Dans un contexte où la flexibilité et la collaboration à distance sont devenues des priorités, le modern workplace ou « environnement de travail moderne » se distingue comme une solution incontournable. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, la mise en place d’un modern workplace peut transformer la manière dont vos équipes travaillent. Mais qu’est-ce que le modern workplace, pourquoi Microsoft l’a-t-il conçu, et quels sont ses avantages ? Qim info fait le tour du sujet.
43% d’augmentation de productivité avec un environnement de travail à distance
Source Deloitte
Sommaire
Qu'est-ce que le Modern Workplace ?
Le modern workplace désigne un environnement de travail numérique, dans lequel les barrières géographiques ou organisationnelles s’effacent. Il permet ainsi aux collaborateurs de travailler ensemble de manière flexible, à tout moment et où qu’ils soient. L’objectif est de faciliter la collaboration, l’accès à l’information, et d’assurer la productivité de l’entreprise, même à distance. Il s’appuie sur des outils numériques de communication, de gestion de projets et de sécurité pour offrir une expérience de travail fluide.
Les équipes peuvent partager des documents en temps réel, organiser des réunions virtuelles et coopérer de manière agile. Les entreprises qui adoptent cette approche améliorent non seulement leur efficacité, mais aussi la satisfaction de leurs employés, en leur offrant davantage de flexibilité.
USD 11K d’économies par employé et par an grâce au télétravail. Source Global Workplace Analytics
Qu'est-ce que le Modern Workplace de Microsoft ?
25% d’augmentation de la productivité globale avec la digitalisation des processus
Source McKinsey
Le Microsoft modern workplace est une solution numérique complète, conçue pour créer un environnement de travail moderne et collaboratif. Il combine la flexibilité recherchée par les employés avec des solutions de sécurité renforcées, comblant les vulnérabilités souvent observées dans les configurations de travail à distance. Microsoft offre ainsi aux utilisateurs la possibilité de travailler à distance tout en garantissant la protection des données sensibles de l’entreprise.
S’appuyant sur la suite Microsoft 365, le Microsoft modern workplace inclut des outils phares tels que Teams, Outlook, OneDrive, et SharePoint, qui facilitent la communication, la collaboration et la gestion des fichiers, tout en assurant une synchronisation en temps réel.
Pourquoi Microsoft a créé un Modern Workplace ?
Microsoft a développé le modern workplace pour répondre aux nouvelles attentes du monde professionnel, marqué par la mobilité, le télétravail, et la sécurité des données. Face à l’essor des équipes dispersées géographiquement, il est crucial pour les entreprises d’adopter des technologies à la fois flexibles et sécurisées afin de maintenir leur productivité.
Cette solution combine des outils collaboratifs, comme Word, Excel, Outlook, OneDrive et Teams, permettant aux employés de travailler en temps réel et de collaborer sans entrave, indépendamment de leur emplacement géographique. Cela assure une continuité d’activité même dans des environnements de travail distribué.
En plus de la collaboration, Microsoft modern workplace se distingue par sa cybersécurité avancée. Des solutions comme Microsoft Entra ID et Microsoft Defender protègent les données sensibles, en assurant la gestion des identités et la conformité aux réglementations.
30% d’augmentation de la productivité avec des outils de collaboration
Source Microsoft
Que comprend le Microsoft modern workplace ?
Le Microsoft modern workplace regroupe un ensemble de solutions et d’outils intégrés qui répondent aux besoins des environnements de travail modernes, alliant flexibilité, collaboration et sécurité. Voici les principaux composants qui en font un écosystème complet :
- Microsoft 365 : une suite d’applications bureautiques incluant Word, Excel, PowerPoint, et Outlook, permettant de travailler, collaborer et accéder aux documents depuis n’importe quel appareil connecté.
- Microsoft Entra ID : une gestion centralisée des identités et des accès, offrant un contrôle précis et sécurisé des ressources informatiques et des utilisateurs.
- Microsoft Teams : une plateforme de communication et de collaboration, idéale pour organiser des réunions virtuelles, échanger des messages en temps réel et partager des fichiers en toute sécurité. Selon une étude menée par Forrester, l’utilisation de Microsoft Teams permet une réduction des coûts opérationnels de 17,6%.
