A la vue des nouvelles fonctionnalités innovantes que propose Copilot à ses utilisateurs, on s’est dit que l »intelligence artificielle tant attendue de Microsoft méritait son propre article !
Qu'est-ce que Microsoft Copilot ?
Microsoft Copilot est un assistant alimenté par l’IA intégré aux applications Microsoft 365 telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. Il exploite l’apprentissage automatique avancé et le traitement du langage naturel pour améliorer la productivité en automatisant les tâches, en proposant des suggestions intelligentes et en fournissant des informations en temps réel. Copilot aide à la rédaction et à l’édition de documents, à l’analyse de données, à la création de visualisations et à la gestion des communications et des plannings. Alimenté par la solide infrastructure cloud de Microsoft, il apprend en permanence et s’adapte aux interactions des utilisateurs, offrant une assistance personnalisée et efficace pour rationaliser les flux de travail et améliorer la collaboration dans l’ensemble de la suite Microsoft 365.
Pourquoi utiliser Copilot ?
Microsoft Copilot offre une multitude d’avantages qui améliorent considérablement la productivité, la précision et la collaboration sur le lieu de travail.
Productivité accrue
Microsoft Copilot automatise les tâches routinières, faisant gagner du temps aux utilisateurs. Dans Word, il rédige, formate et affine des documents, tandis que dans Excel, il analyse et suggère des visualisations des données, pouvant générer des graphiques instantanément.
Précision améliorée
Copilot utilise l’IA pour réduire les erreurs, offrant des suggestions et corrections en temps réel. Cela garantit des documents bien rédigés et des analyses de données précises, améliorant la qualité et réduisant le besoin de révisions approfondies.
Autonomisation des utilisateurs
Copilot renforce les capacités des utilisateurs avec des outils avancés et des recommandations basées sur les données, les aidant à travailler plus efficacement dans la suite 365, indépendamment de leur expertise technique.
Communication et collaboration améliorées
Microsoft Copilot améliore la collaboration en facilitant l’organisation des réunions, résumant les discussions et priorisant les mails dans Outlook. En automatisant ces processus, il libère du temps pour d’autres tâches, améliorant ainsi la productivité et la précision tout en renforçant la collaboration.
Comment utiliser Copilot dans Outlook ?
Dans Outlook, Copilot va jouer un véritable rôle d’assistant pour l’utilisateur en l’aidant dans la gestion de ses mails et de son agenda. Copilot propose par exemple une hiérarchisation intelligente des e-mails, afin que l’utilisateur qui rentre de congés puisse traiter en premier lieu les sujets les plus prioritaires. On peut aussi lui demander un résumé de tout ce qui s’est passé pendant une absence.
Copilot propose une aide à la rédaction d’e-mails en partant d’un simple prompt, et contrairement au style de rédaction de Chat GPT qui manque un peu de relief, et bientôt, Copilot pourra écrire en reprenant votre style personnel simplement grâce à l’option “Sound like me” ! Copilot est aussi à même de faire une proposition de réponse en prenant en compte l’ensemble de l’historique d’un échange de mails grâce à sa capacité avancée d’analyse des contenus.
Comment mettre Copilot sur Word ?
Là encore, Copilot va pouvoir faciliter la vie de l’utilisateur sur un grand nombre de tâches. Comme dans Outlook, Copilot peut facilement résumer un document, quelle que soit sa taille. Il peut générer du texte à partir de prompts (le microphone peut d’ailleurs être utilisé) afin d’élaborer rapidement une première version d’un document. Là aussi, on peut demander à Copilot de modifier la tonalité d’un texte d’un simple clic ou par prompt.
Au niveau de l’édition, Copilot rationalise le processus de formatage et d’organisation du contenu. Il peut appliquer automatiquement des styles, des titres et un formatage cohérent à l’ensemble d’un document, fonction qui s’avère particulièrement utile pour les documents longs où le maintien de la cohérence peut s’avérer difficile.
