Administration publique

Wartung von Anwendungen durch Dritte: Mehr als 8000 HR-Anfragen ohne Unterbrechung des Dienstes.

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Projekttage

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Business-Analysten, Product Owners und Fullstack-Entwickler

Projet de Tierce Maintenance Applicative

Jeden Tag nutzen Tausende von Mitarbeitern eine HR-Anwendung, die für das tägliche Funktionieren einer öffentlichen Verwaltung in der Schweiz unerlässlich geworden ist. Um ihre Verfügbarkeit zu gewährleisten, ohne dauerhaft interne Ressourcen zu mobilisieren, hat die Personalabteilung die strategische Entscheidung getroffen, die Wartung ihrer Anwendung auszulagern. Qim info gewährleistet heute die Stabilität, Sicherheit und kontinuierliche Weiterentwicklung. Eine effiziente Zusammenarbeit mit klarer Ausrichtung auf die Zukunft. Ein konkretes Beispiel einer leistungsfähigen TMA, die technische Präzision und fachliche Betreuung miteinander verbindet.

Massgeschneidertes HR-Tool: Grundlage für den Verwaltungsbetrieb.

Die intern entwickelte Fachanwendung „HR-Anträge“ zentralisiert die Verwaltungsabläufe, automatisiert die Validierungskreisläufe und gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Interaktionen. Sie wurde konzipiert, um die Verwaltung der Humanressourcen flüssiger zu gestalten, und fügt sich auf transparente Weise in das Ökosystem des Informationssystems der Personalabteilung ein. Sie strukturiert die tägliche Organisation und spielt eine wesentliche Rolle bei der Koordination der Abteilungen.

Die Herausforderung ist also klar: eine lückenlose Kontinuität der Dienstleistungen muss gewährleistet sein. Jede Unterbrechung hätte direkte Auswirkungen auf die Effizienz der Personalabteilung. Daher ist eine proaktive und strukturierte Anwendungswartung erforderlich.

Strukturierte Anwendungswartung auf drei Achsen

Die Kontinuität einer kritischen Anwendung sicherzustellen, erfordert ein rigoroses und proaktives Management ihres Lebenszyklus. Genau das ist die Aufgabe des Third-Party Application Maintenance (TPAM), einer ausgelagerten Dienstleistung, die die Stabilisierung, Anpassung und Sicherung der Anwendungen in der Produktion umfasst. Damit wird ein hohes Serviceniveau gewährleistet, während die internen Teams sich anderen strategischen Prioritäten widmen können.

Im Rahmen dieses Projekts hat die Verwaltung eine dreigliedrige Wartung eingeführt, die sich in die folgenden drei Bereiche gliedert:

  • Korrektive Wartung, um bei Zwischenfällen schnell eingreifen zu können und die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten.
  • Evolutive Wartung, um neue Geschäftsanforderungen zu integrieren und die Anwendung je nach Bedarf weiterzuentwickeln.
  • Vorbeugende Wartung, um technische Risiken zu antizipieren, Komponenten auf dem neuesten Stand zu halten und Sicherheits-Patches einzuspielen.

Diese Organisation garantiert einen stabilen täglichen Betrieb und bereitet das Tool auf eine ruhige Entwicklung im Laufe der Zeit vor.

Technos

Qim info, TMA-Partner in der Schweiz: Expertise, Kontinuität, Agilität

Um diese anspruchsvolle Drittwartung von Anwendungen zu steuern, stützt sich die Verwaltung auf ein Qim info-Team, das aus fünf Experten besteht:

  • 1 Business Analyst / Product Owner, der direkt mit der Personalabteilung in Verbindung steht,
  • 4 Fullstack-Entwickler, die für die Wartung und Weiterentwicklung zuständig sind.

Der Auftrag erstreckt sich über 325 Einsatztage und ist in fünf Säulen gegliedert:

  1. Fachworkshops: Analyse und Priorisierung der Prozesse mit der Personalabteilung.
  2. Funktionale Spezifikationen: Verfassen der Anforderungen und Modellierung der Workflows.
  3. Gezielte Entwicklungen: Optimierung bestehender Prozesse, Automatisierung der Verarbeitung, Generierung dynamischer Dokumente.
  4. Kontinuierliche Wartung: Lösung von Vorfällen, Verwaltung kleinerer Entwicklungen.
  5. Erweiterung des Umfangs: schrittweise Öffnung für andere interne Anwendungen.

Das Projekt basiert auf einem bewährten Stack, der für komplexe geeignet ist:

  • Vue.js: Ein JavaScript-Framework zur Gestaltung von reaktionsschnellen Benutzeroberflächen, die den modernen Nutzungsgewohnheiten entsprechen und für Mobilgeräte und Desktops optimiert sind.
  • Java: Eine zuverlässige und in kritischen Systemen weit verbreitete Sprache, die Solidität, Leistung und plattformübergreifende Kompatibilität für die Geschäftslogik bietet.
  • Flowable: Eine Open-Source-Workflow-Engine, mit der HR-Prozesse flexibel und transparent modelliert, automatisiert und nachverfolgt werden können.
  • Spring Boot: Ein Java-Framework, das die Erstellung von robusten und sicheren Webanwendungen vereinfacht und deren langfristige Bereitstellung und Wartung erleichtert.