- SharePoint : un outil centralisé pour organiser, stocker et partager les informations et ressources au sein de l’entreprise, facilitant la collaboration inter-équipes.
- OneDrive : un service de stockage en ligne sécurisé permettant de sauvegarder, partager et accéder aux fichiers à distance.
- Exchange : un service de messagerie professionnel pour la gestion des emails, calendriers, contacts et tâches, offrant une sécurité renforcée et une gestion centralisée.
- Microsoft Power Automate : une solution d’automatisation des flux de travail pour simplifier et gérer les tâches répétitives, augmentant l’efficacité opérationnelle.
- Power BI : un logiciel de Business Intelligence pour créer des visuels (tableaux de bords, graphiques, cartes) à partir de plusieurs sources de données, les intégrer dans des rapports dynamiques et les rendre accessibles à de nombreux utilisateurs.
- Bureau Virtuel Windows 10 : un environnement windows complet hébergé dans le cloud, accessible de manière sécurisée depuis n’importe quel appareil connecté, permettant de retrouver ses fichiers et applications.
- Microsoft Defender : une solution de sécurité pour protéger les appareils et les données contre les cybermenaces, assurant une protection renforcée des informations sensibles.
- Intune : un outil de gestion des appareils mobiles (MDM) et des applications mobiles (MAM), garantissant la sécurité et la conformité des appareils utilisés par les employés.
- Copilot : un assistant intelligent basé sur l’intelligence artificielle qui aide à automatiser les tâches, générer du contenu, analyser des données et simplifier les processus quotidiens. Pour en savoir plus, retrouvez notre article : « Microsoft Copilot : votre assistant intelligent pour une meilleure productivité ».
Quels avantages à utiliser le Microsoft modern workplace ?
Les solutions Microsoft modern workplace offrent une multitude d’avantages qui transforment la manière dont les entreprises collaborent, accèdent à leurs outils, et sécurisent leurs données. Voici les principaux atouts qui en font un choix stratégique pour les environnements de travail modernes.
Productivité
Les outils comme Teams et SharePoint simplifient la collaboration entre les équipes en permettant de co-créer des documents en temps réel, d’organiser des réunions virtuelles et de partager des fichiers de manière sécurisée. Cette meilleure communication interne renforce la coordination des projets, accélère la prise de décision et améliore l’efficacité globale.
Pour en savoir plus la solution d’amélioration de collaboration comme SharePoint, consultez notre article : « SharePoint ou OneDrive : comment choisir entre les 2 ? ».
Flexbilité
Le modern workplace permet des modèles de travail flexibles, offrant aux employés la possibilité de travailler à distance ou en déplacement, tout en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Satisfaction
Un environnement de travail flexible renforce l’engagement et le bien-être des collaborateurs, réduisant ainsi le taux de turnover et consolidant la culture d’entreprise. Selon une étude de Deloitte, 80% des entreprises constatent une hausse de l’engagement de leurs employés grâce à la mise en place d’un modern workplace.
Innovation
L’adoption de nouvelles technologies permet aux entreprises d’innover plus rapidement, de créer des produits et services novateurs, et de mieux répondre aux changements du marché.
Sécurité
Les outils modernes de cybersécurité intégrés dans le Microsoft modern workplace offrent une meilleure protection contre les menaces numériques, réduisant ainsi les risques de violations de données. Afin de garantir la sécurité et la disponibilité de vos données critiques, vous pouvez faire appel à nous. Découvrez comment « sécurisez vos données avec Qim info ».
Réduction des coûts
La transition vers des solutions basées sur le cloud et la diminution de la dépendance aux infrastructures physiques réduisent les coûts opérationnels de manière significative.
Conformité réglementaire
Les solutions du Microsoft modern workplace facilitent le respect des réglementations en matière de gestion et de protection des données, assurant ainsi une conformité accrue avec les lois en vigueur.
Microsoft modern workplace : quels dispositifs de sécurité ?