Faciliter le travail collaboratif sur un document est un autre domaine dans lequel Copilot excelle. Il peut résumer les commentaires et les modifications des différentes personnes impliquées sur un document et ainsi faciliter leur intégration réduisant le temps nécessaire à la finalisation des documents.
Comment utiliser Copilot dans Excel ?
Au niveau d’Excel, Copilot est une petite révolution. Il peut rapidement interpréter de grands ensembles de données, identifier des modèles et faire des suggestions à différents niveaux :
- Suggestions de formules : Copilot est capable de créer des formules en fonction des données présentes dans votre feuille de calcul. Par exemple, avec une colonne contenant des nombres, Copilot peut proposer des formules pour calculer la somme, la moyenne ou la variance de ces nombres.
- Suggestions de graphiques : Si vous avez plusieurs colonnes de données, Copilot peut recommander des graphiques pour vous aider à visualiser ces informations. Par exemple, pour des données de vente concernant différents produits, Copilot peut suggérer des graphiques à barres ou à secteurs pour illustrer la répartition des ventes par produit.
- Suggestions de mise en forme : Copilot peut proposer des options de mise en forme pour améliorer la lisibilité de votre feuille de calcul. Par exemple, s’il détecte des en-têtes de colonne en majuscules, il pourrait suggérer de les mettre en minuscules pour une meilleure lisibilité.
- Suggestions de résumés : Copilot peut générer des résumés de vos données pour faciliter leur compréhension. Par exemple, pour un grand volume de données de vente concernant divers produits, Copilot peut créer un résumé mettant en évidence les produits les plus populaires pour montrer la répartition des ventes entre les différents produits.
Copilot améliore également l’expérience de l’utilisateur en simplifiant la manipulation des données et l’application de formules. Les utilisateurs peuvent demander à Copilot d’exécuter des fonctions spécifiques, telles que le tri, le filtrage ou l’application de formules, par le biais de commandes en langage naturel. Les fonctionnalités avancées d’Excel sont ainsi plus accessibles aux utilisateurs peu aguerris. Sur Excel, Copilot est toujours en préversion. De nouvelles fonctionnalités sont à prévoir, ainsi qu’une amélioration de l’existant.
Comment utiliser Copilot pour PowerPoint ?
Dans PowerPoint, Copilot offre des avantages majeurs en matière de conception et de mise en forme des diapositives. Il propose des mises en page, des combinaisons de couleurs et des éléments de design pour des présentations visuellement attrayantes et professionnelles, même sans expertise en design.
En plus de la conception, Copilot génère le contenu des diapositives à partir des données fournies par l’utilisateur ou de documents existants. En partant de quelques points clés, Copilot peut développer des diapositives complètes avec puces, images et données pertinentes. Cette fonctionnalité est utile pour créer rapidement des présentations complètes en réutilisant au besoin des contenus issus d’autres documents.
Bien évidemment, comme pour le reste des solutions Office 365, Copilot automatise les tâches répétitives comme le formatage, l’alignement et les ajustements d’espacement. Comme pour Excel, il propose de convertir des données complexes via des suggestions de diagrammes et graphiques à partir de données en entrées.
Copilot n’est pas seulement disponible dans les outils de la suite Office, mais également au sein d’applications Microsoft comme Teams, OneNote, Planner, PowerBi … De nouveau développement sont en cours et nous devrions prochainement voir Copilot être intégré à l’intégralité des application M365.
Quelques exemples de requête sur Copilot Microsoft ?
En tant qu’IA générative Copilot peut adresser un très large spectre de demandes. En fait c’est simple, Copilot peut créer du code, du texte et des images.
