Assistant(e) de Gestion H/F

📣 Qim info c’est quoi déjà ?

Société d’ingénierie informatique et de services du numérique créée en 2004 et implantée sur Genève, Lausanne, Annecy et Zurich, Qim info c’est surtout un ensemble de consultant.e.s capables d’intervenir à tous les niveaux d’un Système d’Information.

Avec 473 collaborateurs, nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents !

Fin 2021, Qim info obtient une note de 4.31/5 au label Happy at Work® qui permet de mesurer le bien-être et les facteurs de motivations des collaborateurs.

Et se place en 3ème position du classement ICTJournal en 2022.

📌 En quelques mots ?

Dans le cadre du développement de notre agence annécienne, nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) de Gestion H/F.

🎯 Vos missions ?

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Ressources Humaines, vous occuperez un poste très polyvalent, et serez en charge notamment de la gestion administrative, de la gestion des services généraux ainsi que de la gestion des évènements et des déplacementsde nos collaborateurs.

Votre fonction s’articulera autour de plusieurs axes métiers :

• Administratif (70%) :

Achats : Contrôler et enregistrer les factures fournisseurs, gérer le process achat, s’assurer du paiement des factures auprès du service comptabilité.

Administration du personnel : Etablir diverses procédures administratives RH (répondre aux demandes des salariés, rédaction d’attestations, d’ordres de mission, etc.), participer au process d’entrée & de sortie des salariés (gestion de la mutuelle, gestion des visites médicales, saisie dans les logiciels et reporting, procédures de signature, etc …), classer et archiver les données et documents administratifs des collaborateurs.

Administration des ventes : Participer au process de facturation et à l’envoi des factures aux clients, effectuer et suivre les relances de paiement auprès des clients.

Administration commerciale : Participer à l’organisation des entretiens annuels entre les managers et leurs consultants et effectuer le suivi dans les bases de données, participer à l’organisation des formations.

• Services Généraux (20%) :

Office : Gérer les services généraux et les relations avec les fournisseurs, s’assurer du bon fonctionnement de l’agence (propreté des locaux, coordination, communication auprès des équipes), gérer le matériel (informatique et fournitures) : gestion des stocks, commandes, attributions aux salariés, bons de prêts & suivi, gérer et suivre les commandes (réception, vérification, rangement), gérer les demandes d’intervention pour la maintenance (appareils, sécurité des locaux …).

Support Agence : Traiter le courrier entrant et sortant, les e-mails et transmettre les informations au service concerné, rédiger les comptes-rendus de réunion, gérer le standard téléphonique, accueillir les visiteurs.

• Evènements et déplacements (10%) :

Organiser les évènements : choix des prestataires, devis et veille au respect du budget alloué, commandes, gestion des invitations et relance des collaborateurs, mise en place de supports, commande et gestion des goodies, etc.

Gérer les déplacements des collaborateurs : réservation de train, hôtels, vols, etc. via notre plateforme de réservation interne.

D’autres missions pourront vous être confiées selon vos centres d’intérêts.

💼 Votre profil ?

• Vous êtes issu(e) d’une formation BAC à BAC+2 dans le domaine administratif et/ou gestion et/ou assistanat de direction
• Vous recherchez une première expérience dans l’administration / gestion
• Vous maîtrisez les outils informatiques classiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint…)
• Vous justifiez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles et faites preuve d’esprit d’équipe
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et précis(e) et avez le goût pour les chiffres
• Vous savez faire preuve de polyvalence et être force de proposition
• Vous êtes capable de planifier et organiser votre charge de travail et rendre compte de votre activité

🏆 Conditions du poste

• Annecy – Parc des Glaisins📍
• Poste en CDI 📄
• Horaires : 9h / 12h – 13h45 / 18h💻
• Démarrage Octobre 2023 📆
• Rémunération comprise entre 24K et 26K bruts annuels selon profil + avantages (Participation aux bénéfices, Prime Vacances, Tickets Restaurants, Mutuelle …)💰

💥Les étapes pour nous rencontrer

✔️ Premier échange téléphonique Nolwenne, Responsable Recrutement

✔️ Premier Entretien avec Charline, Responsable Administrative et Ressources Humaines

✔️ Second Entretien avec Karim, Directeur Opérationnel

🙌 Pourquoi choisir Qim info ?

• Une expertise reconnue dans le monde du conseil avec une activité tournée autour d’une dizaine de secteurs d’activités et une connaissance de l’ensemble des métiers de l’IT
• Une proximité et un suivi RH & managérial de qualité avec nos consultants et nos équipes internes pour les accompagner dans leur montée en compétences et dans leur mission au quotidien
• Nous rejoindre, c’est aussi partager plus qu’une pause-café ! Qim techs talks, soirées d’entreprises, Weekend Qim… de nombreux événements sont organisés chaque année, de quoi se créer de beaux souvenirs ensemble !

🔎 Vous souhaitez en savoir plus ?

Nous attendons avec impatience votre candidature 😊