Nous vous avons déjà parlé il y a quelques semaines de notre stagiaire, Lise, qui a intégré notre team administrative le temps d’un été. Lors de son stage, elle a pu travailler sur des projets concrets qui ont permis à l’équipe de gagner du temps sur des opérations spécifiques. Retour d’expériences croisé avec Lise et Sophia, responsable administrative et finances chez Qim info.
Lise, au cours de ton stage, tu as travaillé principalement sur 2 projets différents. Comment as-tu répondu aux demandes de la team admin ?
À mon arrivée, l’équipe m’a soumis une problématique concernant les entrées/sorties chez Qim info. Ces données, essentielles au suivi de l’activité globale, sont entrées dans plusieurs fichiers excel pour être ensuite traitées à différents niveaux en fonction des besoins de chacun.
La demande initiale de Sophia était de regrouper les infos sur un seul et même fichier, mais aussi de sécuriser l’accès à ces informations. J’ai donc créé une macro qui permet d’identifier rapidement les erreurs puis, j’ai proposé à l’équipe de développer un outil grâce à PowerBI pour en plus, faciliter la lecture des données. L’outil a été développé en partenariat avec les équipes en interne afin de garantir sa fiabilité.
Sophia, qu’est-ce que cette nouvelle vision t’a apporté de manière très concrète ?
Le travail de Lise nous a réellement simplifié la vie et fait gagner du temps. En ce qui me concerne, j’ai maintenant une garantie que les données que j’exploite sont sécurisées. J’y accède en quelques minutes et l’analyse des informations plus fine, nous permet de mieux anticiper nos décisions.
PowerBI toujours, pour simplifier le contrôle du suivi de facturation…
L : Oui, j’ai continué mon travail sur PowerBI avec les équipes en interne pour proposer à la team admin un outil simplifiant la lisibilité du suivi de facturation et le contrôle des données. Il s’agissait encore une fois du même principe à savoir : garantir la sécurité des données entrées (dans la mesure où de nombreuses personnes sont susceptibles d’y accéder), regrouper diverses sources d’informations et rendre l’accès et le suivi plus clair pour l’équipe dont le travail n’est pas d’être des spécialistes Excel.
S : Ces informations sont le nerf de la guerre pour toute équipe admin ! Au quotidien, nous utilisons ces données pour assurer le suivi de notre activité. Nous avions jusqu’ici plusieurs sources qui nous permettaient de retrouver d’éventuelles erreurs de saisie, mais pas de manière automatisée. Grâce au travail de Lise, nous avons maintenant accès facilement à tout cela ce qui nous fait réellement gagner du temps sur nos différentes phases de contrôle. Autant de temps dégagé donc pour travailler avec nos collaborateurs sur leurs projets et attentes.
L’intervention de Lise a rendu l’équipe admin encore plus efficace dans l’anticipation des besoins nos collaborateurs et de nos clients, valeur au cœur de notre projet chez Qim info. Nous sommes ravies d’avoir pu collaborer avec elle sur ces sujets et nous lui souhaitons une bonne continuation dans son parcours professionnel !
