit
Wie bei jeder Online-Speicheranwendung ist es wichtig, dass Sie die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien von OneDrive verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre sensiblen Dateien durch Funktionen wie Verschlüsselung, angemessene Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit Ihrer Daten erhöhen und das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren.
Gemeinsame Nutzung von Dateien
OneDrive macht es einfach, Dateien mit anderen Benutzern zu teilen, aber es bleibt entscheidend, die Freigabeberechtigungen angemessen festzulegen, um einen unberechtigten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern. Seien Sie beim Teilen von öffentlichen Links vorsichtig und nutzen Sie die Funktionen zur Zugriffskontrolle, um den Zugriff nur auf berechtigte Personen zu beschränken. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und verhindern den Verlust sensibler Informationen.
Zusätzliche Sicherung
Obwohl OneDrive eine Online-Sicherung Ihrer Dateien anbietet, ist es immer empfehlenswert, zusätzliche Sicherungen einzurichten, entweder an einem anderen Ort oder durch die Nutzung eines Drittanbieter-Sicherungsdienstes. Ein zusätzliches Backup zu haben, gewährleistet einen erhöhten Schutz Ihrer Daten, was besonders bei technischen Problemen oder versehentlichem Löschen hilfreich ist.
Nutzung von Speicherplatz
Überwachen Sie sorgfältig die Nutzung des Speicherplatzes in Ihrem OneDrive-Konto. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend freien Speicherplatz für Ihre Dateien haben und führen Sie regelmässig Bereinigungen durch, um unnötige oder veraltete Dateien zu löschen.
Schlussfolgerung
OneDrive ist eine praktische und sichere Cloud-Lösung für die Speicherung und den Austausch von Dateien. Sie ermöglicht das Speichern, Freigeben und die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit und bietet gleichzeitig eine Reihe von Sicherheitsfunktionen zum Schutz der Daten des Unternehmens. Mit erschwinglichen Abonnementplänen und Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, ist OneDrive die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Produktivität und Effizienz steigern wollen.
Unsere Abteilung Modern Workplace & Workstation unterstützt Sie bei der Einführung von OneDrive in Ihrer Organisation, insbesondere bei:
- Der Konfiguration von Microsoft 365 Tenant
- Der Konfiguration von OneDrive in Bezug auf die Probleme Ihrer Organisation
- Der Einrichtung einer Governance rund um Microsoft OneDrive
- Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich zu gestalten, beraten und begleiten Sie unsere Teams bei der Nutzung von Tools wie SharePoint und Teams! Wenn Sie übrigens umfassende und detaillierte Informationen über die Unterschiede zwischen OneDrive und SharePoint benötigen, laden wir Sie ein, unseren Artikel zu lesen.
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