On peut par exemple lui demander de l’aide dans le cadre d’un processus de recrutement :
“Crée une liste de questions pour l’entretien d’un candidat à un poste de direction qui évalue les qualité en gestion de programme et en gestion de crise.”
ou bien encore lui demander de développer un formulaire en ligne :
“Code un questionnaire en ligne pour recueillir les avis des clients sur la dernière version de notre application”
Ou plus simplement lors de la réalisation d’un tableau excel on peut lui demander l’exécution de calcul et l’ajout d’une colonne avec les résultats :
“Ajoute une colonne avec le bénéfice par produit”
Copilot est capable de comprendre et réaliser les opérations nécessaires au calcul du bénéfice par produit. Il vous donnera d’ailleurs la formule utilisée pour le calcul afin que vous puissiez en contrôler la pertinence.
Intégrez Microsoft Copilot dans votre entreprise avec Qim info
Chez Qim info, nos experts sont là pour vous aider à intégrer en douceur les applications Microsoft 365 au sein de votre organisation. L’objectif ? Que vos outils de travail deviennent des forces pour stimuler la productivité et le bien-être de vos collaborateurs, et non des contraintes ou des freins.
Au-delà de la technologie, l’adoption de Microsoft Copilot nécessite une évolution des pratiques : nous vous accompagnons dans cette voie pour adapter de nouvelles méthodes de travail au sein de votre organisation. Ainsi, Qim info est le partenaire idéal pour installer – avec vous ou en autonomie – Microsoft Copilot dans votre entreprise.
Microsoft Copilot est-il disponible sur Android ?
La réponse est oui, Microsoft Copilot est disponible sur Android ! L’application Copilot est téléchargeable directement depuis le Google Play Store et vous permet d’accéder aux mêmes fonctionnalités que sur le web. Copilot peut même être paramétré comme assistant numérique par défaut à la place de Google Assistant.
Est-ce que Microsoft Copilot est gratuit ?
Microsoft propose une offre Copilot gratuite, mais avec un panel de fonctionnalités et d’options assez réduit. Pour pouvoir profiter des services de l’IA, il vous faudra en plus des licences MS 365 débourser au minimum 26.90 CHF par mois et par utilisateur.
Comment activer Copilot pour Microsoft 365 ?
Pour mettre en œuvre Microsoft Copilot dans votre entreprise, vous devez d’abord vous assurer que vous disposez des abonnements Microsoft 365 nécessaires pour prendre en charge les fonctionnalités de Copilot. Tout d’abord, vérifiez que votre organisation utilise un plan Microsoft 365 compatible, tel que Microsoft 365 E3, E5, Business Standard ou Business Premium, qui permet l’accès aux fonctionnalités de Copilot. Ensuite il suffit de suivre les étapes suivantes pour activer et configurer Microsoft Copilot dans votre organisation :
- Accès au centre d’administration : Connectez-vous au centre d’administration Microsoft 365 à l’aide de vos identifiants d’administrateur.
- Activation de la fonctionnalité : Accédez au menu des paramètres et sélectionnez la section « Services et compléments ». Recherchez la fonctionnalité Copilot et activez-la. Cela activera Copilot pour votre organisation.
- Affectation des utilisateurs : Attribuez des licences Copilot aux utilisateurs. Allez dans la section « Utilisateurs », sélectionnez les utilisateurs qui utiliseront Copilot et attribuez-leur les licences appropriées.
- Configuration des autorisations : Configurez les autorisations nécessaires pour que Copilot puisse accéder aux données et aux applications. Assurez-vous que Copilot dispose des autorisations nécessaires pour intégrer les courriels, les calendriers, les documents et d’autres sources de données pertinentes.
- Personnalisation : Personnalisez les paramètres de Copilot en fonction des besoins de votre organisation. Il peut s’agir de définir des comportements par défaut, des niveaux d’accès aux données et des paramètres de réponse à l’intelligence artificielle.
N’oubliez pas bien sûr de former vos utilisateurs à l’utilisation de Copilot. Utilisez les ressources en ligne, les tutoriels et les webinaires de Microsoft pour aider les utilisateurs à se familiariser avec les fonctionnalités et les capacités de ce nouvel outil.