Diese Architektur garantiert eine zuverlässige technische Grundlage, welche die gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen der Personalabteilung unterstützen kann.

Messbare Ergebnisse: eine stabile, angenommene, leistungsfähige Anwendung

Der von Qim info verfolgte Ansatz trägt Früchte und festigt die zentrale Rolle der HR-Anwendung im täglichen Betrieb der Abteilungen:

  • Mehr als 8000 Personalanfragen werden jedes Jahr über die Anwendung bearbeitet.
  • 1500 verschiedene Nutzer greifen regelmässig darauf zu, was die allgemeine Akzeptanz der Anwendung belegt.
  • Allein eine bestimmte Abteilung der Verwaltung verzeichnet jährlich mehr als 600 Anfragen, die von mehr als 60 Nutzern gestellt werden.
  • Das Tool gewährleistet eine reibungslose, zuverlässige und nachvollziehbare Verwaltung der HR-Interaktionen in grossem Umfang.
  • Die Arbeitsbelastung ist unter Kontrolle, ohne dass es zu einer Verschlechterung der Servicequalität oder zu nennenswerten Unterbrechungen kommt.

Diese Indikatoren unterstreichen nicht nur die Robustheit der Anwendung, sondern auch die Wirksamkeit des eingeführten Modells zur Anwendungswartung, das im Dienste einer modernisierten und benutzerorientierten Verwaltung steht.

Warum sollte man die Wartung von Anwendungen auslagern?

Die Auslagerung von TMA ermöglicht es Organisationen, sich auf ihre internen Prioritäten zu konzentrieren und gleichzeitig von spezialisiertem Fachwissen zu profitieren. Dies hat viele Vorteile:

  • Zugang zu Fachkenntnissen: TMA-Anbieter verfügen über ein ausgeprägtes technisches Fachwissen und gewährleisten eine effiziente Wartung, die den Best Practices der Branche entspricht.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: TMA-Dienste lassen sich an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen und ermöglichen ein flexibles Lastmanagement, ohne die internen Teams zu überdimensionieren.
  • Kostenkontrolle: Durch die Auslagerung der Wartung können Unternehmen die Kosten für die Einstellung, Schulung und Verwaltung interner Ressourcen senken und gleichzeitig von flexiblen Preismodellen profitieren.
  • Verbesserte Servicequalität: TMA-Anbieter setzen modernste Lösungen ein, um die Leistung und Zuverlässigkeit der Anwendungen zu verbessern und so eine höhere Verfügbarkeit der Systeme zu gewährleisten.
  • Höhere Sicherheit: TMA sorgt für die Umsetzung strenger Sicherheitsmassnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Dieser Trend ist im öffentlichen Sektor besonders ausgeprägt, sowohl in der Schweiz als auch in Frankreich, wo TMA einen erheblichen Teil der IT-Ausgaben ausmacht. In Frankreich entfielen laut dem 2023 veröffentlichten Bericht „Les ressources humaines de l’État dans le numérique“ im Jahr 2021 etwa 21 % der IT-Ausgaben des Staates auf TMA, was 306 Millionen Euro entspricht.

In diesem Zusammenhang hat sich die Schweizerische Bundesverwaltung entschieden, ihre TMA an Qim info zu vergeben, und profitiert so von hochspezialisierten Fachkenntnissen und einem kooperativen Ansatz, um die Zuverlässigkeit und kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer HR-Anwendung sicherzustellen.

Qim info, Ihr Partner für Anwendungswartung

Qim info unterstützt Organisationen bei der massgeschneiderten Verwaltung ihrer Anwendungswartung und mobilisiert dabei die für jede Umgebung geeigneten Fachkenntnisse. Mit Niederlassungen in Genf, Lausanne, Zürich, Basel und Annecy ist Qim info nah an den lokalen Bedürfnissen und verfügt über fundierte Kenntnisse der Verhältnisse in der französisch- und deutschsprachigen Schweiz.

Qim info zeichnet sich durch die Kombination von technischer Präzision und Fachkompetenz aus, um einen optimalen Betrieb zu gewährleisten und zukünftige Entwicklungen vorzubereiten.

Als 100 % massgeschneiderter IT-Dienstleister bietet Qim info auf jeden Geschäftsbereich zugeschnittene Dienstleistungen, von TMA bis hin zu Projekten für den digitalen Wandel.

Sie möchten Ihre Tools zuverlässiger machen und Ihre internen Teams entlasten? Kontaktieren Sie uns, um ein TMA zu entwickeln, das auf Ihre Herausforderungen abgestimmt ist, und profitieren Sie von der Begleitung durch unser Team für IT Operations & Support Services, das sich der kontinuierlichen Leistung Ihrer Anwendungen widmet.