Le monde du travail change, les employés veulent pouvoir travailler de façon sécurisée, peu importe où ils se trouvent ou quel appareil ils utilisent. Ils recherchent des outils qui facilitent leur quotidien, augmentant leur productivité et engagement. Les entreprises doivent ainsi répondre à cette attente avec des solutions flexibles tout en protégeant leurs ressources informatiques.
Le Microsoft modern workplace répond à ces besoins grâce à ses outils de sécurité clés :
- Microsoft Entra ID : pour gérer les identités et les accès aux ressources de l’entreprise.
- Microsoft Defender : pour protéger contre les menaces et les cyberattaques.
- Intune : pour contrôler les appareils des employés, assurer leur conformité et garantir la sécurité des terminaux.
- Azure Information Protection : pour protéger les données sensibles et en réguler l’accès.
Comment le mettre en place dans votre entreprise ?
La mise en place du Microsoft modern workplace nécessite une approche stratégique. Voici les principales étapes à suivre pour une intégration réussie :
Evaluez vos besoins
Commencez par analyser vos processus métiers, votre infrastructure IT actuelle et vos objectifs de collaboration. Cela permet de mieux cerner les outils les plus adaptés à vos besoins spécifiques.
Sélectionnez les outils appropriés
Identifiez les composants du modern workplace les plus pertinents pour votre organisation, comme Microsoft Teams pour la collaboration, SharePoint pour la gestion des documents, ou encore Intune pour la gestion des appareils.
Collaborez avec un partenaire IT
Un expert IT peut vous accompagner dans l’implémentation des solutions. Il vous aidera à configurer, personnaliser et déployer les outils de manière optimale, en fonction de votre environnement professionnel.
Vous pouvez consulter notre article en lien avec le choix d’un prestataire en IT services.
Formez vos employés
La formation est essentielle pour assurer l’adoption des nouveaux outils. Assurez-vous que vos équipes sont bien formées pour utiliser les solutions du modern workplace de manière efficace.
Assurez le suivi et le support technique
Une fois les outils installés, mettez en place un suivi pour évaluer leur utilisation et apporter des ajustements si nécessaire. Il est aussi recommandé d’offrir un support technique continu aux employés.
En suivant ces étapes, votre entreprise pourra tirer le meilleur parti du Microsoft modern workplace, tout en garantissant une intégration harmonieuse dans votre environnement de travail.
Combien coûte la mise en œuvre du Microsoft modern workplace ?
Le coût de l’intégration du modern workplace de Microsoft varie en fonction de plusieurs critères :
- La taille de l’organisation : le nombre d’utilisateurs influe directement sur le choix du plan d’abonnement et des licences nécessaires.
- Les composants et outils sélectionnés : l’addition de fonctionnalités en fonction des besoins de votre entreprise impacte les coûts.
- Le niveau de personnalisation : si votre entreprise a besoin d’une personnalisation avancée, les coûts de configuration et d’adaptation peuvent augmenter.
- Les services additionnels : outre les licences Office 365, il est essentiel de tenir compte des frais associés à la mise en œuvre, à la formation des employés, et au support technique, souvent assurés par un partenaire IT.
Pour obtenir une estimation détaillée et adaptée à vos besoins, il est conseillé de contacter un expert Microsoft qui pourra évaluer vos exigences spécifiques et proposer la solution la plus appropriée à votre organisation. Nous vous invitons à consulter notre article : « Trouvez votre partenaire Microsoft ».
Qim info vous accompagne pour mettre en place le modern workplace de Microsoft dans votre entreprise
Faire appel à Qim info pour l’installation du modern workplace de Microsoft vous assure une transition fluide et réussie vers un environnement de travail numérique moderne. En tant que Solutions Partner Microsoft, nous mettons à votre disposition notre savoir-faire dans des domaines tels que le développement d’applications, la collaboration, la gestion de contenu, ainsi que l’administration des centres de données et des messageries.
Avec nos experts certifiés du département Modern Workplace & Workstation, nous vous accompagnons tout au long du processus d’intégration des outils collaboratifs Microsoft. Notre objectif est simple : maximiser votre productivité tout en assurant la sécurité de vos environnements de travail numérique.
